کتاب مستند سازی

کتاب مستند سازی نوشتهٔ مریم رحمانی و بیتا ملکی شریف و ویراستهٔ اکرم وحدانی فر است و انتشارات آها آن را منتشر کرده است.

درباره کتاب مستند سازی

نتیجهٔ اندیشه‌ها، فعالیت‌ها و اقدامات انجام‌شده در هر سازمان، به صورت اسناد و مدارک نگهداری می‌شود. این سوابق که با صرف وقت و هزینهٔ فراوان فراهم می‌آیند، دربردارندهٔ اطلاعات و تجربیات گرانبهایی است که در تعالی و پیشرفت اهداف سازمان نقش مهمی دارند و یکی از ابزارهای مهم مدیریتی در تهیهٔ برنامه‌ها و تصمیم‌گیری‌های اداری محسوب می‌شوند.

بدون تردید، نگهداری و بهره‌برداری از اسناد و مدارک در هر سازمان، بستگی به استقرار نظام صحیح تنظیم اسناد، به‌ویژه اجرای دقیق آن، دارد. نبودن یک برنامهٔ منظم و نوین برای طبقه‌بندی، تنظیم، نگهداری و در نهایت استفاده از اسناد و مدارک، موجب تراکم پرونده‌ها، کندی مراحل تحقق کار و در نهایت اختلال در گردش مکاتبات و اجرای وظایف مربوط به آن سازمان می‌شود.

از سوی دیگر، افزایش مداوم حجم اسناد و مدارک در سازمان‌ها که بستگی تمام و رابطهٔ مستقیم با رشد جمعیت، توسعهٔ فعالیت‌های اقتصادی، اجتماعی، سیاسی و فرهنگی دارد، به تهیهٔ سوابق اداری می‌انجامد و استفاده از تجربیات و روش‌هایی که با موازین علمی منطبق باشند، امری ضروری به نظر می‌رسد.

با توجه به نقش مهمی که اسناد و مدارک برای حفظ حیات فرهنگی، علمی و تاریخی جامعه دارند، اهمیت مدیریت اسناد و بایگانی تا حدود زیادی مشخص می‌شود. به همین منظور، برای حفظ این مواریث، در بیشتر کشورها مراکزی به نام «آرشیو ملی» تأسیس کرده‌اند که قدمت بعضی از آنها به چندین قرن می‌رسد. برای نمونه، کشور دانمارک از سال ۱۵۸۲ میلادی آرشیو ملی داشته است.

یکی از وسایل انتقال اطلاعات در هر سازمانی، مکاتبات اداری است که قسمت عمدهٔ آن به اسناد و مدارک باارزش تبدیل می‌شود و با توجه به اهمیت مکاتبات اداری و سهم بزرگ آن در پیشبرد اهداف موردنظر در هر سازمانی، واحدی به نام دبیرخانه و بایگانی وجود دارد که هر کدام نقش و وظیفهٔ خاصی بر عهده دارند.

با توجه به مطالب یادشده، در تنظیم اسناد باید به این نکات توجه داشت: اولاً در وضعی قرار بگیرند که امکان دسترسی به آنها وجود داشته باشد؛ ثانیاً نهایت کوشش در حفظ و نگهداری آنها به عمل آید و لازمهٔ دستیابی به این اهداف، اطلاعات و تجربیات کافی در زمینهٔ تهیه و تنظیم و نگهداری اسناد است.

در کتاب مستند سازی، تعاریف و کلیات مربوط در حوزهٔ مستندسازی، مزایا و اهداف آن، شیوه‌های گوناگون ارائه، راهکارهای مهم و مرجع در تحقیق و اصول نظام نگارشی، نکات مهم در مکاتبات اداری و گردش اسناد، مدیریت ارسال و مراسلات، مدیریت بایگانی فنی و غیره بیان شده است.

خواندن کتاب مستند سازی را به چه کسانی پیشنهاد می‌کنیم

این کتاب را به مسئولان و متخصصان امور بایگانی پیشنهاد می‌کنیم.

بخشی از کتاب مستند سازی

«قبل از ورود به بحث گزارش‌نویسی و تحقیق، شناخت مراجع و منابع تحقیق لازم و ضروری به نظر می‌رسد.

مرجع‌شناسی در حقیقت شناخت ابزار است؛ یعنی شناخت منابع تحقیق و روش تحقیق، چگونگی کاربرد آن ابزار و استفاده از منابع و مآخذ.

در اهمیت مرجع‌شناسی باید گفت که برخی اصولاً دانش را «علم به مراجع» دانسته‌اند. از این رو، مرجع‌شناسی دامنه‌ای گسترده دارد، به نحوی که بنیان هر علمی بر آن استوار است و پژوهندگان هر دانشی باید براساس آن دانش، با منابع و مراجع مربوط به تحقیق خویش آشنا شوند.

