کتاب فرمول برنامه‌ریزی؛ راهنمایی برای ایجاد فهرست‌های کاری

زمانی که یک روز از انجام برنامهٔ خود چشم‌پوشی می‌کنید، چشم‌پوشی کردن در روزهای آتی هم راحت‌تر می‌شود.

در سال ۱۹۷۹، از فارغ‌التحصیلان دورهٔ MBA دانشگاه هاروارد این سوال پرسیده شد که آیا اهدافشان را می‌نویسند یا نه؛ هشتاد و چهار درصد اعتراف کردند که اهداف مشخصی ندارند؛ سیزده درصد ادعا کردند که هدف‌هایی دارند، اما آنها را ننوشته‌اند؛ سه درصد اهداف خود همراه با برنامه‌هایشان جهت رسیدن به آنها را می‌نوشتند. در سال ۱۹۸۹، مصاحبه کنندگان نتایج فارغ‌التحصیلان را دنبال کردند. آنها متوجه دو یافته جالب شدند. اولا، ۱۳ درصدی که هدف داشتند بیش از هشتاد و چهار درصدی که هدفی نداشتند، موفقیت کسب کردند. ثانیا، سه درصدی که اهداف خود را نوشته بودند، ۱۰ برابر بیشتر از نود و هفت درصدی که آنها را ننوشته بودند، موفقیت کسب کردند. می‌توانید قدرتی که در نوشتن اهدافتان روی کاغذ وجود دارد را مشاهده کنید.

دلیل ۱: هدف برنامه‌ها را اشتباه متوجه شدید چرا برنامه‌ریزی می‌کنید؟ امیدوارید چه چیزی را با آن بدست آورید؟ بیشتر افراد پاسخ می‌دهند: تا کارها را به انجام برسانیم. ولی این مقصود یک برنامهٔ درست طراحی شده نیست.

سوم: به خود کمتر از زمانی که فکر می‌کنید نیاز دارید زمان بدهید.

قانون پارکینسون را بخاطر بیاورید: «کار به اندازهٔ زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد.» اگر برای کارهای برنامه‌ریزی شدهٔ خود سررسید در نظر نگرفتید، از باقی ماندن آنها در فهرستتان تعجب نکنید.

فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده بدون موعد مقررشده یک فهرست آرزوهاست. نه چیزی بیشتر. بدون موعدهای مقررشده به تنبلی روی می‌آوریم.

احتمالاً این لطیفه را شنیده باشید: چگونه یک فیل را می‌خورید؟ لقمه به لقمه.

پارادوکس بازدهی: چگونه برنامه‌هایتان مانع موفقیت شما می‌شوند

قانون پارکینسون را بخاطر بیاورید: «کار به اندازهٔ زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد.» اگر برای کارهای برنامه‌ریزی شدهٔ خود سررسید در نظر نگرفتید، از باقی ماندن آنها در فهرستتان تعجب نکنید.

هرکسی این سوال را از خود می‌پرسد. همهٔ افراد هر از چند گاهی این احساس را تجربه می‌کنند. خیلی‌ها هم مرتبا آن را تجربه می‌کنند. نتایج قابل پیش‌بینی است: ناامیدی، استرس و احساس گناه برای شکست در انجام کارهای باارزش و مهم.

ساده‌ترین راه برای به انجام رساندن فهرست کارهای روزانه اختصاص دادن یک «چرا» به هر مورد موجود در آن می‌باشد. مشخص کنید که چرا باید آن را به انجام برسانید. دلیل هر کدام را کنارشان بنویسید.

پربازده بودن به معنی مشغول نگه داشتن خود نیست. بلکه به معنی به انجام رساندن کارهای درست برپایهٔ اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدتتان است.

فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده بدون موعد مقررشده یک فهرست آرزوهاست. نه چیزی بیشتر. بدون موعدهای مقررشده به تنبلی روی می‌آوریم.

به جای کنار گذاشتن چهار ساعت جهت «تمیز کردن خانه»، می‌توانید ۱۰ دقیقه برای شستن ظرف‌ها، ۱۵ دقیقه برای گردگیری کف آشپزخانه، و ۳۰ دقیقه برای تمیز کردن سرویس بهداشتی طبقهٔ پایین کنار بگذارید. تجزیه پروژه‌ها به وظایف کوچکتر آن‌ها را به نظر قابل اجراتر می‌کند. همچنین به شما اجازه می‌دهد وقت و توجه محدودتان را با توجه به اولویت و ارزش کارها روی آنها متمرکز کنید

هرچه گزینه‌های بیشتری داشته باشیم، توانایی کمتری در تصمیم‌گیری بین آنها خواهیم داشت و در نتیجه اضطراب بیشتری تجربه خواهیم کرد.

دلیل ناتمام ماندن خیلی از «موارد» برنامه‌ریزی شده در پایان روز همین موضوع می‌باشد. آن‌ها در واقع پروژه‌اند. بیش از اندازه بزرگ هستند و می‌توانند ما را سردرگم کنند، که در نتیجه منجر به پشت گوش انداختن ما می‌شوند و نهایتاً آن‌ها را به روز بعد موکول می‌کنیم، که باز هم باعث آزار ما خواهد شد.

