بریده‌هایی از کتاب مدیریت زمان

یک قانون راهنما وجود دارد که: «از دل برود هر آنکه از دیده برفت!». اگر می‌خواهید داشتنِ چیزی را همواره به خاطر بیاورید یا مرتب از آن کمک بگیرید، آن را در نزدیکی قفسه کتاب‌ها یا قفسهٔ روی دیواری یا در یک پوشهٔ خاص نگه‌دارید. اما اگر می‌خواهید که از چیزی برای مدتی غافل باشید، آن را در درون کابینت یا موارد مشابه جاسازی کنید.

هرروز صبح ۸۶٬۴۰۰ ثانیه به‌حسابتان واریز می‌شود و هرشب تمام آن را از شما پس می‌گیرند، غیر از زمانی که برای پیشرفت خود استفاده کرده‌اید.

همه ما ثانیه‌های برابری در اختیار داریم، اما به بهترین نحو از آن‌ها استفاده نمی‌کنیم و زمان خود را عاقلانه سرمایه‌گذاری نمی‌کنیم. ساعت به تیک‌تاک خود ادامه می‌دهد، ثانیه‌های گران‌بهای زندگی را باید دریابیم!

بانکی را در نظر بگیرید که هر روز صبح ۸۶٬۴۰۰ دلار به‌حساب شما واریز می‌کند به طوریکه اگر شما در طول یک روز آن را خرج نکنید مبلغ باقیمانده در روز بعد از حساب شما خارج می‌کند؛ شما چه می‌کنید؟ احتمالاً تمام پول را در انتهای هر روز، از حساب خود خارج می‌کنید و اگر باهوش باشید مقداری از آن را برای آینده‌تان سرمایه‌گذاری می‌کنید. هر کدام از ما بانکی شبیه به این بانک فرضی داریم که نامش زمان است. هرروز صبح ۸۶٬۴۰۰ ثانیه به‌حسابتان واریز می‌شود و هرشب تمام آن را از شما پس می‌گیرند، غیر از زمانی که برای پیشرفت خود استفاده کرده‌اید.

مدیریت زمان تنها یک سری از انتخاب‌های افراد است، مهارتی که شما را قادر می‌سازد بین کاری که باید انجام دهید و کاری که ترجیح می‌دهید انجام دهید، تمایز برقرار کند.

مطمئن باشید که هر یک از ما منحصربه‌فرد هستیم. ما متفاوت یاد می‌گیریم، متفاوت کار می‌کنیم و با به‌کار گیری مجموعه روش‌های مختلف به موفقیت می‌رسیم.

«هیچ کار دشواری وجود ندارد اگر شما آن را به قسمت‌های کوچک‌تری تقسیم کنید». با این نگرش آقای فورد توانست اولین خط تولید خودرو را به راه بیندازد، و آن را به مراحل متوالی و منطقی تقسیم کند، کاری که امروزه برای ما آسان به نظر می‌رسد اما در زمان خودش یک نوآوری بود. در حقیقت هر کار طاقت‌فرسا و پیچیده‌ای را می‌توان بر اساس نگرش فورد به پیش برد.

هرروز صبح ۸۶٬۴۰۰ ثانیه به‌حسابتان واریز می‌شود و هرشب تمام آن را از شما پس می‌گیرند، غیر از زمانی که برای پیشرفت خود استفاده کرده‌اید.

- برای درک ارزش یک سال از دانش‌آموزی سؤال کنید که یک سال تجدید شده است. - برای درک ارزش یک ماه از مادری سؤال کنید که یک بچه نابالغ به دنیا آورده است. - برای درک ارزش یک هفته از سردبیر یک هفته‌نامه سؤال کنید. - برای درک ارزش یک ساعت از عاشقانی سؤال کنید که انتظار دیدار هم را می‌کشند. - برای درک ارزش یک ثانیه از کسی که در حادثهٔ تصادف قصر در رفته، سؤال کنید. - برای درک ارزش یک میلی ثانیه از برندهٔ مدال المپیک سؤال کنید. ارزش زمان از هر چیز دیگری بیشتر است،

ما ساعات بیشتری را کار می‌کنیم تا حجم روزافزون اطلاعات و مسئولیت‌های جدید را بتوانیم به‌درستی مدیریت کنیم. ما گونهٔ دیگری از استرس و فشار عصبی را تجربه می‌کنیم.

