بریده‌هایی از کتاب فرمول برنامه‌ریزی؛ راهنمایی برای ایجاد فهرست‌های کاری

وقتی قادر هستیم نتیجه مثبت تکمیل یک کار خاص را پیش‌بینی کنیم، کمتر تمایل به پشت گوش انداختن آن داریم.

قانون پارکینسون را بخاطر بیاورید: «کار به اندازهٔ زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد.»

مواجه شدن با فهرست طولانی از گزینه‌ها، احتمالا شما را از کار انداخته یا وادار به انجام فعالیت‌های کم‌ارزشی، مثل چک کردن فیسبوک کند. این همان چیزیست که روانشناس بری شوارتز (Barry Schwartz) آن را «پارادوکس انتخاب» می‌نامد. هرچه گزینه‌های بیشتری داشته باشیم، توانایی کمتری در تصمیم‌گیری بین آنها خواهیم داشت

نکته این است که حتماً باید به هر کاری در برنامهٔ خود یک هدف مشخص نسبت دهید. علت لزوم تکمیل‌شدن هر مورد را بدانید. اگر به این مرحله بی‌توجهی کنید، انگیزهٔ کم‌تری جهت به انجام رساندن کار خواهید داشت.

مطمئن شوید همهٔ سررسیدها واقع‌بینانه هستند. تعیین یک موعد مقرر شدهٔ غیرممکن برای وظیفه، مناسب نیست. انجام چنین کاری تنها منجر به استرس، ناامیدی، و دلسردی شما می‌شود.

قانون پارکینسون را بخاطر بیاورید: «کار به اندازهٔ زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد.» اگر برای کارهای برنامه‌ریزی شدهٔ خود سررسید در نظر نگرفتید، از باقی ماندن آنها در فهرستتان تعجب نکنید.

داده‌ها نشان می‌دهند بیشتر ما، هیچ‌گاه تمام موارد فهرست کاری‌مان را تکمیل نمی‌کنیم. طبق آمار ارائه شده توسط iDoneThis، ۴۱% کارهای برنامه‌ریزی‌شدهٔ ما، به‌طور معمول نیمه‌کاره باقی خواهند ماند. این مشکل بسیار شایع‌تر از چیزی است که اکثر افراد تصور می‌کنند. با رجوع به بررسی انجام شده توسط لینکدین (LinkedIn)، تقریباً ۹۰% متخصصین اقرار می‌کنند معمولاً برنامه‌هایشان را تکمیل نمی‌کنند.

ساده‌ترین راه برای به انجام رساندن فهرست کارهای روزانه اختصاص دادن یک «چرا» به هر مورد موجود در آن می‌باشد. مشخص کنید که چرا باید آن را به انجام برسانید. دلیل هر کدام را کنارشان بنویسید.

نکته این است که حتماً باید به هر کاری در برنامهٔ خود یک هدف مشخص نسبت دهید. علت لزوم تکمیل‌شدن هر مورد را بدانید. اگر به این مرحله بی‌توجهی کنید، انگیزهٔ کم‌تری جهت به انجام رساندن کار خواهید داشت.

اهدافمان، ما را وادار به عمل می‌کنند. وقتی قادر هستیم نتیجه مثبت تکمیل یک کار خاص را پیش‌بینی کنیم، کمتر تمایل به پشت گوش انداختن آن داریم. اگر تمام متغیرهای دیگر برابر باشند، هرچه بیش‌تر دربارهٔ نتیجه کار یقین داشته باشیم، احتمال بیش‌تری وجود دارد که آن را انجام دهیم.

نکته این است، تعریف کردن کارهایی که خیلی کلی هستند در تضاد با به پایان رساندن آنها می‌باشد. ابهام آنها مطمئناً باعث به تأخیر افتادنشان می‌شود. اگر در تکمیل کارهای برنامه‌ریزی شده مشکل دارید، بررسی کنید آیا می‌توانند به کارهای کوچک‌تر تجزیه شوند یا نه؟

شما در روز مقدار محدودی زمان برای به انجام رساندن کارها دارید. به این خاطر باید فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده‌تان را محدود کنید تا خود را با آن محدودیت تطبیق دهید. اگر فقط چهار ساعت در اختیار دارید، اطمینان پیدا کنید که برنامهٔ شما در این محدودیت زمانی قابل تکمیل است. در غیر اینصورت شکست خواهید خورد

«کار به اندازهٔ زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد.» اگر برای کارهای برنامه‌ریزی شدهٔ خود سررسید در نظر نگرفتید، از باقی ماندن آنها در فهرستتان تعجب نکنید.

