کتاب برگزاری جلسات

کتاب برگزاری جلسات از انتشارات هاروارد با ترجمهٔ نرگس شفیعی و ویراستهٔ نوشا صفاهانی و مهرداد فروزنده است و انتشارات آموخته آن را منتشر کرده است. با خواندن این کتاب با اطمینان رهبری کنید، پروژهٔ خود را پیش ببرید و اختلافات را مدیریت کنید.

درباره کتاب برگزاری جلسات

هر مدیری برای موفقیت، به کسب و تقویت مهارت‌های مدیریتی خود نیاز دارد. به‌روز نگه‌داشتن و بهبود این مهارت‌ها چالشی است که همهٔ مدیران به نوعی با آن روبه‌رو هستند.

دستیابی به این مهم در کمترین زمان، خواستهٔ مدیران پرمشغلهٔ امروزی است. به عبارت دیگر کسب و بهبود مهارت‌های حیاتی مدیریت با صرف کمترین زمان همیشه برای مدیران آرزویی دور از دسترس بوده است. برگزاری جلسات یکی از این مهارت‌هاست.

برگزاری جلسات می‌تواند روشی عالی برای تصمیم‌گیری، جمع‌آوری ایده‌های مختلف و یا انگیزه‌بخشیدن به یک گروه باشد؛ همچنین فرصت خوبی است برای اینکه مهارت‌های سازمانی، انگیزشی، همکارانه و رهبری خود را به اثبات برسانید. اما ما جلسات را اغلب بدون نظم و توجهی که درخور آن‌هاست آغاز می‌کنیم و در نتیجه معمولاً مسائل به‌خوبی آنچه که امکان دارد، پیش نمی‌رود. این کتاب در زمینهٔ اصول پایهٔ برگزاری جلسات به شما کمک خواهد کرد هر جلسه را تا جایی که امکان دارد سودمند کنید:

- تهیهٔ دستور جلسهٔ مناسب

- انتخاب افراد مناسب برای جلسه و حصول اطمینان از اینکه در جلسه شرکت می‌کنند

- اجرای برنامه‌ای که در نظر دارید

- انرژی بخشیدن به گروه‌تان

- میزبانی موفق از شرکت‌کنندگان مجازی

- مدیریت اختلافات

- تصمیم‌گیری

- حصول اطمینان از پیگیری اثربخش کارها پس از جلسه

خواندن کتاب برگزاری جلسات را به چه کسانی پیشنهاد می‌کنیم

این کتاب را به همهٔ مدیران و مسئولان استارتاپ‌ها، شرکت‌ها و اداره‌ها پیش‌بینی می‌کنیم.

بخشی از کتاب برگزاری جلسات

«اکثر ما در جلسات متعددی شرکت کرده‌ایم که ترتیب‌دهندهٔ آن‌ها به هیچ عنوان مرتب نبوده است. شاید او جلسه‌ای برای انجام تصمیم‌گیری مهمی ترتیب داده، اما اطلاعات حیاتی لازم برای آمادگی پیش از جلسه را ارسال نکرده است؛ در نتیجه، در کل جلسه مشغول استخراج داده‌ها بوده‌ایم و تنها نیمی از آن را بر تصمیم مورد نظر متمرکز شده‌ایم. شاید او مجموعه اسلایدهای سخنرانی را قبلاً فرستاده بوده اما دعوت از رهبر گروه را فراموش کرده، با وجود اینکه حضور رهبر گروه برای تأیید تصمیم نهایی لازم بوده است. شاید او همه را تنها برای طوفان فکری دعوت کرده اما هیچ‌کس ایده‌ای نداشته و گفت‌وگو دچار افت شده، زیرا همه یواشکی شروع به پاسخ‌گویی به پیام‌های دریافت‌شده در گوشی‌های خود کرده‌اند. یا شاید همه، ایده‌هایی عالی در طول جلسه داشته‌اند، اما پس از جلسه فراموش کرده‌اند آن‌ها را پیگیری کنند.

جلساتِ فاقد بهره‌وری مانند مواردی که ذکر شد، برای همه دلسردکننده است، زیرا زمان افراد به هدر می‌رود. از سوی دیگر، جلساتی با بهره‌وری بالا می‌توانند روشی بسیار اثربخش برای انتقال اطلاعات، حل مسأله، تصمیم‌گیری، برنامه‌ریزی پروژه، و یا انگیزش گروه باشند. بسته به فرهنگ سازمان‌تان، جلسات می‌توانند محل اصلی انجام این فعالیت‌ها باشند.

همه می‌دانیم که برگزاری یک جلسهٔ موفق، مستلزم آن است که قبل و بعد از آنکه افراد در اتاق گرد هم آمدند، کار انجام شود، اما بسیاری از اوقات تصور می‌کنیم می‌توانیم با داشتن درکی کلی از آنچه که باید دربارهٔ آن صحبت شود، جلسه را فی‌البداهه برگزار کنیم. در چنین مواقعی می‌گوییم «باید همین الان یه جلسه تشکیل بدیم» یا «همه رو داخل اتاق جمع کنیم» و اغلب زمان کافی به بررسی اینکه برای اثربخش شدن گفت‌وگو به چه مواردی نیاز داریم اختصاص نمی‌دهیم.

آماده‌سازی متفکرانه، مهارت‌های مدیریت جلسات فعال، و پیگیری قوی می‌تواند تمایز اصلی بین یک جلسهٔ مفید، لذت‌بخش، و انرژی‌بخش و جلسه‌ای که در آن همه به خط‌خطی کردن کاغذ مشغولند و از تماس چشمی خودداری می‌کنند باشد. این مسأله، به خصوص وقتی صدق می‌کند که نیاز باشد افراد فوراً گرد هم آیند؛ و در چنین موقعیتی، این مسأله از اثربخش بودن خود جلسه نیز بسیار مهم‌تر است. نظم و زمانی که پیش از جلسه، در طول جلسه، و پس از آن سرمایه‌گذاری می‌کنید برای شما و گروه‌تان نتیجه‌بخش خواهد بود: شما در جلسه قادر خواهید بود اطلاعات را منتقل کنید، توافقاتی ایجاد کنید، و کارها را به انجام برسانید؛ و شما در سازمان خود به رهبری مفید فایده در جلسات مشهور خواهید شد.

اگرچه این کتاب می‌تواند برای افرادی که سطوح مختلفی از مسئولیت‌های رهبری را بر عهده دارند بسیار مفید باشد، اما برگزاری جلسات اثربخش مهارتی است که در کل مسیر تا سطح مدیریت ارشد حیاتی است. «به اتلاف زمان ارزشمند خود پایان دهید»، مقاله‌ای چاپ سال ۲۰۰۴ توسط انتشارات هاروارد بیزینس ریویو نشان داده است که حتی گروه‌های مدیریت ارشدِ شرکت‌ها معمولاً از زمان جلسات خود به شیوهٔ نادرستی استفاده می‌کنند، و در مجموع کمتر از %۱۵ از کل زمان‌شان را صرف تمرکز بر مسائل حیاتی مانند برنامه‌ریزی راهبردی می‌کنند. چه مدیری هستید که می‌خواهید همکاری کارآمدتری با گروه‌تان داشته باشید، و چه مدیر تازه‌کاری هستید که برخی مسائل را برای اولین بار می‌آموزید، این کتاب به شما کمک می‌کند مراحل لازم را برای حصول اطمینان از موفقیت جلسات‌تان به سرعت فراگیرید.»