بریده‌هایی از کتاب فرمول برنامه‌ریزی؛ راهنمایی برای ایجاد فهرست‌های کاری

قانون پارکینسون را بخاطر بیاورید: «کار به اندازهٔ زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد.»

تعریف کردن کارهایی که خیلی کلی هستند در تضاد با به پایان رساندن آنها می‌باشد. ابهام آنها مطمئناً باعث به تأخیر افتادنشان می‌شود. اگر در تکمیل کارهای برنامه‌ریزی شده مشکل دارید، بررسی کنید آیا می‌توانند به کارهای کوچک‌تر تجزیه شوند یا نه؟

به این حالت خستگی ناشی از تصمیم می‌گویند. خستگی ناشی از تصمیم شرایطی است که در آن توانایی کمتری در گرفتن تصمیمات خوب دارید زیرا به لحاط ذهنی از تصمیم‌گیری در سراسر طول روز به شدت خسته شده‌اید. به بیان دیگر، منابع شناختی‌تان تمام شده است. سوختتان به انتها رسیده است. درک این پدیده حائز اهمیت می‌باشد زیرا اثر فاجعه‌باری روی توانایی ما در چگونگی تخصیص زمانمان بین گزینه‌های موجود دارد. منطقمان کمتر می‌شود، تمرکز و توانایی در کنترل نیروهای انگیزشی کمتر خواهد شد. در نتیجه، تمایل بیشتری داریم تا فعالیت‌هایی را انتخاب کنیم که لذت فوری دارند، تا آنهایی که احتمالاً برای ما بهتر هستند، ولی تلاش بیشتری نیاز دارند. برای مثال، در پایان روز که از خستگی تصمیم رنج می‌بریم، به احتمال زیاد تلویزیون تماشا کنیم تا به باشگاه برویم. به احتمال زیاد یک بسته چیپس سیب‌زمینی بردایم تا یک سالاد آماده کنیم یا استیک بپزیم. ما تمایل به انتخاب راه آسان داریم.

ستون‌های اصلی سازنده، که در بخش چگونه برنامه‌ای کامل ایجاد کنیم؟ عنوان شدند، همیشه یکسان هستند. آنها برای ایجاد یک سیستم موثر ضروری‌اند. اما کاربری شما از آنها با من متفاوت خواهد بود. مهم‌ترین نکته این است که رویکردتان مکمل جریان کاری و شرایطتان باشد.

هدف اصلی فهرست کارهای برنامه‌ریزی شدهٔ شما کمک برای سازماندهی امور و پروژه‌هایتان، و توجه ویژه به موارد مهم است. اینکار به شما اجازه می‌دهد همه چیز را از ذهنتان بیرون کنید و احتمال فراموشی کارها کمتر می‌شود. با نوشتنشان، آنها را در یک مکان جمع خواهید کرد و یک دیدِ کلی، از بزرگترین اولویت‌هایتان بدست می‌آورید.

سیستم برنامه‌ریزی، شما را برای به انجام رساندن کارهای مهمتان یاری می‌رساند و به اهدافتان نزدیک‌تر می‌کند. وظیفهٔ آن حکمرانی به زندگی‌تان نیست.

پربازده بودن به معنی اتمام فهرست بلندی از کارها نیست. بازدهی به معنی مشغول بودن نیست. بلکه به معنی تمرکز روی فعالیت‌های ارزشمند برای بدست آوردن اهدافتان است.

به خاطر بسپارید: پربازده بودن به معنی اتمام فهرست بلندی از کارها نیست. بازدهی به معنی مشغول بودن نیست. بلکه به معنی تمرکز روی فعالیت‌های ارزشمند برای بدست آوردن اهدافتان است

قانون پارکینسون را بخاطر بیاورید: «کار به اندازهٔ زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد.» اگر برای کارهای برنامه‌ریزی شدهٔ خود سررسید در نظر نگرفتید، از باقی ماندن آنها در فهرستتان تعجب نکنید.

پربازده بودن به معنی مشغول نگه داشتن خود نیست. بلکه به معنی به انجام رساندن کارهای درست برپایهٔ اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدتتان است.

فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده بدون موعد مقررشده یک فهرست آرزوهاست.

ساده‌ترین راه برای به انجام رساندن فهرست کارهای روزانه اختصاص دادن یک «چرا» به هر مورد موجود در آن می‌باشد. مشخص کنید که چرا باید آن را به انجام برسانید. دلیل هر کدام را کنارشان بنویسید.

چشم‌پوشی کردن از آن برای یک یا دو روز می‌تواند تأثیر مخربی داشته باشد. زمانی که یک روز از انجام برنامهٔ خود چشم‌پوشی می‌کنید، چشم‌پوشی کردن در روزهای آتی هم راحت‌تر می‌شود.

به خاطر بسپارید، پربازده بودن به معنی مشغول نگه داشتن خود نیست. بلکه به معنی به انجام رساندن کارهای درست برپایهٔ اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدتتان است.

روی کارهایی تمرکز کنید که با توجه به اهدافتان بالاترین اولویت را دارند.

نگه داشتن دلایل انجام کارها در ذهنتان کفایت نمی‌کند. باید آن‌ها را یادداشت نمایید. انجام این کار تأثیر بسزایی خواهد داشت. دلیل نوشته شده واقعی‌تر از دلیلی است که در ذهنتان می‌پرد.

یکی از ضعف‌های بزرگ در اکثر برنامه‌ها کمبود مفهوم برای وظایف مختلف است. کارها بدون اشاره‌ای به زمانی که جهت تکمیل نیاز دارند، اولویتشان، و نقش‌هایی که در به دست آوردن اهداف خاصی بازی می‌کنند، نوشته می‌شوند.

به خاطر بسپارید: پربازده بودن به معنی اتمام فهرست بلندی از کارها نیست. بازدهی به معنی مشغول بودن نیست. بلکه به معنی تمرکز روی فعالیت‌های ارزشمند برای بدست آوردن اهدافتان است.

مطالعات نشان می‌دهد که استرس و ترس مزمن می‌تواند کاملاً نحوهٔ عملکرد مغز را تغییر دهد. هنگامی که هورمون‌های استرس، مانند کورتیزول، افزایش پیدا می‌کنند، توانایی ما در پردازش افکار و اتخاذ تصمیم‌های منطقی تحت تأثیر قرار می‌گیرد.

وظایف کوچک، مواردی هستند که تکمیل آنها کمتر از ۱۰ دقیقه طول می‌کشد. هدف، جمع‌آوری آنها و رسیدگی در طول یک جلسه کاری می‌باشد. کارهای کوچک به فهرست کارهای روزانه شما تعلق ندارند. به یاد بیاورید، فهرست روزانه شما باید به ۷ مورد محدود شود. فضای موجود را برای وظایف با ارزش بالا که نیاز به زمان بیشتری برای تکمیل دارند (حداقل ۱۵ دقیقه) ذخیره کنید. همچنین وظایف کوچک هم نباید در فهرست اصلی شما باقی بمانند. آنها فقط فهرست اصلیتان را بهم می‌ریزند. در عوض، آنها را در فهرست دسته‌بندی شده جداگانه قرار دهید. هنگامی که زمان اضافی دارید، چند تا از آنها را جهت انجام انتخاب کنید. پس از تکمیلشان روی آن موارد خط بکشید.