بریده‌هایی از کتاب فرمول برنامه‌ریزی؛ راهنمایی برای ایجاد فهرست‌های کاری

نکته این است که حتماً باید به هر کاری در برنامهٔ خود یک هدف مشخص نسبت دهید. علت لزوم تکمیل‌شدن هر مورد را بدانید.

با شکست در تکمیل موارد برنامه‌ریزی شدهٔ خود روز به روز، به ذهنتان یاد می‌دهید تا این پیامد را بپذیرد. با گذشت زمان، عزم و انگیزهٔ خود جهت تکمیل کارها با زمانبندی را از دست خواهید داد.

به خود کمتر از زمانی که فکر می‌کنید نیاز دارید زمان بدهید. من در بخش چرا فهرست کارهای برنامه‌ریزی شدهٔ خود را به پایان نمی‌رسانید به قانون پارکینسون اشاره کردم. طبق آن قانون، «کار به اندازهٔ زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد.» تمایل داریم زمان زیادی برای به انجام رساندن کارها به خود بدهیم. متوجه خواهید شد که محدود کردن زمان اختصاص داده شده به هر کار، تمرکز شما را تقویت خواهد کرد و موجب بهره‌وری و بازدهی بیشتر خواهد شد.

یک برنامهٔ مناسب به شما کمک خواهد کرد کارهای بیشتری را در زمان کمتری به انجام برسانید. توجه کنید که چیزهای درست را به انجام خواهید رساند. به خاطر بسپارید: پربازده بودن به معنی اتمام فهرست بلندی از کارها نیست. بازدهی به معنی مشغول بودن نیست. بلکه به معنی تمرکز روی فعالیت‌های ارزشمند برای بدست آوردن اهدافتان است.

قانون پارکینسون را بخاطر بیاورید: «کار به اندازهٔ زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد.» اگر برای کارهای برنامه‌ریزی شدهٔ خود سررسید در نظر نگرفتید، از باقی ماندن آنها در فهرستتان تعجب نکنید.

بدین منظور می‌توانید از اپلیکیشن‌هایی همچون Trello، KanbanFlow، LeanKit، و Kanbanote استفاده

قانون پارکینسون را بخاطر بیاورید: «کار به اندازهٔ زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد.» اگر برای کارهای برنامه‌ریزی شدهٔ خود سررسید در نظر نگرفتید، از باقی ماندن آنها در فهرستتان تعجب نکنید.

قانون پارکینسون را بخاطر بیاورید: «کار به اندازهٔ زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد.» اگر برای کارهای برنامه‌ریزی شدهٔ خود سررسید در نظر نگرفتید، از باقی ماندن آنها در فهرستتان تعجب نکنید.

یک رویکرد بهتر بکارگیری ابزار آنلاین، مانند Todoist می‌باشد. Todoist به شما امکان برچسب زدن و علامت زدن با رنگ‌های متنوعی می‌دهد که سازماندهی کارهای برنامه‌ریزی شده با مفاد گوناگون را آسان می‌کند.

به خاطر بسپارید: پربازده بودن به معنی اتمام فهرست بلندی از کارها نیست. بازدهی به معنی مشغول بودن نیست. بلکه به معنی تمرکز روی فعالیت‌های ارزشمند برای بدست آوردن اهدافتان است.

هدف اصلی فهرست کارهای برنامه‌ریزی شدهٔ شما کمک برای سازماندهی امور و پروژه‌هایتان، و توجه ویژه به موارد مهم است. اینکار به شما اجازه می‌دهد همه چیز را از ذهنتان بیرون کنید و احتمال فراموشی کارها کمتر می‌شود. با نوشتنشان، آنها را در یک مکان جمع خواهید کرد و یک دیدِ کلی، از بزرگترین اولویت‌هایتان بدست می‌آورید

یک برنامهٔ درست طراحی شده تمرکزتان را بهبود می‌بخشد

احساسات منفی مثل ترس، عصبانیت، احساس گناه می‌توانند تمرکز و به انجام رساندن کارها را تقریباً غیرممکن سازند.

هیچ سیستم برنامه‌ریزی کاملی وجود ندارد. رویکردی که برای دیگران کار می‌کند شاید برای شما به خوبی کار نکند. این نکته‌ایست که در طول کتاب بسیار تاکید کردم.

پربازده بودن به معنی اتمام فهرست بلندی از کارها نیست. بازدهی به معنی مشغول بودن نیست. بلکه به معنی تمرکز روی فعالیت‌های ارزشمند برای بدست آوردن اهدافتان است.

در سال ۱۹۷۹، از فارغ‌التحصیلان دورهٔ MBA دانشگاه هاروارد این سوال پرسیده شد که آیا اهدافشان را می‌نویسند یا نه؛ هشتاد و چهار درصد اعتراف کردند که اهداف مشخصی ندارند؛ سیزده درصد ادعا کردند که هدف‌هایی دارند، اما آنها را ننوشته‌اند؛ سه درصد اهداف خود همراه با برنامه‌هایشان جهت رسیدن به آنها را می‌نوشتند. در سال ۱۹۸۹، مصاحبه کنندگان نتایج فارغ‌التحصیلان را دنبال کردند. آنها متوجه دو یافته جالب شدند. اولا، ۱۳ درصدی که هدف داشتند بیش از هشتاد و چهار درصدی که هدفی نداشتند، موفقیت کسب کردند. ثانیا، سه درصدی که اهداف خود را نوشته بودند، ۱۰ برابر بیشتر از نود و هفت درصدی که آنها را ننوشته بودند، موفقیت کسب کردند.

روانشناس بری شوارتز (Barry Schwartz) آن را «پارادوکس انتخاب» می‌نامد. هرچه گزینه‌های بیشتری داشته باشیم، توانایی کمتری در تصمیم‌گیری بین آنها خواهیم داشت و در نتیجه اضطراب بیشتری تجربه خواهیم کرد.

فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده بدون موعد مقررشده یک فهرست آرزوهاست

فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده بدون موعد مقررشده یک فهرست آرزوهاست. نه چیزی بیشتر.

مدیریت فهرستی از کارها که جلوی رویتان نمایش داده شده بسیار آسان‌تر از زمانی است که همان فهرست در سرتان می‌چرخد.