بریده‌هایی از کتاب فرمول برنامه‌ریزی؛ راهنمایی برای ایجاد فهرست‌های کاری

اگر موردی بیشتر از یک اقدام نیاز دارد، آن مورد یک پروژه هست که می‌تواند- و بهتر است- تجزیه شود. با تجزیهٔ آن‌ها، تمرکزتان بهبود می‌یابد و از سریع‌تر به انجام رسیدن کارهایتان لذت خواهید برد.

اهداف خود را بنویسید. با اینکار احتمال رها کردن آنها کاهش می‌یابد.

پربازده بودن به معنی مشغول نگه داشتن خود نیست. بلکه به معنی به انجام رساندن کارهای درست برپایهٔ اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدتتان است.

برنامه به شما نشان می‌دهد که کجا وقتتان را صرف کنید. متوجه خواهید شد که کدام کارها اولویت بالاتری نسبت به بقیه دارند، و نیازمندِ وقت و توجه فوریتان هستند.

قانون پارکینسون را بخاطر بیاورید: «کار به اندازهٔ زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد.»

نکته این است، تعریف کردن کارهایی که خیلی کلی هستند در تضاد با به پایان رساندن آنها می‌باشد. ابهام آنها مطمئناً باعث به تأخیر افتادنشان می‌شود. اگر در تکمیل کارهای برنامه‌ریزی شده مشکل دارید، بررسی کنید آیا می‌توانند به کارهای کوچک‌تر تجزیه شوند یا نه؟

بسیاری از فهرست‌ها بیش از حد طولانی و دارای انبوهی از کارهای برنامه‌ریزی شده هستند. از آن‌جایی‌که می‌دانیم هیچ‌وقت قادر نخواهیم بود به همهٔ کارهایمان برسیم، دچار استرس می‌شویم. مجبور خواهیم شد که آن‌ها را به روز بعد انداخته یا برای همیشه رهایشان کنیم.

هرچه گزینه‌های بیشتری داشته باشیم، توانایی کمتری در تصمیم‌گیری بین آنها خواهیم داشت و در نتیجه اضطراب بیشتری تجربه خواهیم کرد.

احساسات منفی مثل ترس، عصبانیت، احساس گناه می‌توانند تمرکز و به انجام رساندن کارها را تقریباً غیرممکن سازند.

مواجه شدن با فهرست طولانی از گزینه‌ها، احتمالا شما را از کار انداخته یا وادار به انجام فعالیت‌های کم‌ارزشی، مثل چک کردن فیسبوک کند. این همان چیزیست که روانشناس بری شوارتز (Barry Schwartz) آن را «پارادوکس انتخاب» می‌نامد. هرچه گزینه‌های بیشتری داشته باشیم، توانایی کمتری در تصمیم‌گیری بین آنها خواهیم داشت و در نتیجه اضطراب بیشتری تجربه خواهیم کرد.

هیچ سیستم برنامه‌ریزی کاملی وجود ندارد. رویکردی که برای دیگران کار می‌کند شاید برای شما به خوبی کار نکند.

. اگر در باثبات بودن مشکل دارید، پیشنهاد می‌کنم از استراتژی «جری سینفلد» (Jerry Seinfeld) استفاده کنید. طرز کار آن اینگونه است (تاریخچهٔ این استراتژی را هم تا لحظاتی بعد توضیح می‌دهم): نخست، ۱۰ قدم ایجاد سیستم برنامه‌ریزی مؤثر را بیاموزید. (این قدم‌ها در بخش چگونه برنامه‌ای کامل ایجاد کنیم؟ با جزئیات دقیق توضیح داده شده است.) دوم، هشت توصیه را به خاطر بسپارید تا مطمئن شوید سیستم‌تان تا مدت‌ها به خوبی اجرا می‌شود (این هشت توصیه در این بخش با عنوان چگونه از یک سیستم برنامه‌ریزی با کارکرد درست نگهداری کنید؟ یافت می‌شوند). سوم، یک تقویم دیواری که تمام سال را در یک برگ نشان می‌دهد خریداری نمایید. همچنین، یک خودکار قرمز هم بخرید. در نهایت، قدم‌ها و توصیه‌هایی که آموختید را در فهرست اصلیتان، فهرست‌های بر پایه مفاد، و فهرست کارهای روزانهٔ خود، هر روز به کار بگیرید. هرروز که اینکار را با موفقیت به انجام رساندید، روی تقویم، آن روز را با خودکار قرمز خط بزنید.