یک ماتریس از چهار بخش با عناوین زیر تشکیل شده است: ۱. مهم- فوری ۲. مهم- غیرفوری ۳. غیرمهم- فوری ۴. غیرمهم- غیرفوری کارها براساس میزان اولویتشان به یکی از بخش‌های فوق اختصاص داده می‌شوند. آن‌هایی که در ربع اول قرار دارند باید فوراً رسیدگی شوند. آن‌هایی که در ربع دوم هستند آنقدر فوریت ندارند، ولی باید برنامه‌ریزی شده تا اطمینان حاصل شود در آینده‌ای نزدیک رسیدگی خواهند شد. کارها در ربع سوم می‌توانند به مابقی واگذار شوند و کارهای ربع چهارم می‌توانند برای همیشه رها شوند.

اکثر افراد کارکردِ فهرست‌های کاری را اشتباه متوجه می‌شوند. آنها تصور می‌کنند که فهرست کارها، ابزاری است که باید در انجام همهٔ امور، به آنها کمک کند. اما برخلاف این تصور، یک برنامهٔ اصولی، توجه شما را روی کار درست متمرکز خواهد کرد و مانع از به حاشیه رفتن شما به خاطر موارد غیر ضروری می‌شود. برنامه شما ابزاری برای به انجام رساندن همه چیز نیست. بلکه وسیله‌ای است که تضمین خواهد کرد کارهای درست را انجام می‌دهید.

وظایف فعلی را از وظایف آینده جدا کنید

ساده‌ترین راه برای به انجام رساندن فهرست کارهای روزانه اختصاص دادن یک «چرا» به هر مورد موجود در آن می‌باشد. مشخص کنید که چرا باید آن را به انجام برسانید.

مطالعات نشان می‌دهد که استرس و ترس مزمن می‌تواند کاملاً نحوهٔ عملکرد مغز را تغییر دهد. هنگامی که هورمون‌های استرس، مانند کورتیزول، افزایش پیدا می‌کنند، توانایی ما در پردازش افکار و اتخاذ تصمیم‌های منطقی تحت تأثیر قرار می‌گیرد. عصب پژوهان کشف کرده‌اند که، در طول زمان، این وضعیت می‌تواند به مغز صدمه بزند و توانایی تصمیم‌گیری ما را نابود کند.

- ۹ صبح تا ۱۰: ۳۰ صبح - ۱ بعدازظهر تا ۳ بعدازظهر - ۳: ۳۰ بعدازظهر تا ۵ بعدازظهر پنج ساعت و نیم. ۴۵ دقیقه را برای استراحت و درخواست‌های غیرمنتظره کنار بگذارید، اینگونه چهار ساعت و ۴۵ دقیقه برایتان باقی می‌ماند. حالا می‌توانید یک برنامهٔ واقع‌بینانه بر پایهٔ زمانی که در اختیار دارید ایجاد کنید. برنامهٔ شما فهرست کارهاییست که امیدوارید در طول روز باموفقیت به انجام برسانید. تقویم شما امکان‌پذیر بودن آن را تعیین می‌کند. کار کردن با یک ابزار، و نه دیگری، دستورالعملی برای نافرجامی است. از هردوی آنها برای مدیریت موثر زمان استفاده کنید و برای خود اهداف بازدهی روزانهٔ واقع‌بینانه و منطقی قرار دهید.

سوم، فهرست کارهای روز بعد را ایجاد کنید. باید دربارهٔ اینکه به پایان رساندن هر وظیفه تقریبا چقدر از شما وقت خواهد گرفت ذهنیت نسبتا خوبی داشته باشید. (قدم شماره ۸ را از بخش چگونه برنامه‌ای کامل ایجاد کنیم؟ بیاد بیاورید.) فهرست کارهایتان را برپایهٔ زمان‌های خالی خود ایجاد کنید. چهارم، به روز خود به شکل مجموعه‌ای از تکه‌های زمانی ۳۰ دقیقه‌ای نگاه کنید. یک جلسهٔ یک ساعته دو تکه نیاز خواهد داشت. یک تماس کنفرانسی دو ساعته به چهار تکه نیاز خواهد داشت. این دوره‌های زمانی باید در تقویمتان جاسازی شوند. پنجم، به گونه‌ای زمان‌بندی کنید که از زمان آزادتان، جهت کار روی وظایف فهرست خود استفاده کنید. مثلا فرض کنید این زمان‌بندی شما برای فرداست: - ۸ صبح تا ۹ صبح- ملاقات با رییس - ۱۰: ۳۰ صبح تا ۱۲ ظهر- تماس کنفرانسی با تیم فروش - ۱۲ ظهر تا ۱ بعدازظهر- ناهار - ۳ بعدازظهر تا ۳: ۳۰ بعدازظهر- جلسهٔ دپارتمان زمان‌بندی بالا به شما دوره‌هایی زمانی را نشان می‌دهد که در دسترس خواهید بود و قادر هستید کارهای فهرست برنامه‌ریزی شدهٔ خود را انجام دهید: