بریده‌هایی از کتاب به دنیای مدیریت خوش آمدید

[بپرسید] چرا ما این جلسه را برگزار می‌کنیم؟ آیا لازم است؟ هدف از این جلسه چیست؟ چه کسی باید در جلسه باشد؟ چه زمانی برگزار خواهد شد؟ برای پیش‌گیری از ایجاد اختلال در فعالیت‌های روزانه، ۸ صبح یا ۴ بعد از ظهر را برای زمان جلسه امتحان کنید

مجریان برتر بازخورد می‌خواهند و به دنبالش هستند.

۳۰ دقیقه پیش از جلسه را در تقویم‌تان خالی کنید و جلسات دیگری را در طی آن زمان نپذیرید. این اطمینان می‌دهد که به‌موقع در جلسه‌تان خواهید بود و به شما زمان می‌دهد تا جزئیات دستور جلسه را تهیه و تغییر دهید. تیم‌تان به شما به چشم رهبر نگاه می‌کند تا گام‌ها را تنظیم کنید و آن‌ها در جلسات دیگر خودشان رفتار شما را الگوبرداری خواهند کرد. هنگامی که شخصی از تیم شما ترفیع می‌گیرد و مسئولیت تیم مختص به خود را عهده‌دار می‌شود، احتمالاً جلسات خود را از روشی که رئیس‌اش انجام می‌داد الگو می‌گیرد. نمونه‌ای عالی برای الگوبرداری به آن‌ها بدهید.

در مقام رهبر جلسه، آماده باشید، حضور داشته باشید، هدف داشته باشید و درگیر شوید.

در جلسات یک به یک با اعضای تیم‌تان، نباید تلفن‌تان در معرض دید باشد. اگر دائم زیرچشمی به رایانه یا تلفن خود نگاه کنید، مکالمهٔ شما با عضو تیم‌تان آسیب می‌بیند. در آن لحظات، شخصی که با او ملاقات می‌کنید مهم‌ترین فرد است

افراد در صورت داشتن وسایل الکترونیک در مقابل خود، کم‌تر به آن‌چه که گفته می‌شود توجه می‌کنند.

کسانی که یادداشت‌های خود را با دست می‌نوشتند، درک مفهومی بهتری داشتند و در به‌کارگیری و ادغام مطالب، از افرادی که با لپ‌تاپ‌های خود یادداشت‌برداری می‌کردند موفق‌تر بودند.

دانش‌جویانی که بر روی کاغذ یادداشت‌برداری می‌کنند بیش‌تر می‌آموزند.

اگر می‌خواهید جلسه‌ای داشته باشید، باید آماده شوید، دستور جلسه ایجاد کنید، موارد اقدام مستقیم داشته باشید، هدفی برای جلسه معرفی کنید و سپس چرخهٔ پس از جلسه را با اطمینان‌یافتن از این‌که همه از نقش و مسئولیت‌های خود در اجرای آن اطلاع دارند، ببندید.‌

من واقعاً به ارسال ایمیل کوتاه گزارش جلسه باور دارم. زمان می‌برد؟ بله. ارزش‌اش را دارد؟ بله.

بدون این‌که به‌صورت شفاهی به همه اطلاع داده باشید که انجام چه کاری را از آن‌ها انتظار دارید تا در مرحلهٔ بعدی ارائه دهند، جلسه را ترک نکنید.

این وظیفهٔ شما در مقام مدیریت است که سؤالاتی عالی بپرسید، از تیم خود اطلاعات بخواهید و سپس صحبت‌کردن خود را متوقف کنید و گوش دهید. نسبت گوش‌دادن به صحبت‌کردن باید هشتاد به بیست باشد. این بدان معناست که به‌جای این‌که به کارمندان خود بگویید چه کاری انجام دهند، از آن‌ها بخواهید بازخورد دهند و به آن‌ها کمک کنید تا آن موضوع را کشف کنند.

. زمان لازم را به‌منظور آماده‌شدن برای جلسه‌ای مفید صرف کنید و حداقل یک روز پیش دستور جلسه را ارسال کنید تا تیم‌تان بتواند برای مشارکت، ارائهٔ ایده و درگیرشدن در موضوع آماده شود. شما انتظار دارید آن‌ها در مورد موضوعات با هوشمندی [و نکته‌سنجی] صحبت کنند تا بتوانید در آن جلسه تصمیماتی بگیرید. بنابراین، باید کار لازم را پیش از موعد انجام دهید تا آن‌ها را برای انجام این کار مجهز کنید. همه باید ذهنیتی یکسان داشته باشند، به‌طوری که «ما در تلاش‌ایم تعداد جلسات را کاهش دهیم. بهترین راه برای انجام این کار، تلاش برای انجام‌دادن کارها در حین همین جلسه است».

بنیان‌گذار آمازون، معروف به ارسال یک فایل ورد شش صفحه‌ای پیش از جلسه و با تمام انتظارات به همهٔ حاضران است، تا آن‌ها آن نیازمندی‌ها را بخوانند. نکته این است که آن‌چه شما ارسال می‌کنید، نه تنها به تیم شما کمک می‌کند تا برای جلسه آماده شوند، بلکه به خود شما نیز کمک می‌کند تا جلسه را به‌موقع و با هدف حفظ کنید، و اطمینان حاصل کنید که زمان به‌خوبی سپری شده است

پیش از جلسه، جزئیاتی از رئوس مطالب مورد بحث را ارسال کنید. لازم نیست طولانی باشد

به‌موقع باشید. همیشه و بدون استثنا، رهبر آهنگ جلسه را تعیین می‌کند. هرگز دیر نکنید. در تقویم خود ۳۰ دقیقه پیش از جلسه را مسدود کنید تا دیر نرسید (در این باره بیش‌تر توضیح می‌دهم). «به حاضران احترام بگذارید»

به‌عنوان کسی شناخته شوید که جلسات باورنکردنی دارد و اگر دلیلی برای جلسه ندارید، به هر وسیله‌ای جلسه را لغو کنید.

بسیاری از مدیران به‌راحتی هر دوشنبه ساعت ۱۰ صبح وقت کل تیم خود را می‌گیرند، زیرا این کاری بوده که رؤسای آن‌ها انجام می‌داده‌اند.

در مقام رهبری، شما مسئول نتیجه هستید. این وظیفهٔ شماست که هر کاری را در حد توان خود برای ایجاد محیطی عالی برای تیم‌تان انجام دهید.

کاری را که در هر ساعت می‌خواهید انجام دهید ثبت می‌کنید.