تصمیمات عهد و پیمان هستند. آن‌ها با کارهای برنامه‌ریزی شدهٔ عادی فرق می‌کنند چراکه معمولاً نیاز به تغییری در عادت دارند. مثلاً، ممکن است به خود قول دهید که «ورزش کنید»، «وزنتان را کم کنید»، یا «اسپانیایی یاد بگیرید». البته که داشتن چنین هدف‌هایی خوب می‌باشد، اما آن‌ها را با کارهای عملی اشتباه نگیرید. همهٔ تصمیمات را از فهرست کارهای اصلی خود حذف کنید. آن‌ها به اینجا تعلق ندارند. در عوض آن‌ها را در فهرست جداگانه‌ای به نام «اهداف سبک زندگی» قرار دهید و همانند پروژه‌ها با آن‌ها رفتار کنید. سپس، هر وقت آمادهٔ انجام یکی از آنها هستید، فهرست جداگانه‌ای برای آن ایجاد کرده و آن را به کارهای عملی و کوچک تجزیه کنید و برای آنها سررسید تعیین کنید.

دلسرد کننده هستند. هرروز را با دانستن این حقیقت که در تکمیل کارهایتان ناکام بوده‌اید به پایان می‌رسانید. پیامد تجربهٔ چندین بارهٔ این حس می‌تواند انگیزهٔ شما را از بین ببرد.

اگر ندانید به انجام رساندن چیزی چه مقدار طول خواهد کشید، چقدر اهمیت دارد، و چگونه در دستیابی به اهداف‌تان کمک می‌کند، چگونه می‌توانید متوجه شوید که آیا باید روی آن کار کنید یا نه؟ اگر ندانید جهت انجام آن به منابع خاصی نیاز دارید یا نه، چگونه می‌توانید متوجه شوید آیا اصلاً کار روی آن در این نقطهٔ خاص از زمان امکان‌پذیر است

بهترین راه برای آنکه هرروز خروجی خود را به حداکثر برسانید این است که فهرست کارهای خود را با تقویمتان ترکیب کنید.

بیشتر افراد صرفا با یک فهرست بلندبالایی که روز به روز با اضافه شدن موارد جدید بزرگتر می‌شود، کار می‌کنند. این عمل می‌تواند نافرجام باشد چراکه هیچ پایان مشخصی وجود ندارد. کسانی که با این روش کار می‌کنند هیچ‌وقت موفق به تکمیل برنامه‌هایشان نمی‌شوند، بنابراین همیشه حس می‌کنند که بدون هیچ پیشرفتی فقط دست و پا می‌زنند.

همینقدر کافیست که بدانیم انجام تخلیهٔ مغزی و کار از روی یک فهرست جامع، ایدهٔ افتضاحی می‌باشد.

اهدافمان، ما را وادار به عمل می‌کنند. وقتی قادر هستیم نتیجه مثبت تکمیل یک کار خاص را پیش‌بینی کنیم، کمتر تمایل به پشت گوش انداختن آن داریم. اگر تمام متغیرهای دیگر برابر باشند، هرچه بیش‌تر دربارهٔ نتیجه کار یقین داشته باشیم، احتمال بیش‌تری وجود دارد که آن را انجام دهیم.

باور داشته باشید که برنامهٔ شما نقش فوق‌العاده ضروری در پیشرفت روزتان دارد. یک سیستم مؤثر علاوه بر اینکه کمک می‌کند در جریان کاریتان بمانید، بلکه کمک می‌کند زندگی روزمرهٔ خود را هم مدیریت کنید.