- قابل‌دسترس باشند: افراد موفق اهدافی را تعیین می‌کنند که در عین جاه‌طلبی، واقعی نیز باشند

تقسیم کن و غلبه کن: تقسیم یک کار بزرگ به کارهای کوچک‌تر به چیره شدن بر آن کمک می‌کند.

مهارت‌های روابط اجتماعی هنگام محول‌کردن امور، داشتن مهارت‌های صحیح روابط اجتماعی بسیار ضروری خواهد بود. نه‌تنها مهارت و دقت بلکه توانایی مشخص‌کردن اینکه دقیقاً چه خواسته‌ای دارید نیز مهم است. در اینجا برخی از متداول‌ترین مهارت‌هایی آمده که به‌وسیله افراد ماهر در این زمینه مشخص شده است: - آن‌ها رابطهٔ چشمی برقرار می‌کنند. - آن‌ها با احترام با مردم رفتار می‌کنند. - آن‌ها با همان دقتی که صحبت می‌کنند، گوش می‌دهند. - آن‌ها قبل از صحبت افکارشان را مرتب می‌کنند. - آن‌ها از اصطلاحات غیرضروری استفاده نمی‌کنند. - آن‌ها خیال‌پنداری نمی‌کنند. - آن‌ها از پرسش‌ها استقبال می‌کنند. - آن‌ها بازخورد می‌گیرند. - آن‌ها به هنگام عصبانیت از صحبت کردن خودداری می‌کنند.

نکته‌های کاربردی فصل هشتم - همواره برای تکمیل یک کار زمان بیشتری از حد انتظار خود به آن اختصاص دهید. - هنگام واگذاری کار یا پروژه، زمان فرضی (غیرواقعی و قبل از موعد نهایی) برای سررسید آن‌ها درنظر بگیرید تا در صورت لزوم بتوانید مهلت بیشتری به افراد طرف قرارداد بدهید. - از هر موضوع مهم یک فایل پشتیبان یا رونوشت تهیه کنید. - با دیگران آشکار و روشن ارتباط برقرار کنید تا از این طریق سوءتفاهم‌های بعدی پیش نیاید. - بیش‌ازاندازه به فناوری تکیه نکنید. - هنگام گفتگوها و ارتباطات تلفنی، توجه ویژه‌ای به مهارت‌های مدیریت زمان داشته باشید.

به‌ندرت یک‌راه درست یا غلط برای سازمان‌دهی زندگی افراد وجود دارد. آنچه مهم است، رسیدن به نتیجه است.

گفتن نه، مشکل است اما بعضی مواقع ضروری می باشد.

ترومن کاپوتی، نویسندهٔ معروف، جمله‌ای در خور توجه دارد که: «شکست همچون ادویه‌ای است که به موفقیت‌ها طعم و چاشنی می‌دهد»، فرانکلین روزولت جملهٔ مشهورتری دارد: «از تنها چیزی که باید ترسید خود ترس است».

متمرکز بمانید، هنگامی‌که کاری را شروع می‌کنید تا آنجا ادامه دهید که ذهنتان متمرکز و آماده است. اما زمانی که ذهنتان سرگردان می‌شود، دست از کار بکشید و استراحت کنید.

اگر شخصی غیراز رئیس از شما تقاضای انجام کاری را دارد که در حیطه مسئولیت‌های شما نیست، می‌توانید حتی انجام آن را به رئیستان پیشنهاد دهید. محول کردن امور به رئیس برخی مواقع زیرکانه‌ترین کاری است که می‌توانید انجام دهید.

چرا محول کردنِ امور کار دشواری است؟ یک دلیل ممکن این است که افکار مخرب و غیرمعقول مانع ما می‌شوند. در اینجا شش دلیل کلیدی برای این کار وجود دارد. از خودتان بپرسید کدام‌یک بیشتر در مورد شما صدق می‌کند. ۱. کنترل کار از دستم خارج می‌شود. ۲. من تنها شخصی هستم که می‌توانم به‌درستی آن را انجام دهم. ۳. اگر آن را به کس دیگری بدهم، بد می‌شود. ۴. متأسفانه من اختیارات لازم را ندارم که بتوانم کاری را محول کنم. ۵. اگر شخص موردنظر کار را با موفقیت انجام دهد، من دیگر به چشم نمی‌آیم. ۶. من تابه‌حال هیچ‌وقت راجع به آن فکر نکرده بودم.