اهداف خود را بنویسید. با اینکار احتمال رها کردن آنها کاهش می‌یابد.

دومین چالش این است که چشم‌پوشی کردن از آن برای یک یا دو روز می‌تواند تأثیر مخربی داشته باشد. زمانی که یک روز از انجام برنامهٔ خود چشم‌پوشی می‌کنید، چشم‌پوشی کردن در روزهای آتی هم راحت‌تر می‌شود. احتمالا بر حسب تجربه با این موضوع برخورد کرده باشید. تا حالا توجه کرده‌اید که به تعویق انداختن فعالیتی که علاقه‌ای نداریم- مثلا ملاقات با دندانپزشک- به تعویق انداختن دوباره و دوبارهٔ آن فعالیت را راحت‌تر می‌کند؟

وقتی حرف از به انجام رساندن کارها می‌شود، تمرکز برگ برنده است

قانون پارکینسون را بخاطر بیاورید: «کار به اندازهٔ زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد.

فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده بدون موعد مقررشده یک فهرست آرزوهاست. نه چیزی بیشتر. بدون موعدهای مقررشده به تنبلی روی می‌آوریم. سررسیدها کاری بیش از تحمیل حس ضرورت انجام می‌دهند. آنها به ما کمک می‌کنند وظایف و پروژه‌ها را بر اساس مقدار زمانی که برای تکمیلشان داریم اولویت‌بندی کنیم. به علاوه، با حضورشان، ما را وادار به عمل می‌کنند.

در سال ۱۹۷۹، از فارغ‌التحصیلان دورهٔ MBA دانشگاه هاروارد این سوال پرسیده شد که آیا اهدافشان را می‌نویسند یا نه؛ هشتاد و چهار درصد اعتراف کردند که اهداف مشخصی ندارند؛ سیزده درصد ادعا کردند که هدف‌هایی دارند، اما آنها را ننوشته‌اند؛ سه درصد اهداف خود همراه با برنامه‌هایشان جهت رسیدن به آنها را می‌نوشتند. در سال ۱۹۸۹، مصاحبه کنندگان نتایج فارغ‌التحصیلان را دنبال کردند. آنها متوجه دو یافته جالب شدند. اولا، ۱۳ درصدی که هدف داشتند بیش از هشتاد و چهار درصدی که هدفی نداشتند، موفقیت کسب کردند. ثانیا، سه درصدی که اهداف خود را نوشته بودند، ۱۰ برابر بیشتر از نود و هفت درصدی که آنها را ننوشته بودند، موفقیت کسب کردند.

اگر موردی بیشتر از یک اقدام نیاز دارد، آن مورد یک پروژه هست که می‌تواند- و بهتر است- تجزیه شود. با تجزیهٔ آن‌ها، تمرکزتان بهبود می‌یابد و از سریع‌تر به انجام رسیدن کارهایتان لذت خواهید برد.

هیچ سیستم برنامه‌ریزی کاملی وجود ندارد. رویکردی که برای دیگران کار می‌کند شاید برای شما به خوبی کار نکند.

مواجه شدن با فهرست طولانی از گزینه‌ها، احتمالا شما را از کار انداخته یا وادار به انجام فعالیت‌های کم‌ارزشی، مثل چک کردن فیسبوک کند. این همان چیزیست که روانشناس بری شوارتز (Barry Schwartz) آن را «پارادوکس انتخاب» می‌نامد. هرچه گزینه‌های بیشتری داشته باشیم، توانایی کمتری در تصمیم‌گیری بین آنها خواهیم داشت و در نتیجه اضطراب بیشتری تجربه خواهیم کرد.

پربازده بودن به معنی مشغول نگه داشتن خود نیست. بلکه به معنی به انجام رساندن کارهای درست برپایهٔ اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدتتان است.

قانون پارکینسون را بخاطر بیاورید: «کار به اندازهٔ زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد.»

نکته این است، تعریف کردن کارهایی که خیلی کلی هستند در تضاد با به پایان رساندن آنها می‌باشد. ابهام آنها مطمئناً باعث به تأخیر افتادنشان می‌شود. اگر در تکمیل کارهای برنامه‌ریزی شده مشکل دارید، بررسی کنید آیا می‌توانند به کارهای کوچک‌تر تجزیه شوند یا نه؟

بیشتر افراد صرفا با یک فهرست بلندبالایی که روز به روز با اضافه شدن موارد جدید بزرگتر می‌شود، کار می‌کنند. این عمل می‌تواند نافرجام باشد چراکه هیچ پایان مشخصی وجود ندارد. کسانی که با این روش کار می‌کنند هیچ‌وقت موفق به تکمیل برنامه‌هایشان نمی‌شوند، بنابراین همیشه حس می‌کنند که بدون هیچ پیشرفتی فقط دست و پا می‌زنند.

بهترین راه برای آنکه هرروز خروجی خود را به حداکثر برسانید این است که فهرست کارهای خود را با تقویمتان ترکیب کنید.