کتاب مدیریت دفتر

کتاب مدیریت دفتر نوشتۀ عباس آزادی و سلیمان اسکندری در انتشارات مهراب به چاپ رسیده است.

درباره کتاب مدیریت دفتر

کتاب مدیریت دفتر را می‌توان یکی از منابع جامع و کامل دربارۀ این شغل به شمار آورد. این کتاب با هدف شناساندن شغل مسئول دفتری نوشته شده است. مدیریت دفتر شغلی است که بر بهبود بهره‌وری، کارایی و شرایط کاری در یک دفتر تمرکز دارد. کتاب ضمن برشمردن ویژگی‌ها و مسئولیت‌های این شغل، تفاوت‌ها و شباهت‌های آن با منشی‌گری را توضیح داده است.

کتاب مدیریت دفتر، ضمن تبیین جایگاه مدیران دفتر، جزءبه‌جزء ویژگی‌های شغلی، مسئولیت‌های فردی و اخلاقی مدیر دفتر و راه‌حل‌ها در مواجهه با بحران‌ها را توضیح داده است. بخشی از موضوعاتی که در این کتاب به آن‌ها پرداخته شده است عبارت‌اند از: شرایط و وظایف کلی مدیر دفتر؛ ویژگی های لازم برای پست رئیس دفتر؛ شرح وظایف رئیس دفتر حرفه‌ای؛ مدیریت زمان توسط مسئول دفتر، وظایف مدیر دفتر در جریان ملاقات؛ نکات مهم در برنامه‌ریزی سفر مدیران؛ صورت جلسه و اجزای آن؛ آداب و نحوۀ استقبال از مهمانان و مدیران در محل کار؛ ارتباط با ارباب رجوع؛ راه‌های مقابله با فشارهای عصبی حین کار؛ رفتار اخلاقی در محیط کار؛ اهمیت پذیرایی و تشریفات مناسب اداری؛ نحوۀ استقبال و بدرقۀ مهمانان؛ ارتباط مؤثر و شیوه‌های افزایش ارتباط با دیگران و... .

خواندن کتاب مدیریت دفتر را به چه کسانی پیشنهاد می‌کنیم

به دوستداران کتاب‌های مدیریت و کسب‌وکار به‌ویژه کسانی که شغل مدیر دفتری دارند پیشنهاد می‌کنیم.

بخشی از کتاب مدیریت دفتر

«طبق تعریفی که از مدیر دفتر داشتیم، وظایف مشخصی را می‌توان برای آن برشمرد. البته تعریف مسئولیت‌ها برای شغل‌های این چنینی معمولاً تحت تأثیر عوامل مختلفی بوده است. از نوع شرکت و سازمان و کسب و کار گرفته تا شرایط قرارداد استخدام مدیر می‌تواند در این امر تأثیرگذار باشد. از این گذشته مدیران نیز بسته به نیاز خود اقدام به استخدام این دست از کارکنان نموده و از این رو خیلی نمی‌توان یک چارچوب مشخص برای مسئولیت‌های این نوع شغل‌ها برشمرد. اما با این‌حال یک سری مسئولیت‌ها به‌صورت عمومی برای این افراد تعریف می‌شود که با عنوان مسئولیت‌ها و وظایف مدیر دفتر می‌توان آنها را برشمرد. برخی از این مسئولیت‌ها مدیر دفتر به شرح زیر هستند: مهارت‌های سازمانی و مهارت‌های مدیریت زمان، مهارت‌های بین فردی و رهبری، مهارت‌های ارتباطی، مهارت‌های مذاکره، مهارت تعیین زمان بازدیدها و حضور در گردهمایی‌ها یا سفرهای کاری، تهیه مدارک مورد نیاز برای سفرهای کاری، مهارت مکاتبات و بایگانی و انجام کارهای مربوط به پیام‌ها و نامه‌های محرمانه و خصوصی سازمان، برنامه‌ریزی جلساتی که مدیریت سازمان نیز در آنها شرکت دارد، پاسخگویی به تلفن‌های خصوصی به دفتر مدیران، دریافت و ارسال فکس‌های خصوصی و محرمانه مدیران، پاسخگویی به ارباب رجوع، کنترل ورود و خروج‌ها به داخل دفتر مدیریت... .»