بریده‌هایی از کتاب فرمول برنامه‌ریزی؛ راهنمایی برای ایجاد فهرست‌های کاری

هدف اصلی فهرست کارهای برنامه‌ریزی شدهٔ شما کمک برای سازماندهی امور و پروژه‌هایتان، و توجه ویژه به موارد مهم است. اینکار به شما اجازه می‌دهد همه چیز را از ذهنتان بیرون کنید و احتمال فراموشی کارها کمتر می‌شود. با نوشتنشان، آنها را در یک مکان جمع خواهید کرد و یک دیدِ کلی، از بزرگترین اولویت‌هایتان بدست می‌آورید

به خاطر بسپارید، پربازده بودن به معنی مشغول نگه داشتن خود نیست. بلکه به معنی به انجام رساندن کارهای درست برپایهٔ اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدتتان است.

عنوان این کتاب، یعنی فرمول برنامه‌ریزی، نباید باعث شود که به اشتباه تصویر کنید رویکردِ مدیریتِ وظیفهٔ کاملی وجود دارد که برای همه جواب خواهد داد! بالعکس، هدف شناسایی رویکردی است که بهترین مکمل روند کار شخصی شما باشد.

فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده بدون موعد مقررشده یک فهرست آرزوهاست

سوم، یک تقویم دیواری که تمام سال را در یک برگ نشان می‌دهد خریداری نمایید. همچنین، یک خودکار قرمز هم بخرید. در نهایت، قدم‌ها و توصیه‌هایی که آموختید را در فهرست اصلیتان، فهرست‌های بر پایه مفاد، و فهرست کارهای روزانهٔ خود، هر روز به کار بگیرید. هرروز که اینکار را با موفقیت به انجام رساندید، روی تقویم، آن روز را با خودکار قرمز خط بزنید.

در سال ۱۹۷۹، از فارغ‌التحصیلان دورهٔ MBA دانشگاه هاروارد این سوال پرسیده شد که آیا اهدافشان را می‌نویسند یا نه؛ هشتاد و چهار درصد اعتراف کردند که اهداف مشخصی ندارند؛ سیزده درصد ادعا کردند که هدف‌هایی دارند، اما آنها را ننوشته‌اند؛ سه درصد اهداف خود همراه با برنامه‌هایشان جهت رسیدن به آنها را می‌نوشتند. در سال ۱۹۸۹، مصاحبه کنندگان نتایج فارغ‌التحصیلان را دنبال کردند. آنها متوجه دو یافته جالب شدند. اولا، ۱۳ درصدی که هدف داشتند بیش از هشتاد و چهار درصدی که هدفی نداشتند، موفقیت کسب کردند. ثانیا، سه درصدی که اهداف خود را نوشته بودند، ۱۰ برابر بیشتر از نود و هفت درصدی که آنها را ننوشته بودند، موفقیت کسب کردند.

قبلا دربارهٔ این موضوع با جزئیات صحبت کردیم. اما همانطور که نحوهٔ ایجاد و نگهداری از یک سیستم برنامه‌ریزی مؤثر را می‌آموزیم باید دوباره و دوباره تکرار شود.

اهداف دید، تمرکز، و انگیزه ایجاد می‌کنند. علاوه بر این آنها به ما وسیله‌ای جهت اندازه‌گیری پیشرفت‌مان می‌دهند.

ساده‌ترین راه برای به انجام رساندن فهرست کارهای روزانه اختصاص دادن یک «چرا» به هر مورد موجود در آن می‌باشد.