با فرض اینکه همواره اتفاقات، بیشتر از حد انتظار ما طول می‌کشند، مسئولیت‌ها را بپذیریم و کارها را مطابق با این پیش‌فرض انجام دهیم. برای مثال زمانتان را چند دقیقه جلوتر تنظیم کنید، یا ضرب‌الاجل‌هایتان را چند روز جلوتر در تقویمتان بنویسید. ازآنجایی‌که برخورد با زمان معمولاً به‌صورت ناخودآگاه است، شما به‌گونه‌ای رفتار می‌کنید که انگار زمان‌های فرضی درست هستند.

نکته‌های کاربردی فصل نهم - در دنیای مدرن، روابط اجتماعی می‌تواند بهره‌وری را افزایش دهد. گرچه به‌طور فزاینده‌ای می‌تواند تلاش‌های شما را از بین ببرد. - دسترسیِ سریع به چیزهای موردنیاز یکی از راه‌های قوی در ذخیره کردن زمان است. - اگر با مطلب مهمی مواجه شدید و باید آن را به خاطر بیاورید، یادداشت‌برداری کنید. - وظایف دارای اشتراک به شما کمک خواهد کرد تا از هدررفت زمان جلوگیری کنید. - اجازه ندهید که افراد پرحرف، وقت شما را هدر دهند.

در حقیقت توهم اینکه کاری در حد کمال انجام شود، بارها افراد را از انجامِ مطلوبِ آن بازمی‌دارد.

کاری را که یک فرد به‌تنهایی می‌تواند انجام دهد، یک گروه را برای انجام آن به کار نگیرید

چکیدهٔ سیستم الف-ب-پ کارهای با اولویتِ الف: حیاتی و از لحاظ زمانی حساس کارهای با اولویتِ ب: مهم، با حساسیت زمانی کمتر نسبت به الف کارهای با اولویتِ پ: هنوز نسبت به زمان حساسیتی ندارند کارهای با اولویتِ ت: اختیاری، انجام آن‌ها خوب است، اما مهم نیستند و از حساسیت زمانی بی‌بهره‌اند

وقتی خودتان را به تغییر یک رفتار وامی‌دارید، همواره باید راهی پیدا کنید که به روشنی «چه نفعی برای من دارد؟» را مشخص کند. نوشتن مسئله از بهترین راه‌هایی است که شما را از سودهایی که این تغییرات برایتان به ارمغان می‌آورد، مطمئن می‌سازد.

اصل پارتو ابزار قدرتمندی برای ایجاد تغییر است؛ ارزش زمانی که برای ۲۰ درصد از مشتریانتان صرف می‌کنید، بیشتر است نسبت به زمانی که برای سایر ۸۰ درصد درنظر می‌گیرید

سیستم الف‌ب‌پ راهی کاربردی و آشنا برای اولویت‌دهی فعالیت‌های روزانهٔ شماست. - استیکرها یا یادداشت‌ها می‌تواند سیستم الف‌ب‌پ را منعطف‌تر کند.

قانون ۸۰٫۲۰ یا اصل پارتو، اغلب بینش‌های غیرمنتظره و جالب‌توجهی را ارائه می‌کند که سبب تقویت اولویت‌بندی می‌شود.

۱. با سرمایه‌گذاری در آینده هدف خود را منسجم کنید. ۲. کیفیت باید به فلسفه‌ای برای فداکاریِ فراگیر تبدیل شود. ۳. محصولات بی‌کیفیت را عرضه نکنید، از ابتدا کیفیت را به سطح مطلوب برسانید. ۴. کسب‌وکار را تنها بر پایه قیمت بنا نکنید. ۵. همواره در عرضهٔ محصولات و بخش خدمات رو به پیشرفت باشید. ۶. آموزش را نهادینه کنید. ۷. رهبری را نهادینه کنید. ۸. ترس را ریشه‌کن کنید. ۹. موانع کارمندان را از میان بردارید. ۱۰. از دادن شعار خودداری کنید. ۱۱. سهمیه‌های تبعیض‌آمیز را حذف کنید. ۱۲. مهارت و استادی در کار را برانگیزانید. ۱۳. آموزش و خودآموزی را بهبود دهید. ۱۴. کلِ شرکت را دگرگون کنید.