بریده‌هایی از کتاب فرمول برنامه‌ریزی؛ راهنمایی برای ایجاد فهرست‌های کاری

گاهی مواقع تنها چیزی که برای برانگیختن خود نیاز دارید، کلمهٔ مناسب می‌باشد. افعال آن قدرت را دارند. آن‌ها را در مقابل کارهای برنامه‌ریزی شدهٔ خود قرار دهید و تمایل بیشتری جهت به انجام رساندن کارها پیدا خواهید کرد. هنگامی که کار برنامه‌ریزی شده‌ای را با یک فعل می‌آمیزید، جان می‌گیرد و از صرفاً چند کلمه در فهرست کارهایتان به یک وظیفهٔ قابل اجرا تبدیل می‌شود.

خواسته‌ها معمولاً پروژه هستند تا کارهای عملی. برای نمونه، شاید بخواهید «آشپزخانه خود را بازسازی کنید.» ممکن است بخواهید «خانوادهٔ خود را تابستان بعدی به کائوآئی ببرید.» خواسته‌ها کارهای بیش از اندازه گسترده‌ای هستند که در دستیابی به اهداف درست تعریف شده، ضرورت خیلی کمی دارند. به همین دلیل، بهتر است از فهرست کارهای اصلیتان حذف شوند. این کارها را در یک فهرست خواسته‌ها نگه دارید.

یکی از مهم‌ترین کارهایی که قادر به انجام هستید، پاکیزه نگه داشتن فهرست اصلیتان می‌باشد. باید مرتباً فهرستتان را از کارهایی که دیگر در دستیابی به اهدافتان ضرورت یا تأثیری ندارند هرس کنید. در غیر اینصورت، همانطور که هر روز موارد جدیدی به آن اضافه می‌کنید فوراً از کنترل خارج می‌شود. هرس کردن فهرستتان کمک می‌کند آن را تحت کنترل داشته باشید. قادر خواهید بود که راحت‌تر پروژه‌های مهم و کارهای مربوط به آن‌ها را شناسایی کنید. زمانی که موارد نامربوط از برنامهٔ شما حذف می‌شوند، یا خط می‌خورند، مدیریت وظیفه ساده‌تر می‌شود. همچنین هرس کردن بازدهی شما را هم افزایش می‌دهد. فهرست اصلی شما را به وظایفی که مهم‌ترین کار شما را پیش می‌برند محدود می‌کند. در نتیجه، وقت و توجه باارزشتان را روی فعالیت‌های غیرضروری هدر نمی‌دهید.

احتمال دارد همانطور که کارها را تکمیل کرده و از فهرست خود خط می‌زنید احساس بهره‌وری داشته باشید. اما در واقعیت، وظایف آسان و کم‌اهمیتی که کمترین زمان برای تکمیل نیاز دارند را انتخاب کرده و موارد مهم را نامشخص رها می‌کنید.

پربازده بودن به معنی اتمام فهرست بلندی از کارها نیست. بازدهی به معنی مشغول بودن نیست. بلکه به معنی تمرکز روی فعالیت‌های ارزشمند برای بدست آوردن اهدافتان است.

به خود کمتر از زمانی که فکر می‌کنید نیاز دارید زمان بدهید

مطمئن شوید همهٔ سررسیدها واقع‌بینانه هستند. تعیین یک موعد مقرر شدهٔ غیرممکن برای وظیفه، مناسب نیست. انجام چنین کاری تنها منجر به استرس، ناامیدی، و دلسردی شما می‌شود. دوم، برای هر موعد مقرر شده‌ای یک دلیل داشته باشید

تجزیه پروژه‌ها به وظایف کوچکتر آن‌ها را به نظر قابل اجراتر می‌کند. همچنین به شما اجازه می‌دهد وقت و توجه محدودتان را با توجه به اولویت و ارزش کارها روی آنها متمرکز کنید. به عنوان نمونه، شستن ظرف‌ها شاید اولویت بالایی باشد که مستلزم توجه فوری شما است. در حالی که، جارو کشیدن زمین می‌تواند بدون هیچ عواقبی تا فردا به تعویق بیافتد.

دلیل ناتمام ماندن خیلی از «موارد» برنامه‌ریزی شده در پایان روز همین موضوع می‌باشد. آن‌ها در واقع پروژه‌اند. بیش از اندازه بزرگ هستند و می‌توانند ما را سردرگم کنند، که در نتیجه منجر به پشت گوش انداختن ما می‌شوند و نهایتاً آن‌ها را به روز بعد موکول می‌کنیم، که باز هم باعث آزار ما خواهد شد. اگر جهت تجزیهٔ پروژه‌ها به بخش‌های کوچک‌تر و کنترل‌پذیرتر وقت صرف نکنیم، این فرایند نابودگر انگیزه، احتمالاً هر روز تکرار می‌شود.

هنگامی که وظایف را با نتایج مشخصی مرتبط می‌کنید، احساس الزام بیشتری در به انجام رساندن آن‌ها به شما دست می‌دهد. انجام دادن کارها نشان دهندهٔ پیشرفت به سوی اهدافی که امیدوار هستید بدست بیاورید خواهد بود- اهدافی که برای شما اهمیت دارند. این یکی از ویژگی‌های تعیین‌کنندهٔ یک فهرست کار مؤثر می‌باشد.

