کتاب اداره موثر جلسات

کتاب اداره موثر جلسات گردآوری عیسی کاکویی دینکی، موضوع جلسه‌های کاری را از تعیین هدف تا ارزیابی نتیجه دنبال می‌کند. مسئله‌ی اصلی این کتاب، فاصله‌ی میان دورهم‌نشستن افراد و رسیدن به تصمیمی است که به کار جمعی کمک کند. انتشارات آفاق پویا این کتاب را منتشر کرده است. یکی از نکته‌های محوری متن، جداکردن نقش اداره‌کننده‌ی جلسه از رئیس است؛ تفکیکی که فرصتی برای مشارکت اعضا فراهم می‌کند و مانع تسلط یک نفر بر بحث می‌شود. نسخه‌ی الکترونیکی این اثر را می‌توانید از طاقچه خرید و دانلود کنید.

درباره کتاب اداره موثر جلسات

کتاب اداره موثر جلسات حاصل گردآوری عیسی کاکویی دینکی است و جلسه را فعالیتی نیازمند هدف، آمادگی و مدیریت می‌داند. متن، صرف حضور چند نفر در یک مکان را برای رسیدن به نتیجه کافی نمی‌شمارد. اعضا باید بدانند چرا دعوت شده‌اند، چه اطلاعاتی لازم دارند و قرار است چگونه در بحث شرکت کنند. مطالب، علاوه‌بر مقدمه، در ۱۳ محور فهرست شده‌اند. «ضرورت تشکیل جلسات»، «ارکان جلسه و وظایف هر یک»، «انواع جلسات»، «برنامه‌ریزی جلسات» و «ابزارهای کیفیت‌بخشی به جلسات» از عنوان‌های این محورها هستند. متن میان نشست‌های حل مسئله، تصمیم‌گیری، گزارش‌دهی و ارزیابی تفاوت می‌گذارد. این تفاوت فقط در نام‌گذاری نیست؛ نوع نشست بر انتخاب افراد، شیوه‌ی تبادل اطلاعات و میزان مشارکت موردنیاز اثر دارد. بحث درباره‌ی نقش‌ها نیز جای مشخصی در مطالب دارد. مجری باید بی‌طرف بماند، دبیر نکته‌های اساسی را ثبت کند و اعضا مسئولانه در پیشبرد بحث سهیم شوند.
کتاب اداره موثر جلسات کیفیت نشست را حاصل ارتباط سه جزء می‌داند: محتوایی که افراد به جلسه می‌آورند، تعاملی که میان آن‌ها شکل می‌گیرد و ترتیبی که به کار جمعی داده می‌شود. بنابراین، اطلاعات تخصصی به‌تنهایی کافی نیست؛ گوش‌دادن، اعتماد و نحوه‌ی سازمان‌دهی بحث نیز اهمیت دارند. متن در بررسی تصمیم‌گیری، از تعریف مسئله و تعیین هدف آغاز می‌کند و به مقایسه‌ی گزینه‌ها براساس معیارهای روشن می‌رسد. تبادل افکار و فن گروه اسمی دو شیوه‌ی مطرح‌شده برای شکل‌گیری پیشنهادها هستند. اختلاف‌نظر نیز لزوماً نشانه‌ی شکست معرفی نمی‌شود؛ تعارض می‌تواند دلایل پنهان را آشکار کند و دامنه‌ی گزینه‌ها را گسترش دهد. بخش‌های مربوط به ارزیابی، توجه را از صرفاً برگزارشدن جلسه به کیفیت عملکرد جمع منتقل می‌کنند. خودارزیابی رئیس، مشاهده‌ی ناظر آموزش‌دیده و نظر اعضا سه منبع دریافت بازخورد هستند. این نگاه، اصلاح جلسه را به مشاهده‌ی مشکل، آزمودن تغییر و بررسی نتیجه پیوند می‌دهد، نه صرفاً افزودن چند مقررات به دستور کار.

خلاصه کتاب اداره موثر جلسات

کتاب اداره موثر جلسات یک سؤال مقدماتی را مبنا قرار می‌دهد: آیا تشکیل جلسه واقعاً ضروری است؟ پاسخ به این سؤال، مسیر تعیین هدف، تنظیم دستور کار و انتخاب شرکت‌کنندگان را مشخص می‌کند. پس از شروع نشست، مسئولیت اداره‌کننده حفظ تمرکز بحث و فراهم‌کردن امکان اظهارنظر است. متن برای رسیدن به تصمیم، بررسی موقعیت، تعریف مشکل، تعیین معیار و سنجیدن گزینه‌ها را پیشنهاد کرده است. پیام اصلی این کتاب، پیوند میان آمادگی پیش از جلسه، همکاری هنگام بحث و ارزیابی پس از پایان نشست است. تصمیمی که ثبت شود اما اجرا نشود، یا بحثی که از هدف فاصله بگیرد، نشانه‌ی نیاز به بازبینی شیوه‌ی کار جمع است.

چرا باید کتاب اداره موثر جلسات را بخوانیم؟

دلایل خواندن کتاب اداره موثر جلسات را می‌توان این‌طور خلاصه کرد:

• تفکیک وظایف رئیس، مجری، دبیر و اعضا، مسئولیت‌های هر نقش را روشن می‌کند.
• مقایسه‌ی انواع نشست، مبنایی برای انتخاب افراد و تنظیم دستور کار فراهم می‌کند.
• بررسی تعارض، امکان استفاده از اختلاف‌نظر در تصمیم‌گیری را توضیح می‌دهد.
• معرفی منابع بازخورد، به شناسایی ضعف‌های برگزاری جلسه کمک می‌کند.

خواندن این کتاب را به چه کسانی پیشنهاد می‌کنیم؟

کتاب اداره موثر جلسات به این گروه‌ها پیشنهاد می‌شود:

• مدیران و سرپرستانی که مسئول هدایت نشست‌های کاری هستند.
• دبیران جلسات که می‌خواهند نقش خود را دقیق‌تر بشناسند.
• اعضای گروه‌های کاری که با بحث‌های طولانی، مشارکت نامتوازن یا تصمیم‌های اجرا‌نشده روبه‌رو هستند.