کتاب مدیر اثربخش در عمل

پیشرفت شخصی دانشگران، محور توسعۀ سازمان‌هاست حال چه این سازمان یک مجموعۀ تجاری باشد چه سازمانی دولتی، چه یک آزمایشگاه تحقیقاتی باشد چه یک بیمارستان و یا مجموعۀ نظامی

تصمیمی، فرمول خاصی وجود ندارد اما توصیۀ زیر اخذ تصمیم درست را در موقعیت‌های واقعی راحت‌تر می‌کند: چنانچه منافع حاصل از انجام یک کار بسیار بیشتر از هزینه‌ها و مخاطرات آن باشد، باید آن کار را انجام داد. در هر حال یا تصمیم بگیرید که کاری را انجام دهید و یا تصمیم بگیرید که آن را انجام ندهید اما هرگز طفره نروید و شانه خالی نکنید.

سایر مهارت‌ها مبتنی بر این دو ستون یعنی مدیریت زمان و تمرکز بر اولویت‌ها شکل می‌گیرند.

وجود تعهد به خودی خود باعث هیچ دستاوردی نمی‌شود اما نبود آن باعث شکست رهبران در حیطه‌های گوناگون می‌شود چرا که باعث ناتوانی آنان در ارائۀ الگویی قابل اتکا برای دیگران می‌شود.

مدیریت زمان، پایۀ اثربخشی محسوب می‌شود

محدودیت خروجی در هر فرایند را نادرترین منبع آن فرایند ‫مشخص می‌کند. در فرایندی که ما آن را « موفقیت » می‌نامیم، ‫این منبع نادر، زمان است.

یکی دیگر از عوامل تلف‌کننده وقت، سوءسازماندهی است. علامت ‫آن هم وجود جلسات بیش از حد در سازمان است.

مدیر باید مسئولیت انتصاب‌های ناموفق را به عهده بگیرد. سرزنش کردن فرد ناموفق، فقط توجیه و فرافکنی است. این مدیر بوده که در انتصاب آن فرد اشتباه کرده است.

عوامل « اتلاف وقت » را که حاصل فقدان سیستم یا دوراندیشی هستند، مشخص کنید. روش تشخیص چنین عواملی، وجود بحران‌های تکراری در سازمان است، بحرانی که هر سال تکرار می‌شود. بحرانی که برای بار دوم ظهور پیدا می‌کند، نباید مجدداً حادث شود. این جاست که به « خزانۀ بحران‌ها » نیازمندیم. یک بحران تکراری باید حتماً از قبل پیش‌بینی شود. بدین صورت یا جلوی آن گرفته می‌شود و یا لااقل رسیدگی به آن تبدیل به روشی می‌شود که همۀ کارمندان قادر به انجام دادنش باشند. وقتی که فرایندی روتین شد، این بدان معنی است که افراد فاقد مهارت قادر خواهند بود کاری را که قبلاً افراد تقریباً نابغه انجام می‌دادند بدون نیاز به قضاوت و تصمیم‌گیری به انجام برسانند

پیتر دراکر، کارایی را « انجام دادن درستِ کار » و اثربخشی را « انجام دادن کارِ درست » معنی کرده است

از نظر وی آنچه باید محور توجه افراد، مدیران و سازمان‌ها قرار گیرد « انجام دادن کارِ درست است » و آنچه می‌تواند مکمل این امر باشد آن است که این کارِ درست به نحوی درست و عاری از خطا و اتلاف به انجام برسد

کلمات کلیدی در این کتاب « اثربخش » و « اقدام » است. مدیران باسواد فراوانند و مدیران اثربخش نادر

برای تبدیل شدن به یک انسان اثربخش به پنج مهارت یا فعالیت نیاز دارید. این موارد عبارتند از: -مدیریت زمان -تمرکز بر منشأ اثر بودن -بهره‌ور کردن نقاط قوت -تمرکز تلاش‌ها بر اموری که بیشترین اهمیت را در راستای نیل به اهداف دارند -اتخاذ تصمیم‌های اثربخش

فعالیت نخست یعنی مدیریت زمان و فعالیت چهارم یعنی تمرکز بر اموری که بیشترین اهمیت را در راستای نیل به اهداف دارند دو ستونی هستند که اثربخشی روی آنها بنا می‌شود. زمان، تنها کمیتی است که به عنوان منبع، عملاً محدود است و هرگز نمی‌توان میزان بیشتری از آن را کسب کرد. زمان محدودترین منبع شماست لذا مدیریت زمان نقشی اساسی در به انجام رساندن کارهای درست دارد.

گام نخست در راه بهبود اثربخشی، درک این مسئله است که وقت شما صرف انجام چه کارهایی می‌شود و سپس اقدام در جهت حذف کارهایی است که باعث اتلاف وقت شما و دیگران می‌شود. وقتی کارهایی را که وقت شما را تلف می‌کرده، حذف کردید زمان آن فرا می‌رسد که به سراغ ستون دوم بروید. برای استفاده از زمان، اولویت‌هایی را تعیین کنید و زمان خود را به صورت متمرکز به انجام دادن کاری‌هایی که بالاترین اولویت را دارند، اختصاص دهید. در این جا لازم است بالاترین اولویت را به کارهایی دهید که بیشترین تأثیر را در سازمان شما دارد. اولویت‌بندی و تمرکز و پایبندی به آنها، مهارتی است که نیازمند دوراندیشی و شجاعت است.

اگر زمان‌تان را مدیریت نکنید، قادر به مدیریت هیچ چیز دیگر نخواهید بود