کتاب تفویض اختیار

کتاب تفویض اختیار نوشتهٔ جان وارنر با ترجمهٔ محمدسعید قوت‌دین در انتشارات نظری چاپ شده است. این کتاب به تعریف تفویض اختیار و دیدگاه افراد درباره آن، موانع برای واگذاری اختیار به‌صورت مؤثر، فواید تفویض اختیار، الاکلنگ واگذاری اختیار می‌پردازد. واگذاری اختیار را می‌توان به این صورت تعریف کرد :

اعتماد کردن به فرد یا افرادی برای انجام کاری یا تصمیم‌گیری‌های خاص

ما در قسمت‌های مختلف این کتاب سعی می‌کنیم مفید بودن این تعریف را بررسی کنیم. برای شروع اجازه بدهید که با دو روشی که این فرایند اعتماد کردن در آنها اتفاق می‌افتد یعنی روش رسمی و روش غیررسمی شروع کنیم .

رسمی یا غیررسمی؟

در ساختار رسمی، واگذاری اختیار به‌صورت رابطه مدیر با زیردست اتفاق می‌افتد که در آن مدیر به‌صورت مستقیم برای نحوه انجام و تقسیم‌بندی کار و اینکه هر قسمت را چه کسی باید انجام دهد دستوراتی را می‌دهد .

در ساختار رسمی، واگذاری بر اساس سیستم ارشدیت است و کار بر اساس درجه و موقعیت هرکدام از کارمندان به آنها محول می‌گردد بدین صورت که افرادی که درجه آنها پایین‌تر است به کارهای عملی و آنهایی که درجه آنها بالاتر است به برنامه‌ریزی و کارهای فکری گمارده می‌شوند. 

درباره کتاب تفویض اختیار

۵ مرحله متوالی واگذاری اختیار (تعیین کار مناسب برای واگذاری، تعیین شخص مناسب، خلاصه کردن و تنظیم اهداف، حمایت از افرادی که کار را به آنها واگذار می‌کنیم، قدردانی از تلاش‌ها) ، مطالعه موردی (چالش‌های جنیفر)

- مهارت‌های مکالمه و خلاصه کردن :

مهارت‌های عملی واگذاری، برنامه قدم‌به‌قدم، شیوه‌های خلاصه کردن، مکالمه روشن، شیوه‌های واگذاری، پرسش‌نامه، درک از شیوه خودتان

- اهداف، پیامدها و شیوه‌های کنترل :

سنجش پیشرفت کار، اهداف متناسب با مقاصد، اهداف هوشمند و هوشمندانه‌تر، کاهش ریسک، واکنش به مشکلات، سیستم‌های کنترل، دردست‌داشتن مسئولیت

- حمایت و مربی‌گری

مربی گری از طریق واگذاری، استراتژی‌های مستقیم و غیرمستقیم، قدردانی از کمک دیگران

- درس گرفتن از تجربیات

جستجو برای پتانسیل‌های موجود، روش‌های انگیزه دادن، یک روش ایجاد پیشرفت، فرصتی برای یادگیری، حوزه‌های نامناسب برای واگذاری، درخواست برای بازخورد گرفتن از دیگران، پیشروی و پیشرفت، تمرین معجزه می‌کند، بایدها و نبایدها در واگذاری، منشور واگذاری

یک وسیله ضروری

اگر افراد زمان کافی، انرژی و توانایی کافی داشتند احتمالاً می‌توانستند کارهای خود را خودشان انجام دهند. در این‌چنین شرایطی نیازی به کار تیمی و تقسیم بار کاری نبود و مسلماً ضرورتی هم برای واگذاری کار به دیگری وجود نداشت .

باوجوداینکه مدیران غالباً دچار کمبود وقت هستند و بار کاری فراوانی بر دوش آنها است و عموماً دانش و تجربه کافی برای انجام درست وظایف خود ندارند پس واگذاری کار به دیگران یک وسیله ضروری در جعبه ابزار مدیران است و اگر درست انجام شود یکی از بهترین ابزار خواهد بود.

