بریده‌هایی از کتاب فرمول برنامه‌ریزی؛ راهنمایی برای ایجاد فهرست‌های کاری

برنامه شما ابزاری برای به انجام رساندن همه چیز نیست. بلکه وسیله‌ای است که تضمین خواهد کرد کارهای درست را انجام می‌دهید.

هنگامی که آنقدر روی روش‌شناسی تمرکز می‌کنید که برای شما تبدیل به اولویت می‌شود، خطر از دست دادن این اهداف بوجود می‌آید.

کاری که اساسا در این راهنمای عملی انجام دادیم این است؛ چند تا از روش‌های برتر برنامه‌ریزی با فهرست‌ها را با نگاهی به ویژگی‌هایی که به نظر بیشترین ارزش را داشته باشند، کاوش کردیم. سپس یک سیستم برنامه‌ریزی با بکارگیری برخی از آن ویژگی‌ها ایجاد کردیم. اما بازدهی و سیستم‌های مدیریت زمان یک طرف تاریک نیز دارند: به آسانی در آنها گرفتار می‌شوید. آنقدر روی روش‌هایی که برای کمک به مدیریت در زمانمان ایجاد شده‌اند تمرکز می‌کنیم که شروع به تاثیرگذاری منفی روی بهره‌وری ما می‌کنند. این یک نسخه از مسئله‌ای است که در بخش پارادوکس بازدهی: چگونه برنامه‌هایتان مانع موفقیت شما می‌شوند؟ بحث کردیم. سیستم‌هایی که برای کمک به ما طراحی شده‌اند، ما را از عمل بازنگه‌می‌دارند.

سوم: به خود کمتر از زمانی که فکر می‌کنید نیاز دارید زمان بدهید. من در بخش چرا فهرست کارهای برنامه‌ریزی شدهٔ خود را به پایان نمی‌رسانید به قانون پارکینسون اشاره کردم. طبق آن قانون، «کار به اندازهٔ زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد.» تمایل داریم زمان زیادی برای به انجام رساندن کارها به خود بدهیم. متوجه خواهید شد که محدود کردن زمان اختصاص داده شده به هر کار، تمرکز شما را تقویت خواهد کرد و موجب بهره‌وری و بازدهی بیشتر خواهد شد.

دلیل ناتمام ماندن خیلی از «موارد» برنامه‌ریزی شده در پایان روز همین موضوع می‌باشد. آن‌ها در واقع پروژه‌اند. بیش از اندازه بزرگ هستند و می‌توانند ما را سردرگم کنند، که در نتیجه منجر به پشت گوش انداختن ما می‌شوند و نهایتاً آن‌ها را به روز بعد موکول می‌کنیم، که باز هم باعث آزار ما خواهد شد. اگر جهت تجزیهٔ پروژه‌ها به بخش‌های کوچک‌تر و کنترل‌پذیرتر وقت صرف نکنیم، این فرایند نابودگر انگیزه، احتمالاً هر روز تکرار می‌شود.

ساده‌ترین راه برای به انجام رساندن فهرست کارهای روزانه اختصاص دادن یک «چرا» به هر مورد موجود در آن می‌باشد. مشخص کنید که چرا باید آن را به انجام برسانید. دلیل هر کدام را کنارشان بنویسید.

بهتراست به این نکته اشاره کنم که تخلیهٔ مغزی کردن، قدم مهمی به سوی ایجاد یک برنامه موثر می‌باشد. اما این قدم اول است. پس از آنکه تمام کارهایی که به ذهنتان می‌رسد را نوشتید، باید آنها را طبق اهمیت، اولویت، مفاد و المان‌های دیگرشان سازماندهی کنید.

قانون پارکینسون را بخاطر بیاورید: «کار به اندازهٔ زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد.» اگر برای کارهای برنامه‌ریزی شدهٔ خود سررسید در نظر نگرفتید، از باقی ماندن آنها در فهرستتان تعجب نکنید.

اکثر افراد کارکردِ فهرست‌های کاری را اشتباه متوجه می‌شوند. آنها تصور می‌کنند که فهرست کارها، ابزاری است که باید در انجام همهٔ امور، به آنها کمک کند. اما برخلاف این تصور، یک برنامهٔ اصولی، توجه شما را روی کار درست متمرکز خواهد کرد و مانع از به حاشیه رفتن شما به خاطر موارد غیر ضروری می‌شود. برنامه شما ابزاری برای به انجام رساندن همه چیز نیست. بلکه وسیله‌ای است که تضمین خواهد کرد کارهای درست را انجام می‌دهید.

دانشجویی را در نظر بگیرید که باید برای یک امتحان آماده شود. مورد برنامه‌ریزی شدهٔ «مطالعه برای امتحان» ابهام‌آمیز است. «تمرین کردن روی مسائل صفحات ۱۷۱-۱۷۵» مؤثرتر خواهد بود چون به دانشجو وظیفهٔ مشخصی برای انجام می‌دهد.

بدون یک استراتژی اصولی برای مدیریت کارها، روزهایمان به شدت از کنترل خارج می‌شوند. همانطور که کارهای با اولویت بالا از سررسیدشان می‌گذرند، میزان استرس‌مان فوق‌العاده افزایش می‌یابد. در همین حال، جریان ثابتی از وظایف جدید از راه رسیده و خواستار توجه ما می‌شوند. با رشد فهرست کارهایمان و عبور آن از نقطه‌ای که پیش‌بینی می‌کردیم همه چیز را به انجام برسانیم، کم کم درچار سردرگمی می‌شویم. زندگی میلیون‌ها نفر به همین منوال است.

یک برنامهٔ اصولی، اولویت‌های اول روز را براساس اهمیت و ضرورتشان مشخص خواهد کرد.

چهارم، تشویق به پشت گوش انداختن می‌کنند. با شکست در تکمیل موارد برنامه‌ریزی شدهٔ خود روز به روز، به ذهنتان یاد می‌دهید تا این پیامد را بپذیرد. با گذشت زمان، عزم و انگیزهٔ خود جهت تکمیل کارها با ز

پربازده بودن به معنی اتمام فهرست بلندی از کارها نیست. بازدهی به معنی مشغول بودن نیست. بلکه به معنی تمرکز روی فعالیت‌های ارزشمند برای بدست آوردن اهدافتان است.

همهٔ ما وارد زمان‌هایی می‌شویم که احساسات منفی را تجربه می‌کنیم. این طبیعت انسان است. اما اهمیت دارد که درک کنیم چنین زمان‌هایی موقتی هستند. نهایتاً دید مثبتی که به ما اجازه می‌دهد از وضعیت بد خود رها شویم و کارها را به انجام برسانیم را مجدد به دست می‌آوریم.

«کار به اندازهٔ زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد.»

فهرستتان را از وظایف غیرضروری هرس کنید

شما در روز مقدار محدودی زمان برای به انجام رساندن کارها دارید. به این خاطر باید فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده‌تان را محدود کنید تا خود را با آن محدودیت تطبیق دهید. اگر فقط چهار ساعت در اختیار دارید، اطمینان پیدا کنید که برنامهٔ شما در این محدودیت زمانی قابل تکمیل است. در غیر اینصورت شکست خواهید خورد.

شما در روز مقدار محدودی زمان برای به انجام رساندن کارها دارید. به این خاطر باید فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده‌تان را محدود کنید تا خود را با آن محدودیت تطبیق دهید. اگر فقط چهار ساعت در اختیار دارید، اطمینان پیدا کنید که برنامهٔ شما در این محدودیت زمانی قابل تکمیل است. در غیر اینصورت شکست خواهید خورد.

نکته این است، تعریف کردن کارهایی که خیلی کلی هستند در تضاد با به پایان رساندن آنها می‌باشد. ابهام آنها مطمئناً باعث به تأخیر افتادنشان می‌شود. اگر در تکمیل کارهای برنامه‌ریزی شده مشکل دارید، بررسی کنید آیا می‌توانند به کارهای کوچک‌تر تجزیه شوند یا نه؟