کتاب ارزیابی و ارزشیابی منابع آرشیوی

کتاب ارزیابی و ارزشیابی منابع آرشیوی (ویژه مقطع کارشناسی - رشته مدیریت اسناد و مدارک) نوشته سعید غفاری و سیدابوالفضل هاشمی، موضوع نگهداری اسناد و سنجش کارآمدی منابع حفظ‌شده را بررسی می‌کند. مسئله‌ی اصلی، تفاوت میان دو تصمیم است: کدام سند باید باقی بماند و منابع باقی‌مانده چقدر پاسخگوی نیاز کاربران هستند؟ انتشارات دبیزش این کتاب را منتشر کرده است. مباحث از ارزش‌های اداری، حقوقی و تاریخی اسناد آغاز می‌شوند و به منابع غیرمتنی، امحای اسناد و چالش‌های نگهداری دیجیتال می‌رسند. نسخه‌ی الکترونیکی این اثر را می‌توانید از طاقچه خرید و دانلود کنید.

درباره کتاب ارزیابی و ارزشیابی منابع آرشیوی

کتاب ارزیابی و ارزشیابی منابع آرشیوی نوشته سعید غفاری و سیدابوالفضل هاشمی، مدیریت اسناد را از نقطه‌ی انتخاب منابع تا بررسی کیفیت استفاده از مجموعه‌ها دنبال کرده است. نویسندگان میان ارزیابی به‌معنای تصمیم‌گیری درباره‌ی نگهداری یا امحای سند و ارزشیابی به‌معنای سنجش کیفیت، اثربخشی و میزان بهره‌برداری تفاوت می‌گذارند. این تفکیک، مبنای توضیح سیاست‌های سازمانی و مسئولیت‌های آرشیویست است. ارزش یک مدرک فقط به کاربرد روزمره‌ی آن محدود نیست؛ سندی که کارکرد اداری خود را از دست داده است، ممکن است همچنان برای اثبات حقوق یا پژوهش تاریخی اهمیت داشته باشد. متن، ارزش‌های اداری، حقوقی، مالی و تاریخی را توضیح می‌دهد و امکان هم‌زمانی چند ارزش در یک سند را بررسی می‌کند. مباحث اخلاقی نیز جای مشخصی دارند: حریم خصوصی، محرمانگی، فشارهای سازمانی و خطر نابودی شواهد تاریخی، انتخاب اسناد را از یک کار صرفاً اجرایی فراتر می‌برند. مقایسه‌ی دیدگاه سنتی، تحلیل کارکردی و دیدگاه کل‌نگر نیز نشان می‌دهد که معیار انتخاب منابع چگونه بر تصویر به‌جای‌مانده از سازمان و جامعه اثر می‌گذارد.
کتاب ارزیابی و ارزشیابی منابع آرشیوی در مقدمه، طرحی ۱۲‌فصلی را معرفی کرده است. فصل‌هایی مانند مفاهیم پایه و اهمیت ارزشیابی منابع آرشیوی، انواع منابع آرشیوی و معیارهای ارزشیابی آن‌ها، اسناد دارای ارزش دائمی و امحاء اسناد آرشیوی، مسیر مباحث را مشخص می‌کنند. موضوعات به مدارک مکتوب محدود نمی‌شوند؛ عکس، فیلم، صوت و اسناد الکترونیکی نیز معیارهای خاص خود را دارند. برای نمونه، اصالت گوینده و کیفیت ضبط در بررسی مصاحبه‌ی صوتی اهمیت پیدا می‌کند، درحالی‌که پایداری قالب و قابلیت بازیابی برای فایل دیجیتال مطرح است. جدول‌های مقایسه‌ای، نمونه‌های سازمانی، مطالعات موردی فرضی و تمرین‌های تحلیلی، مفاهیم را به موقعیت‌های تصمیم‌گیری پیوند می‌دهند. بحث تعارض معیارها نیز نشان داده است که ارزش تاریخی، هزینه‌ی حفاظت، اصالت و میزان مراجعه همیشه به یک نتیجه منتهی نمی‌شوند. خواننده با مجموعه‌ای از پرسش‌ها روبه‌رو می‌شود که پاسخ‌دادن به آن‌ها به شناخت محتوا، زمینه‌ی تولید و وضعیت نگهداری هر سند نیاز دارد.

خلاصه کتاب ارزیابی و ارزشیابی منابع آرشیوی

کتاب ارزیابی و ارزشیابی منابع آرشیوی، مسئله‌ی انتخاب و استفاده از اسناد را در دو سطح توضیح می‌دهد. ارزیابی مشخص می‌کند چه مدارکی ارزش نگهداری دارند؛ ارزشیابی کیفیت منابع، دسترسی‌پذیری و پاسخگویی آن‌ها به نیاز کاربران را می‌سنجد. آرشیویست برای تصمیم‌گیری باید منشأ تولید، محتوای سند، اصالت، قالب، هزینه‌ی حفاظت و الزام‌های قانونی را کنار هم بگذارد. نویسندگان میان ارزش جاری اسناد و ارزش ثانویه‌ی تاریخی، پژوهشی یا فرهنگی تفاوت قائل شده‌اند. پیام محوری این کتاب، ضرورت تصمیم‌های مستدل و قابل‌پیگیری است؛ حذف نسنجیده می‌تواند شواهد مهم را نابود کند و نگهداری بی‌هدف نیز منابع سازمان را مصرف می‌کند. متن همچنین پیوند سیاست‌های انتخاب اسناد با بازخورد کاربران و بازنگری خدمات را مطرح کرده است تا حفاظت از مدارک ارزشمند از مسئله‌ی استفاده‌ی مؤثر از آن‌ها جدا نماند.

چرا باید کتاب ارزیابی و ارزشیابی منابع آرشیوی را بخوانیم؟

دلایل خواندن کتاب ارزیابی و ارزشیابی منابع آرشیوی را می‌توان این‌طور خلاصه کرد:

• تمایز تصمیم نگهداری یا امحای سند از سنجش کیفیت خدمات آرشیوی را روشن می‌کند.
• معیارهای بررسی اسناد مکتوب، تصویری، صوتی و دیجیتال را کنار هم قرار می‌دهد.
• تعارض میان حفاظت، هزینه، دسترسی و حقوق اشخاص را توضیح می‌دهد.
• تمرین‌ها و مثال‌ها، زمینه‌ی تحلیل تصمیم‌های آرشیوی را فراهم می‌کنند.

خواندن این کتاب را به چه کسانی پیشنهاد می‌کنیم؟

کتاب ارزیابی و ارزشیابی منابع آرشیوی به این گروه‌ها پیشنهاد می‌شود:

• دانشجویان کارشناسی مدیریت اسناد و مدارک که مبانی انتخاب منابع را می‌آموزند.
• کارشناسان بایگانی که درباره‌ی نگهداری و امحای اسناد تصمیم می‌گیرند.
• آرشیویست‌هایی که دغدغه‌ی دسترسی کاربران و رعایت حقوق صاحبان اسناد را دارند.