ساده‌ترین راه برای به انجام رساندن فهرست کارهای روزانه اختصاص دادن یک «چرا» به هر مورد موجود در آن می‌باشد. مشخص کنید که چرا باید آن را به انجام برسانید. دلیل هر کدام را کنارشان بنویسید.

ما اقدام می‌کنیم تا به پیامدهای خاصی دست یابیم. در غیر اینصورت، چرا زمان و انرژی صرف چیزهایی بکنیم که مانع‌مان می‌شوند که دنبال فعالیت‌هایی برویم که برایمان لذت‌بخش‌تر هستند (از قبیل مهمانی رفتن و یا تماشای سریال تلویزیونی مورد علاقه‌مان در نتفلیکس)؟ این اندیشه را در مفاد برنامه‌هایتان مد نظر داشته باشید. هرچند وقت یکبار در به پایان رساندن وظایفتان- یا حتی شروع کردن آنها- نافرجام می‌مانید، آیا به این دلیل که ظاهرا اهمیت کمی برای شما داشته‌اند؟ احتمالش وجود دارد. وظایف به اهداف مشخصی در ذهنتان وصل نبوده‌اند.

تخلیهٔ مغزی کردن، قدم مهمی به سوی ایجاد یک برنامه موثر می‌باشد. اما این قدم اول است. پس از آنکه تمام کارهایی که به ذهنتان می‌رسد را نوشتید، باید آنها را طبق اهمیت، اولویت، مفاد و المان‌های دیگرشان سازماندهی کنید.

حتی اگر برنامه‌هایتان کوتاه بوده و سررسید داشته باشند، دارای مفاد و مفهوم بوده، کمترین تنوع را ارائه داده، و با اهداف مشخصی در ارتباط باشند، باز هم شاید نتایج شما عالی نباشند. احساسات منفی مثل ترس، عصبانیت، احساس گناه می‌توانند تمرکز و به انجام رساندن کارها را تقریباً غیرممکن سازند. بنابراین اگر در کارکرد خود در طول روز کاری مشکل دارید، به شرایط عاطفی خود با دقت فکر کنید. آیا با احساساتی دست و پنجه نرم می‌کنید که انگیزهٔ شما را از بین می‌برند؟ آیا با عواطفی سر و کله می‌زنید که تأثیر سمی روی عزم و ارادهٔ شما دارند؟ آیا منفی‌نگری مداوم تمرکز شما را مختل می‌کند و باعث می‌شود راحت‌تر حواستان پرت شود؟

۶. آیا برای هر کار برنامه‌ریزی شدهٔ خود مفاد و مفهومی در نظر گرفته‌اید تا ارزش آن مورد را متوجه شوید، و آیا تعهد زمانی هم در بر می‌گیرد؟ ۷. آیا کارهایتان را محدود و مشخص تعریف می‌کنید تا بتوانید فوراً زمان به پایان رسیدن آنها را شناسایی کنید؟ ۸. آیا هر کاری را به یک هدف مشخص وصل می‌کنید؟

۱. آیا هدف اول برنامه‌ها در یک سیستم مدیریت وظیفه را متوجه می‌شوید؟ ۲. آیا سررسید -تاریخ مشخص به جای «تا انتهای ماه»- برای هر مورد برنامه‌ریزی شده تعیین می‌کنید؟ ۳. آیا تعداد وظایف در فهرست‌هایتان را به ۱۰ عدد محدود می‌کنید؟ (اگر این گونه است. به خودتان سه امتیاز بدهید.) آیا آن را به هفت عدد محدود می‌کنید؟ (اگر این گونه است، به خودتان پنج امتیاز بدهید). ۴. آیا برنامه‌هایتان را با کمترین تنوع ایجاد می‌کنید؟ روی زمانی که برای تکمیل هر کار نیاز است و اولویت آن تمرکز کنید. مثلاً، آیا کارهایی ۳ دقیقه‌ای را با کارهایی که ۳ ساعت زمان خواهند برد فهرست کرده‌اید؟ آیا کارهایی با اولویت - الف را با کارهایی که اولویت-ج دارند فهرست کرده‌اید؟ ۵. آیا برنامه‌هایتان گزینه‌های شما راجع به اینکه روی چه چیزی باید وقت بگذارید را محدود می‌کنند؟

حتماً باید به هر کاری در برنامهٔ خود یک هدف مشخص نسبت دهید. علت لزوم تکمیل‌شدن هر مورد را بدانید. اگر به این مرحله بی‌توجهی کنید، انگیزهٔ کم‌تری جهت به انجام رساندن کار خواهید داشت.

وظایفتان خیلی کلی تعریف شده‌اند مشکل کارهای کلی تعریف شده این است که بسیار گسترده می‌باشند. اکثراً نقطهٔ شروع و پایان مشخص ندارند. در نتیجه، هیچ راهی برای به درستی سنجیدن موفقیت وجود ندارد.

یکی از ضعف‌های بزرگ در اکثر برنامه‌ها کمبود مفهوم برای وظایف مختلف است. کارها بدون اشاره‌ای به زمانی که جهت تکمیل نیاز دارند، اولویتشان، و نقش‌هایی که در به دست آوردن اهداف خاصی بازی می‌کنند، نوشته می‌شوند.

خستگی ناشی از تصمیم شرایطی است که در آن توانایی کمتری در گرفتن تصمیمات خوب دارید زیرا به لحاط ذهنی از تصمیم‌گیری در سراسر طول روز به شدت خسته شده‌اید. به بیان دیگر، منابع شناختی‌تان تمام شده است. سوختتان به انتها رسیده است.