بریده‌هایی از کتاب جلسات ثمربخش

برگزاری هر جلسه، هزینه‌هایی مستقیم و غیرمستقیم با خود به همراه دارد. جلسات نیز جزئی از کسب‌وکار به شمار می‌روند و همانند هر فعالیت دیگری، باید بازده قابل انتظاری از این هزینه‌ها وجود داشته باشد که از هزینه‌هایی که شرکت برای برگزاری جلسه صرف می‌کند، بیشتر باشد.

یکی از محبوب‌ترین قوانین مدیریت از دیدگاه من، قانون «حذف جایگزین» است. بر اساس این قانون، وقتی تصمیم به انجام یک کار مشخصی گرفتید، در واقع تصمیم گرفته‌اید که سایر کارهایی را که می‌توانستید در آن زمان انجام دهید انجام ندهید.

برگزاری جلسات مختلف، بخشی ضروری از روند کاری هر سازمان به شمار می‌رود. حدود یک چهارم (یا مقداری بیشتر) از وقت شما به عنوان یک مدیر، در جلسات صرف می‌شود. همچنین حدود ۸۰ درصد از زمانتان نیز به گفتگوهای دو نفره یا چند نفره اختصاص می‌یابد.

هر قدر افراد بیشتری در محل کارتان حضور داشته باشند و تکالیف گروهی پیچیده‌تر باشد، کارکنان نیاز بیشتری به ملاقات گروهی برای حل مسائل مختلف، تصمیم‌گیری، تبادل اطلاعات و دیدگاه‌ها خواهند داشت.

جلسه را می‌توان نماد عملیِ مدیریت دانست. جلسات فرصتی ارزشمند برایتان پدید می‌آورند و می‌توانید شایستگی مدیریتی (یا عکس آن یعنی بی‌لیاقتی) خود را در قالب آن نشان دهید. افزون بر این، در جلسات مختلف می‌توانید مهارت‌های ارتباطی و همچنین توانایی خود برای تاثیرگذاری بر روی دیگران و متقاعد ساختن آنها را تقویت کرده و به سازمان برای دستیابی به اهدافش کمک کنید.

چهارمین نوع نیز به جلسات مشاوره یا در واقع همان کمیسیون‌ها مربوط می‌شود. این جلسات به‌طور منظم و برنامه‌ریزی‌شده در یک قالب استاندارد با دستور جلسه‌ای مشخص‌شده از قبل برگزار می‌شوند. شرکت‌کنندگان، برای پایش و بررسی میزان پیشرفت، برنامه‌ریزی برای طرح‌های در حال اجرا و همچنین دریافت و ارائه بازخورد در مورد جنبه‌های مختلف در این جلسات حضور می‌یابند.

کمیسیون در واقع مکانی است که کمیته‌ای متشکل از کارکنان دور یکدیگر جمع شده تا به بررسی گام‌های برداشته‌شده پیشین، چگونگی بهبود کیفیت و نیز طراحی راهکارهایی مدیریتی بپردازند.

هدف از برگزاری سمینار، آموزش موضوعات جدید به شرکت‌کنندگان است. برای نمونه، وقتی که کالا یا فناوری جدیدی به بازار می‌آید یا زمانی که برنامه‌ای جدید را آغاز می‌کنید، سمینارهایی در این زمینه برگزار می‌شوند.