بریده‌هایی از کتاب فرمول برنامه‌ریزی؛ راهنمایی برای ایجاد فهرست‌های کاری

برنامه‌هایی که گزینه‌های خیلی زیادی را ارائه می‌دهند این مشکل را بدتر می‌کنند. آنها شما را مجبور به تصمیم‌گیری‌های غیر ضروری راجع به اینکه روی چه موردی کار کنید، می‌کنند. همان طور که اشاره شد، هر تصمیم ذخیرهٔ شناختی شما را از بین می‌برد و خستگی ناشی از تصمیم شما را افزایش می‌دهد. این نهایتاً منجر به وضعیت نابسامانی به نام «طفره از تصمیم» می‌شود. در مواجهه با گزینه‌های متعدد، از انتخاب بین آنها طفره می‌روید چون انجام چنین کاری مستلزم تلاش ذهنی بسیار زیادی می‌باشد؛ در مقابل، وقت ارزشمندتان را به چک کردن ایمیل، دیدن فیسبوک، و خواندن سرخط خبرها می‌گذرانید که همه آنها در تلاش برای گریز از تصمیم‌گیری دربارهٔ اینکه روی چه چیزی کار کنید هستند. نتیجه قابل پیش‌بینی است. بازدهی شما افت می‌کند و فهرست کارهای برنامه‌ریزی شدهٔ شما، شامل موارد مهم، ناتمام می‌ماند.

خستگی ناشی از تصمیم شرایطی است که در آن توانایی کمتری در گرفتن تصمیمات خوب دارید زیرا به لحاط ذهنی از تصمیم‌گیری در سراسر طول روز به شدت خسته شده‌اید. به بیان دیگر، منابع شناختی‌تان تمام شده است. سوختتان به انتها رسیده است.

روانشناس بری شوارتز (Barry Schwartz) آن را «پارادوکس انتخاب» می‌نامد. هرچه گزینه‌های بیشتری داشته باشیم، توانایی کمتری در تصمیم‌گیری بین آنها خواهیم داشت و در نتیجه اضطراب بیشتری تجربه خواهیم کرد.

شما در روز مقدار محدودی زمان برای به انجام رساندن کارها دارید. به این خاطر باید فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده‌تان را محدود کنید تا خود را با آن محدودیت تطبیق دهید. اگر فقط چهار ساعت در اختیار دارید، اطمینان پیدا کنید که برنامهٔ شما در این محدودیت زمانی قابل تکمیل است. در غیر اینصورت شکست خواهید خورد.

قانون پارکینسون را بخاطر بیاورید: «کار به اندازهٔ زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد.» اگر برای کارهای برنامه‌ریزی شدهٔ خود سررسید در نظر نگرفتید، از باقی ماندن آنها در فهرستتان تعجب نکنید.

بدون سررسیدها، انگیزهٔ کمی برای اقدام وجود دارد. بدون انگیزه، چیزی به انجام نمی‌رسد. دلیل اینکه تعداد زیادی از فهرست‌ها روز به روز همانطور که کارها ناتمام می‌مانند طولانی و طولانی‌تر می‌شوند، همین موضوع است.

فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده بدون موعد مقررشده یک فهرست آرزوهاست. نه چیزی بیشتر. بدون موعدهای مقررشده به تنبلی روی می‌آوریم.

مدیریت فهرستی از کارها که جلوی رویتان نمایش داده شده بسیار آسان‌تر از زمانی است که همان فهرست در سرتان می‌چرخد.

افراد تمایل دارند کارهایی را انتخاب کنند که انجام آنها آسان است

بیشتر افراد صرفا با یک فهرست بلندبالایی که روز به روز با اضافه شدن موارد جدید بزرگتر می‌شود، کار می‌کنند. این عمل می‌تواند نافرجام باشد چراکه هیچ پایان مشخصی وجود ندارد. کسانی که با این روش کار می‌کنند هیچ‌وقت موفق به تکمیل برنامه‌هایشان نمی‌شوند، بنابراین همیشه حس می‌کنند که بدون هیچ پیشرفتی فقط دست و پا می‌زنند.

فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده بدون موعد مقررشده یک فهرست آرزوهاست. نه چیزی بیشتر. بدون موعدهای مقررشده به تنبلی روی می‌آوری

مدیریت فهرستی از کارها که جلوی رویتان نمایش داده شده بسیار آسان‌تر از زمانی است که همان فهرست در سرتان می‌چرخد. راحت‌تر می‌توانید امور را برطبق موعد مقرری که دارند سازماندهی و روزتان را بر پایهٔ آن برنامه‌ریزی کنید. این نکته، به تنهایی کمک می‌کند روی مهم‌ترین مشغلهٔ خود تمرکز کنید.

در مواجهه با گزینه‌های متعدد، از انتخاب بین آنها طفره می‌روید چون انجام چنین کاری مستلزم تلاش ذهنی بسیار زیادی می‌باشد؛ در مقابل، وقت ارزشمندتان را به چک کردن ایمیل، دیدن فیسبوک، و خواندن سرخط خبرها می‌گذرانید که همه آنها در تلاش برای گریز از تصمیم‌گیری دربارهٔ اینکه روی چه چیزی کار کنید هستند.

تنها راه تکمیل هر پروژه‌ای ابتدا تجزیهٔ آن به بخش‌های تشکیل دهنده‌اش می‌باشد. یک پروژه با کار روی وظایف جداگانه‌اش که جهت تکمیل آن ضروری هستند، پیش می‌رود. شما این حقیقت را به طور ناخودآگاه می‌دانید. اما آیا در برنامه‌های روزانهٔ خود آن را به کار می‌برید؟ هنگامی که با یک پروژهٔ بزرگ روبه‌رو می‌شویم، پیدا کردن نقطهٔ شروع دشوار می‌باشد. در نتیجه، احتمالاً بیشتر حواسمان به چیزهای دیگر پرت شود. هر حواس‌پرتی به تلاش نافرجام برای چیزی که مسیر و حرکتی در آن نداریم ترجیح داده می‌شود.

قانون پارکینسون را بخاطر بیاورید: «کار به اندازهٔ زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد.» اگر برای کارهای برنامه‌ریزی شدهٔ خود سررسید در نظر نگرفتید، از باقی ماندن آنها در فهرستتان تعجب نکنید.

قدرت تخریب احساس سردرگمی را دست کم نگیرید. این احساس باعث افزایش سطح استرس شما می‌شود و شما را مستعد حواس‌پرتی بیشتری کرده و از به انجام رساندن کارهای مهم جلوگیری می‌کند.

در روش کان بان باید هر وظیفهٔ جدید روی یک کاغذ استیکی نوت نوشته شود، هر برگ یک مورد، و در ستون «جهت انجام» چسبانده شوند. تا زمانی که آمادهٔ انجامشان باشید همان جا باقی می‌مانند. وقتی شروع به انجام یک وظیفه کردید، برگ استیکی نوت مربوطه را به ستون «درحال انجام» منتقل می‌کنید. هنگامی که آن مورد را به پایان رساندید، برگ استیکی نوت آن را به ستون «انجام شده» منتقل می‌کنید.

به خاطر بسپارید، پربازده بودن به معنی مشغول نگه داشتن خود نیست. بلکه به معنی به انجام رساندن کارهای درست برپایهٔ اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدتتان است.

پربازده بودن به معنی مشغول نگه داشتن خود نیست. بلکه به معنی به انجام رساندن کارهای درست برپایهٔ اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدتتان است.

اگر ندانید به انجام رساندن چیزی چه مقدار طول خواهد کشید، چقدر اهمیت دارد، و چگونه در دستیابی به اهداف‌تان کمک می‌کند، چگونه می‌توانید متوجه شوید که آیا باید روی آن کار کنید یا نه؟ اگر ندانید جهت انجام آن به منابع خاصی نیاز دارید یا نه، چگونه می‌توانید متوجه شوید آیا اصلاً کار روی آن در این نقطهٔ خاص از زمان امکان‌پذیر است؟