کتاب مدیریت اسناد و گزارش نویسی مالی

کتاب مدیریت اسناد و گزارش نویسی مالی نوشتهٔ اکرم وحدانی فر است و انتشارات آها آن را منتشر کرده است.

درباره کتاب مدیریت اسناد و گزارش نویسی مالی

یکی از مهم‌ترین ابزارهای رسیدن به هدف‌های سازمان، ایجاد ارتباطات رسمی از طریق نوشته‌های اداری است. مکاتبات اداری زبان رسمی یک سازمان به شمار می‌آید و موجب موفقیت و پیشبرد آن خواهد شد. لذا یکی از ارکان ساختار ادارات نوشتار اداری است که از سویی دیگر، بیانگر میزان دانش، تخصص و کاردانی کارکنان و مدیران سازمان است.

کتاب مدیریت اسناد و گزارش‌نویس مالی به منظور ارتقای سطح مکاتبات اداری و شیوه‌نامهٔ استاندارد تنظیم مکاتبات اداری تدوین شده و به‌کارگیری این شیوه‌نامه می‌تواند در راستای نیل به استانداردسازی مکاتبات اداری و نوشتار رسمی سازمان‌های دولتی گام بردارد.

این کتاب در پنج فصل تنظیم شده است که شامل مهارت‌های ارتباطی، نامه‌های اداری، بایگانی، گزارش‌نویسی برای صورت‌های مالی از منظر حرفه‌ای و مدیریت اسناد است.

از ضروریات مذاکرهٔ موفق، برقراری ارتباط شفاف و سازنده بین طرفین است. مذاکره را نمی‌توان بدون درنظرگرفتن ارتباط متقابل بین انسان‌ها تصور کرد.

هدف از مبادلهٔ اطلاعات ایجاد اعتماد میان خواننده و نویسنده یا گوینده و شنونده است و گزارش‌نویسی از دشوارترین و مهم‌ترین وسایل مبادلهٔ اطلاعات است؛ زیرا همگان بدون آشنایی با این فن نخواهند توانست پیام خود را بی‌کم و کاست به خواننده برسانند. درواقع گزارش‌نویسی نکات، ضوابط و موازینی دارد که رعایت آنها به ساده‌نویسی و سالم‌نویسی می‌انجامد.

فن گزارش‌نویسی عبارت است از نگارش اطلاعات، حقایق، علل، مسائل، رویدادها، استنتاج و ارائهٔ راه‌حلی که به ترتیب و توالی منطقی با روشنی و اختصار یا رسایی به خواننده منتقل می‌شود.

از آنجا که گزارش‌ها همیشه از مسئولان مراتب پایین‌تر به مسئولان مراتب بالاتر داده می‌شود، باید به صورتی فراهم آید که خواننده به سرعت، درستی و روشنی بتواند پیام را بگیرد یا اقدامی بکند. پس گزارش‌ها پایه و منشأ تصمیم‌گیری‌ها و آگاهی‌هاست و هر گاه گزارش درست نباشد، یا مبهم و نارسا باشد و خواننده را گرفتار تأمل و تردید کند، چه‌بسا زیان‌هایی روانی، اقتصادی و اجتماعی به بار آورد.

نامه‌های اداری، بایگانی‌کردن و گزارش‌نویسی برای صورت‌های مالی موضوعات اصلی کتاب مدیریت اسناد و گزارش نویسی مالی هستند.

خواندن کتاب مدیریت اسناد و گزارش نویسی مالی را به چه کسانی پیشنهاد می‌کنیم

این کتاب را به همهٔ کسانی که نوشتن نامه‌های اداری دغدغهٔ هرروزه‌شان هست پیشنهاد می‌کنیم.

بخشی از کتاب مدیریت اسناد و گزارش نویسی مالی

«هر نوشته‌ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری باشد و به عنوان وسیلهٔ ارتباط در داخل و خارج وزارتخانه، سازمان یا مؤسسه مورد استفاده قرار گیرد، در اصطلاح نامهٔ اداری نامیده می‌شود.

نوشتار اداری بیش از هر چیز وسیله‌ای ارتباطی در ارتباطات انسانی و ابزار انتقال مفاهیم است. لذا نوشتن نامه نیز همانند ابزارهای زبانی دیگر وسیله‌ای است برای بیان منظور و مقصود هر فرد و ارتباط با سایر افراد. برای برقراری هر نوع ارتباطی پنج عنصر الزامی و ضروری است:

- پیام‌دهنده (منبع): برقرارکنندهٔ ارتباط که به منظوری خاص مانند درخواست، دستور، گزارش و بیان خبری به نگارش نامه و ایجاد ارتباط اقدام می‌کند.

- گیرندهٔ پیام (مخاطب): شخصیت حقیقی یا حقوقی که دریافت‌کنندهٔ پیام و مرجع ارتباط است.

- اصل پیام (محتوای پیام): منظور و مقصودی که هدف برقراری ارتباط است و می‌تواند انتقال اطلاعات، درخواست یا ارائهٔ گزارش و خبری باشد که منبع ارتباط از انتقال این پیام در نظر دارد.

- وسیلهٔ ارتباط: شکل بیان و وسیلهٔ انتقال پیام است که ممکن است شفاهی، مکتوب یا ترکیبی باشد.

- اثر پیام (بازخورد): در بسیاری از ارتباطات سازمانی و شخصی، پیام‌دهنده منتظر نتیجه و بازخوردی از نوشتن نامه و ارائهٔ پیام خویش است که نتیجهٔ این ارتباط برای منبع ارتباط است و گاهی برای منبع پیام قابل پیش‌بینی است.

نقش نامه‌های اداری در جریان امور به سرنوشت سازمان از نظر موفقیت یا شکست آن بستگی دارد. بدین معنا که با کوچک‌ترین اشتباهی در نگارش یک نامه امکان از دست رفتن فرصت و منافع سازمان یا به بیان بهتر یک مطلب و زیبایی نوشتار یا رعایت نکاتی در نوشتار اداری، به ارتقای مالی، اداری و معنوی سازمان و کارمند می‌انجامد.»