کتاب چه کنیم تا تیم های مجازی خوب کار کنند؟

کتاب چه کنیم تا تیم های مجازی خوب کار کنند؟ نوشتهٔ رابرت گلیزر و ترجمهٔ سوسن کی احمدی و کینوش عمادی است و انتشارات کتاب معنا آن را منتشر کرده است.

درباره کتاب چه کنیم تا تیم های مجازی خوب کار کنند؟

دورکاری موثر شاید دغدغهٔ امروز بسیاری از شرکت‌ها باشد که بعد از تجربهٔ کرونا با آن موجه شده‌اند. رابرت گلیزر در کتاب چه کنیم تا تیم های مجازی خوب کار کنند؟ که به ظاهر در باب دورکاری است، شیوه‌هایی برای موثر کارکردن در عصر جدید ارائه می‌کند. شیوه‌هایی که بیش از آنکه به ابزار دیجیتال متکی باشد به اهمیت اهداف و ارزش‌های سازمانی مشترک متکی است. گرچه به خوبی نشان می‌دهد چگونه ابزار به شفاف شدن این اهداف و ارزش‌ها کمک خواهد کرد؛ اما خوانندهٔ کتاب خیلی زود متوجه می‌شود شیوه‌های گلیزر برای موثر کارکردن، در همه شرایط ازجمله شرایط دورکار، مفید است. نثر روان و بی تکلف کتاب به همراه مثال‌های مختلفی از تجربه واقعی نویسنده در مدیریت یک کسب‌وکار کاملا دورکار، ارزش کتاب را دوچندان می‌کند.

این کتاب دربارهٔ دورکاری سخن می‌گوید؛ چون در بیشتر سازمان‌ها کاربرد دارد و می‌تواند به مزیت رقابتی کلیدی شما تبدیل شود. از سطح بالا شروع می‌کند، اینکه فرهنگ چیست و چرا ایجاد مبنایی برای امکان‌پذیر کردن دورکاری ضروری است؛ و سپس جزئیات مربوط به چگونگی ایجاد فرهنگ و استراتژی‌های خاصِ مورد استفاده برای توسعه فرهنگ دورکاری را بررسی می‌کند.

خواندن کتاب چه کنیم تا تیم های مجازی خوب کار کنند؟ را به چه کسانی پیشنهاد می‌کنیم

این کتاب را به همهٔ مدیران و برنامه‌ریزان شرکت‌ها و استارتاپ‌ها پیشنهاد می‌کنیم.

بخشی از کتاب چه کنیم تا تیم های مجازی خوب کار کنند؟

«خط‌مشی تثبیت‌شده‌ای داریم که براساس آن برای تماس‌های خود، چه داخلی و چه خارجی، با مراجعان، در صورت امکان از ویدئو استفاده می‌کنیم. اعضای تیممان، چه برای تماسی پنج دقیقه‌ای و چه برای جلسه‌ای دوساعته، از ویدیو استفاده می‌کنند. به نظر ما، این کار در اعتمادسازی و داشتن ارتباطات شفاف به مراتب از صحبت کردن با تلفن تأثیرگذاری بیشتری دارد. می‌خواهم بگویم اگر امتیاز ملاقات حضوری ده از ده باشد، امتیاز حرف زدنِ تلفنی، چهار و امتیاز تماس تصویری هفت یا هشت است.

ترجیح مراجعانمان برای تماس، همیشه ویدئو نیست. حتی یک بار با مراجعی تماس ویدئویی برقرار کردم و وقتی متوجه شد تصویرش در نرم‌افزار زوم نشان داده می‌شود، خود را زیر میز پنهان کرد. شوخی نمی‌کنم، از میدان دید خارج شد. این انتخاب آن‌ها است؛ اما حتی اگر مراجعان نخواهند تصویرشان نشان داده شود، اعضای تیم ما در هر حال دوربین خود را روشن نگه می‌دارند. به اعتقاد ما این کار باعث ایجاد رابطه دوستانه و تعهد بیشتر می‌شود.

اگر دیگران توجه کنند، با ویدئو بهتر می‌توانید حرف بزنید و حالت چهره‌شان اغلب همه چیز را آشکار می‌کند. یک بار، خودم هم در تماسی برای فروش بودم و یکی از اعضای تیم که داخل ماشین بود، ویدئو را روشن نکرده بود و مدت زیادی برای مشتری وراجی کرد. من از چهره مشتری احتمالی در ویدئو می‌توانستم ببینم که حوصله‌اش از ارائه فروشنده سر رفته است، اما فروشنده که از تماس ویدئویی استفاده نکرده بود، چیزی نمی‌دانست، در نتیجه نتوانست تبلیغاتش را با علاقه‌مندی مشتری احتمالی سازگار کند.

در ارتباطات یک‌طرفه هم، از روشی که محبوبیت بیشتری یافته است و به آن ویدئوی یک‌طرفه یا غیرتعاملی گفته می‌شود، استفاده می‌کنیم.

در حال حاضر، ای پی در آمریکای شمالی، اروپا و آسیا کارکنانی دارد و جمع کردن این همه منطقه زمانی در یک تماس کار سختی است. اگر مجبور شویم پیامی ارسال کنیم، درخواست از بیش از ۱۷۰ نفر برای پیوستن به تماس ویدئویی به مراتب کارآمدی کمتری دارد، نسبت به اینکه برای همه پیام ویدئویی بفرستیم و از آن‌ها بخواهیم درصورت امکان آن را تماشا کنند. پیام ویدئویی هم از ایمیل طولانی شخصی‌تر است، هم سریع‌تر تولید می‌شود و هم احساسات متناسب را بهتر می‌رساند. پلتفرم‌هایی مثل زوم، لوم، بمب‌بمب و ویدیارد برای ضبط این ویدئوها عالی هستند.

ویدئوی غیرتعاملی نه‌تنها برای پیام‌های تیم یا کل شرکت خوب کار می‌کند؛ بلکه برای ارتباطات فردی هم مفید است. مثلاً اگر ایمیلی از کارمندی دریافت کنم که بخواهد توجه مرا به موضوع پیچیده‌ای جلب کند، ضبط یک ویدئوی سریع به جای نوشتن پاسخ کتبی پر جزئیات، خیلی در وقتم صرفه‌جویی می‌کند. به جای صرف یک ساعت وقت برای نوشتن و ویرایش ایمیلی پیچیده، می‌توانم ظرف کمتر از پنج دقیقه با ضبط ویدئو به آن فرد پاسخ دهم.

ارتباطات نوشتاری برای خیلی‌ها کار ساده‌ای نیست. در محیط دورکار، فرد، پاسخ نامشخصی درباره موضوعی مهم می‌نویسد و بعد باعث می‌شود اعضای تیم معنی یا اقدامی را به اشتباه از آن برداشت کنند. ویدئوی یک‌طرفه به فرستنده امکان می‌دهد هر آنچه را لازم است، به دقت بیان کرده، نشانه‌های مهمی مثل لحن صدا و حالت چهره را لحاظ کند.

همچنین ویدئوی یک طرفه باعث می‌شود برنامه زمانی کارکنان آزادتر شود. اگر کارمندی از طریق ایمیل سؤالی از من بپرسد که پاسخ دادن به آن مشکل باشد، مجبور نیستم جلسه‌ای برنامه‌ریزی کنم و جوابم را توضیح بدهم؛ فقط کافی است ویدئویی ضبط و ارسال کنم و مطمئن شوم پیامم را دریافت کرده و برداشت درستی از آن داشته است.»