قدم ۲: وظایف را با نتایج مورد علاقه تعریف کنید

قدم ۱: وظایف فعلی را از وظایف آینده جدا کنید

قدم ۱: وظایف فعلی را از وظایف آینده جدا کنید

سیستم ماتریس ابزاری برای تصمیم‌گیری نحوه تخصیص زمان در میان وظایف می‌باشد. یک ماتریس از چهار بخش با عناوین زیر تشکیل شده است: ۱. مهم- فوری ۲. مهم- غیرفوری ۳. غیرمهم- فوری ۴. غیرمهم- غیرفوری کارها براساس میزان اولویتشان به یکی از بخش‌های فوق اختصاص داده می‌شوند. آن‌هایی که در ربع اول قرار دارند باید فوراً رسیدگی شوند. آن‌هایی که در ربع دوم هستند آنقدر فوریت ندارند، ولی باید برنامه‌ریزی شده تا اطمینان حاصل شود در آینده‌ای نزدیک رسیدگی خواهند شد. کارها در ربع سوم می‌توانند به مابقی واگذار شوند و کارهای ربع چهارم می‌توانند برای همیشه رها شوند.

برنامه‌هایتان کوتاه بوده و سررسید داشته باشند، دارای مفاد و مفهوم بوده، کمترین تنوع را ارائه داده، و با اهداف مشخصی در ارتباط باشند، باز هم شاید نتایج شما عالی نباشند. احساسات منفی مثل ترس، عصبانیت، احساس گناه می‌توانند تمرکز و به انجام رساندن کارها را تقریباً غیرممکن سازند.

اگر تمایل به استفاده از روش کان بان به صورت آنلاین دارید، من Trello را پیشنهاد می‌کنم. Trello رایگان و با کاربری آسان می‌باشد.

MIT مخفف عبارت «مهم‌ترین وظیفه» می‌باشد. این مورد، بالاترین اولویت در فهرست کارهای شما می‌باشد و تنها چیزیست که حتما باید در طول روز تکمیل شود. ماهیت این استراتژی ضرورت شناسایی یک MIT، و تمرکز روی تکمیل آن ورای سایر کارها است. تنها پس از تکمیل این مورد می‌توانید توجه خود را به موارد دیگر متمرکز کنید.

MIT مخفف عبارت «مهم‌ترین وظیفه» می‌باشد. این مورد، بالاترین اولویت در فهرست کارهای شما می‌باشد و تنها چیزیست که حتما باید در طول روز تکمیل شود. ماهیت این استراتژی ضرورت شناسایی یک MIT، و تمرکز روی تکمیل آن ورای سایر کارها است. تنها پس از تکمیل این مورد می‌توانید توجه خود را به موارد دیگر متمرکز کنید.

MIT مخفف عبارت «مهم‌ترین وظیفه» می‌باشد. این مورد، بالاترین اولویت در فهرست کارهای شما می‌باشد و تنها چیزیست که حتما باید در طول روز تکمیل شود. ماهیت این استراتژی ضرورت شناسایی یک MIT، و تمرکز روی تکمیل آن ورای سایر کارها است. تنها پس از تکمیل این مورد می‌توانید توجه خود را به موارد دیگر متمرکز کنید.

این سیستم برنامه‌ریزی از فرمول ساده‌ای پیروی می‌کند: سه وظیفهٔ بزرگ و دو وظیفهٔ کوچک. هر روز، پنج موردی که می‌خواهید انجام دهید را انتخاب کنید (یا بهتر است که آن را شب قبل انتخاب کنید). کارهای بزرگ بین یک تا دو ساعت جهت تکمیل وقت می‌گیرند و کارهای کوچک باید ۳۰ دقیقه یا کمتر وقت بگیرند. احتمالا تا الان متوجه یکی از نقاط قوت اصلی استراتژی «۲+۳» شده‌اید. این استراتژی تعداد وظایف فهرست کارهای روزانهٔ شما را محدود می‌کند. فقط پنج تا هستند نه بیشتر و نه کمتر.

برای الان، همینقدر کافیست که بدانیم انجام تخلیهٔ مغزی و کار از روی یک فهرست جامع، ایدهٔ افتضاحی می‌باشد. احتمال دارد همانطور که کارها را تکمیل کرده و از فهرست خود خط می‌زنید احساس بهره‌وری داشته باشید. اما در واقعیت، وظایف آسان و کم‌اهمیتی که کمترین زمان برای تکمیل نیاز دارند را انتخاب کرده و موارد مهم را نامشخص رها می‌کنید.