بریده‌هایی از کتاب چنین کنند مدیران؛ تمام آنچه نومدیران باید در مورد مدیریت بدانند

مدیران بزرگ، کارکنان را به گونه‌ای هدایت می‌کنند که از نظر آنها ارتقای کاری مترادف است با افزایش امکان افراد برای بهره‌گیری از استعدادها، دانش و مهارت‌ها که قبلاً داشته یا کسب کرده‌اند.

*زمان سنج مخصوص خودتان را برای انجام کارهای روزانه‌تان تنظیم کنید.

*هیچ‌گاه از کمبود وقت برای انجام کارهایتان شکایت نکنید.

مدیران کارآمد کسانی هستند که هیچ‌گاه از کمبود وقت گلایه نمی‌کنند حتی اگر کارهای زیادی برای انجام دادن داشته باشند. آنها کسانی هستند که زمان را مدیریت کرده و از آن برای سنجش عملکردشان استفاده می‌کنند.

خودداری از انجام چند کار در یک زمان را به بخشی از فرهنگ سازمانی‌تان تبدیل کنید

در زمان انجام پروژه‌های حساس با تمام تمرکزشان عمل کنند.

*در صورتی که مدیران مافوق‌تان از شما خواستند تا چند پروژه را به طور همزمان انجام دهید به شکلی مودبانه و بر اساس مقررات علت عدم عمل به این خواسته را برای آنها توضیح دهید و در مقابل از آنها برای انجام به نوبت آن پروژه‌ها به طور جداگانه مهلت بگیرید.

*همه افرادتان را تشویق کنید تا در یک زمان فقط بر روی انجام یک کار تمرکز کنند و از پرداختن به کارهای حاشیه‌ای خودداری کنند.

*تا حد امکان، بیش از یک پروژه را در یک زمان به هر کدام از افرادتان واگذار نکنید چرا که با این کار تا حد زیادی به تمرکز کاری آنها لطمه خواهید زد و بهره‌وری‌شان را کاهش خواهید داد.

اگر هر کسی بتواند هر زمانی که دوست دارد به شما و هم تیمی‌هایتان سر بزند و مزاحم کارتان شود شما نخواهید توانست با تمرکز کامل کارتان را انجام دهید.

. از طریق دستگاه پیام گیر به کسانی که با شما تماس می‌گیرند اطلاع دهید که چند ساعت بعد به تماس آنها پاسخ خواهید داد. در این حالت این شما هستید که اختیار زمان‌تان را در دست دارید و نه دیگران.

چک کردن ایمیل‌هایتان را به زمان استراحت یا ناهار موکول کنید.

باید از بروز موقعیت‌هایی که باعث اختلال در تمرکز افراد می‌شود و بهره‌وری آنها را کاهش می‌دهد جلوگیری کرد.

عوض کردن پی در پی فعالیت‌ها در یک روز و به عبارت بهتر، از این شاخه به آن شاخه پریدن‌های متوالی، موجب کاهش چشمگیر بهره‌وری و کارآیی افراد در تمام فعالیت‌ها می‌شود.

باید دانست که پس از قطع کردن یک فعالیت و نیمه تمام گذاشتن آن و شروع فعالیتی جدید، بخشی از آنچه که فرد در زمان انجام دادن فعالیت پیشین در ذهن داشته، به فراموشی سپرده می‌شود که این امر از میزان بهره‌وری فرد در کار قبلی می‌کاهد.

یافته‌های دانشمندان نشان داده که مغز انسان به طور معمول برای تغییر وضعیت جهت انجام دادن یک فعالیت جدید، به زمانی حدود بیست دقیقه نیاز دارد که این زمان در مورد فعالیت‌های حساس‌تر و پیچیده‌تر به یک روز هم می‌رسد.

ما نمی‌توانیم چند کار متفاوت را به طور همزمان به نحو احسن انجام دهیم چرا که هر کدام از فعالیت‌ها نیازمند مهارت‌های تفکری، نوشتاری، گفتاری، برنامه‌ریزی و طراحی و اجرای خاص خود هستند

مدیران بزرگ به درستی می‌دانند که نمی‌توان و نباید در مورد نحوه تعامل و رفتار مدیران و کارکنان دست به قانون‌گذاری و صدور دستورالعمل زد بلکه باید برای کارکنان روشن ساخت که نتایج و دستاوردهای مطلوب از نظر مدیران چگونه است و در مورد نحوه عمل و انتخاب روش انتخاب کار باید به پرسنل آزادی عمل و اختیار کافی داد. البته این اختیار دادن به کارکنان باید با مسئولیت‌پذیر ساختن و پاسخگو کردن آنها همراه شود.

فکر می‌کنند که ایفای برخی نقش‌ها از عهده هرکس برمی‌آید و این مقدمه‌ای است بر استخدام افرادی با کیفیت و استعدادهای پایین و بی‌ارتباط با نقش‌ها و شغل‌ها. پیامد این مسئله، نارضایتی مدیران از عمکرد افراد و اخراج آنها و تلاش برای جذب نیروهای جایگزین است که ادامه این سیکل معیوب موجب صرف هزینه و زمان زیادی خواهد شد.

آدرین پی، مدیر ارشد دو کارگزاری بزرگ خودرو در آمریکا در این زمینه می‌گوید: «سخت‌ترین کار برای یک مدیر، درک این نکته است که افرادش نمی‌خواهند کارها را همان شکل که مدیر توقع دارد، انجام دهند و این همان واقعیتی است که اغلب مدیران آن را نادیده می‌گیرند و سعی می‌کنند تا افرادشان را مجبور به این کار کنند و در نتیجه دو چیز اتفاق می‌افتد. اول اینکه آنها با مقاومت سرسختانه کارکنان روبرو می‌شوند و دوم اینکه کارکنانی که به این خواسته مدیران گردن می‌نهند پس از مدتی به مدیران وابسته می‌شوند و اگر مدیران به آنها چیزی یا کاری را ابلاغ نکنند، به طور مستقل قادر به انجام هیچ کاری نیستند.»