بنابراین هدف این کتابچه راهنمایی کردن و همین‌طور دادن ترکیبی از ایده‌ها، ابزار و متدها به شماست تا در آینده این عمل را بهتر انجام دهید .

واگذاری بد یا خوب یک کار

حداقل در ظاهر به نظر می‌رسد که واگذاری کار یا یک پروژه به دیگران ساده است. شما به‌راحتی یک وظیفه‌ای را به یک شخص یا تیم مشخصی محول می‌نمایید، بر روی بعضی از سیستم‌های سنجش و نقاط عطف برای کنترل توافق می‌کنید، بر روی پیشرفت کار نظارت دارید و سرانجام اینکه بعد از پایان کار بازخوردهایی را به افراد نشان می‌دهید. هرچند روشی که شما با افراد در هرکدام از این چهار مرحله دست‌وپنجه نرم می‌کنید تقریباً متفاوت است. همچنین تفاوت زیادی بین واگذاری اختیار خوب و بد وجود دارد .

واگذاری اختیار خوب باعث صرفه‌جویی در وقت واگذارکننده می‌شود، پیشرفت افرادی که کار به آنها واگذار شده است را به همراه دارد، کمک به ایجاد مهارت‌ها (حتی آماده‌کردن یک جانشین) می‌کند و انگیزه به وجود می‌آورد .

واگذاری اختیار بد باعث سرگشتگی واگذارکننده می‌شود و به‌نوعی انگیزه افراد دیگر را از بین می‌برد و مانع رسیدن به اهداف و انجام کار می‌گردد.

کتاب تفویض اختیار را به چه کسانی پیشنهاد می‌کنیم

این کتاب به همهٔ مدیران پیشنهاد می‌شود.

بخشی از کتاب تفویض اختیار

واگذاری اختیار یک مهارت مدیریتی است که جا برای استفاده بیشتر از آن وجود دارد. اگر برای بالابردن این توانایی در خود وقت بگذارید بعد نتیجه آن را خواهید دید .

آیا شما احتیاج دارید که تفویض اختیار کنید؟

شما چقدر آمادگی به واگذاری اختیار دارید؟ تعیین کنید که چند مورد از موارد زیر درباره شما صحت دارد .

- آیا شما ساعت‌های بیشتر از آن چیزی که برای یک کار لازم است صرف آن می‌کنید؟

- آیا شما احساس می‌کنید که با حجم کاری که دارید خسته و بی‌رمق می‌شوید؟

- آیا شما تلی از کارهای تمام نشده‌ای که روی‌هم انبار شده‌اند و قادر به انجام آن نیستید دارید؟

- آیا شما عموماً برای انجام کارهایی برای دیگران که خود قادر به انجام آنها هستند وقت می‌گذارید؟

- آیا شما کشمکش می‌کنید که کارها را در موعد مقرر انجام دهید؟

- آیا شما خود را به یک پروژه می‌بندید و به‌سختی کار می‌کنید تا آن را به اتمام برسانید؟

- آیا احساس می‌کنید که به‌جای پرداختن به قسمت‌های مهم کار خود را درگیر جزئیات می‌کنید؟

- آیا کاری را برای اینکه از آن لذت می‌برید انجام می‌دهید یا اینکه به آن احتیاج دارید؟

- آیا دقت زیادی روی کاری می‌گذارید چون می‌خواهید که بر آن کنترل داشته باشید؟

- آیا به دیگران برای انجام درست کار اطمینان ندارید؟

اگر شما به سه یا تعداد بیشتری از سؤالات بالا جواب مثبت داده‌اید، این آمادگی را دارید که کار بیشتری را به دیگران محول کنید. اگر به هفت یا تعداد بیشتری از سؤالات جواب مثبت داده‌اید این کتاب ایده‌های خوبی برای شما دارد.