برای نمونه در کتاب کتاب‌شناسی روش تحقیق، از محمد علی رونق، ۷۶ کتاب و مقاله به عنوان منابعی برای شناخت شیوه‌های تحقیق در زمینه‌های ادبی، علوم اجتماعی، مأخذشناسی، آشنایی با کتابخانه و غیره معرفی شده است.

بدیهی است که هر علمی منابع تحقیقی ویژهٔ خود را داراست. مثلاً لازمهٔ تحقیق در زمینهٔ ادبیات، مراجعه به کتاب‌های ادبی، فرهنگی، تذکره‌ها و کتاب‌های ترجمه‌ای در این زمینه است. فرهنگ‌ها مانند لغت‌نامهٔ دهخدا، فرهنگ معین یا فرهنگ‌های دوزبانی، مانند منتهی‌الارب (عربی به فارسی) تألیف ناظم‌الاطبا، فرهنگ استینگاس (فارسی به انگلیسی)، فرهنگ واژه‌های نظامی از محمد کاظمی، فرهنگ سینمایی از داود لویان و غیره.

دربارهٔ خیام نیز می‌توان به این آثار مراجعه کرد:

- خیام‌پنداری، صدیقی نخجوانی، چاپ دوم، تبریز، ۱۳۲۰.

- ترانه‌های خیام، صادق هدایت، امیرکبیر، تهران، ۱۳۴۲.

- دمی با خیام، دشتی، چاپ اول، امیرکبیر، تهران، ۱۳۴۵.

- نادرهٔ ایام حکیم عمر خیام و رباعیات او، یکانی، انجمن آثار ملی، تهران، ۱۳۴۲.

بر اساس آنچه گفته شد، کتاب‌شناسی در دنیای امروز یکی از اقدامات اساسی و لازم در حوزهٔ علمی به شمار می‌رود، زیرا پژوهندگان می‌توانند با مراجعه به این کتاب‌نامه‌ها از تألیفات دیگران در حوزهٔ علمی دلخواه خود آگاه شوند.

یکی از منابع مهم در هر زمینه‌ای «کتابخانهٔ ملی ایران» است که از میان انواع کتاب‌شناسی از اهمیت بیشتری برخوردار است. غالب کشورهای مهم جهان نیز به این کار پرداخته‌اند و در بعضی از کشورهای بزرگ از این نوع کتاب‌شناسی به صورت‌های مختلف انتشار می‌یابد، اما نسخهٔ اصلی و رسمی را کتابخانهٔ ملی تدوین می‌کند.

این وظیفه عبارت از این است که فهرست کلیهٔ کتاب‌هایی که در کشور به هر زبانی چاپ می‌شود، با یک نظم منطقی، ماه به ماه یا دست‌کم فصل به فصل تهیه و تدوین و به موقع و فراوانی در سراسر کشور منتشر شود و در اختیار پژوهشگران قرار گیرد. زیرا پژوهشگر امروزی در شیوهٔ پژوهش به روش علمی، ناچار از آن است که همهٔ مدارک و مآخذ موجود در موضوع تحقیق خود را بشناسد تا بتواند اهمیت و اعتبار هر یک را درست بسنجد و آنها را که معتبر و اساسی است، به کار گیرد. لازمهٔ این کار مراجعه به مآخذی است که حاوی نام و نشان همهٔ کتاب‌ها و مقالات مربوط به تحقیق او باشد.

ایرج افشار در فهرست‌نامهٔ کتاب‌شناسی‌های ایران این‌گونه بیان می‌کند که: «امروزه تحقیق و تمتع، در حدی که وقوف کامل بر موضوع حاصل شود، بدون مراجعه به کتاب‌شناسی میسر نیست. فن کتاب‌شناسی چندان اهمیت یافته است که بسیاری از مؤسسات جهانی، مانند سازمان ملل متحد و یونسکو و بیشتر مجامع علمی و دانشگاهی، در این باب کوشش‌های مداوم و مؤثر می‌کنند و انتشارات مخصوص و مفیدی دارند. در کتاب‌شناسی مربوط به ایران، مخصوصاً سه نوع کتاب و نوشته مورد توجه است:

۱- کتاب‌ها و مقالاتی که به زبان‌های خارجی و در ممالک مختلف جهان دربارهٔ ایران نوشته شده است.

۲- کتاب‌ها و مقالاتی که به زبان فارسی در ایران یا کشورهای دیگر انتشار یافته است و می‌یابد.

۳- کتاب‌های فارسی و عربی قدیم از آثار ایرانیان و به طور کلی تمدن اسلامی که در ایران یا در ممالک دیگر چاپ می‌شود».»