بریده‌هایی از کتاب مدیریت زمان: شیوه‌های کاربردی برای بهره‌گیری موثر از وقت‌

اصل پارتو در سال ۱۸۹۵ ویلفردو پارتو (اقتصاددان ایتالیایی) به این نتیجه رسید که قانون ۲۰/۸۰ را می‌توان به انواع سرمایه‌های منقول و غیرمنقول و حتی نحوه توزیع ثروت در کشورهای مختلف بسط داد. وی با سال‌ها پژوهش به این نتیجه رسید که ۲۰ درصد از افراد و خانواده ها- که پارتو آنها را «اقلیت مهم» می‌نامید- ۸۰ درصد از ثروت را در سراسر اروپا در دست دارند. به نظر می‌رسد قانون ۲۰/۸۰ در همه جنبه‌های حیات بشر، به ویژه تکالیف و مسئولیت‌های مختلف صدق می‌کند. به کلامی دیگر، ۲۰ درصد از کاری که انجام می‌دهید ۸۰ درصد از کل ارزشی را که با کار کردن به دست می‌آورید ایجاد می‌کنند.

نتیجه‌ای که در این مدت به آن رسیده‌ام ساده بود: اساس مدیریت زمان عبارت است از تعیین تکالیف اصلی‌ای که در حال حاضر می‌توانید انجام دهید، سپس بهره‌گیری از فنون و ابزارها برای دست به کار شدن و انجام یک کار و ادامه دادن آن تا مرحله‌ای که کار مربوطه تکمیل شود. در فصل گذشته در مورد شیوه ABCDE توضیح دادم. این شیوه یکی از مؤثرترین روش‌های موجود برای تعیین اولویت است. علاوه بر این شیوه، ابزارهای دیگری نیز برای تعیین اولویت وجود دارد.

فصل هشتم: اولویت‌هایی مشخص تعیین کنید به مدت بیش از سی سال به مطالعه در مورد مدیریت زمان پرداخته‌ام. در این مدت صدها کتاب و مقاله در این مورد خوانده‌ام، به انواع برنامه‌های شنیداری در این خصوص گوش داده‌ام و در سمینار‌های مختلفی شرکت کرده‌ام. با استفاده از مطالبی که از این راه آموختم، کتاب‌هایی در مورد مدیریت زمان نوشته‌ام که در سطح دنیا پرفروش بوده‌اند. همچنین برنامه‌های آموزشی دیداری و شنیداری مختلفی در این باره تهیه کرده‌ام و سمینارها و کارگاه‌هایی را در سراسر دنیا ترتیب داده‌ام.

تعداد کارهایی که باید به انجام برسانید بیش از اندازه زیاد است. هرگز نمی‌توانید تکالیف و مسئولیت‌های فعلی خود را به‌طور کامل به انجام برسانید، چه برسد به اینکه بخواهید تکالیف و مسئولیت‌های جدیدی را که هر روز با آنها مواجه می‌شوید، بپذیرید. در عوض می‌توانید واژه نه را به‌کار ببرید. خیلی زود و تا جایی که می‌توانید از این واژه استفاده کنید. به این ترتیب در مدت بسیار کوتاهی می‌توانید زمان خود را به‌طور کامل تحت اختیار خود در آورید.

اگر دیگران از شما درخواست کمک یا انجام کاری را کردند، ابتدا از خودتان بپرسید: «آیا این کار ارزشمندترین استفاده از زمان برای من است؟» اگر پاسخ این سئوال منفی باشد، با لحنی محترمانه به طرف مقابل بگویید: «ممنون که از من سئوال کردید. اجازه دهید تا به برنامه‌ام نگاه کنم و ببینم آیا می‌توانم به شما کمک کنم یا خیر.» می‌توانید ۲۴ ساعت منتظر بمانید سپس با فرد مذکور تماس بگیرید و به او بگویید که متاسفانه در حال حاضر گرفتار چند کار با فوریت هستید و نمی‌توانید به او کمک کنید. از او برای اینکه از شما درخواست کمک کرده بود تشکر کنید و به او بگویید شاید وقتی دیگر که سرتان خلوت شد بتوانید به او کمک کنید. به یاد داشته باشید تنها آنگاه می‌توانید مهار زمان خود را در دست داشته باشید که دیگر کارهای کم‌ارزش را انجام ندهید.

نانسی ریگان روزگاری گفته بود: «فقط کافی است بگویید نه!» فقط کافی است به فعالیت‌هایی که بیشترین ارزش را برای زمانی که به آنها اختصاص می‌دهید به همراه ندارند نه بگویید. واژه «نه» بهترین کلمه در مدیریت زمان برای صرفه‌جویی در زمان است. اگر از این واژه استفاده کنید، کم کم نه گفتن برایتان ساده‌تر هم می‌شود. به یاد داشته باشید که انسان‌ها عامل اصلی هدررفتن زمان هستند.

فهرستی از کارهایی که نباید انجام دهید تهیه کنید درست همان طور که باید فهرستی از کارهایی که باید هر روز انجام دهید تهیه کنید، باید فهرستی هم از کارهایی که نباید انجام داد بنویسید تا به این ترتیب از مسیر اصلی منحرف نشوید. از پیش باید در مورد کارهایی که نمی‌خواهید انجام دهید تصمیم بگیرید و به این ترتیب در برابر وسوسه انجام آنها در مواردی که در برابرتان پدیدار می‌شوند مقاومت کنید.

برای کار خود برنامه‌ریزی کنید و بر اساس برنامه کار کنید هرگز کاری را که در فهرست‌تان وجود ندارد انجام ندهید. اگر کار یا پروژه جدیدی برایتان پیش آمد، پیش از دست به کار شدن برای انجام آن، کار مربوطه را در فهرست خود نوشته و اولویتی برای آن تعیین کنید. اگر فعالیت‌ها و ایده‌های جدید را یادداشت نکنید و در مقابل به چنین امور غیرمترقبه‌ای پاسخ دهید، پس از مدتی به سرعت روند کنترل امور روزانه از دست‌تان خارج می‌شود و به این ترتیب بیشتر وقت خود را باید به انجام کارهای بدون ارزش یا کم ارزش سپری خواهید کرد. به‌کارگیری یک سیستم مدیریت زمان بسیار بهتر از عدم به‌کارگیری آن است.

انسان‌ها از انجام کارهای مشخص به شکلی مشخص احساس راحتی می‌کنند. حتی پس از اینکه به رتبه بالاتری در سازمان و شغل خود دست یافتند، باز هم دوست دارند کارهای قبلی خود را که دیگر ضروری نیستند و دیگران هم می‌توانند آنها را انجام دهند به انجام برسانند. از خودتان بپرسید «چه می‌شود اگر اصلاً این کار را انجام ندهم؟» اگر عدم انجام آن کار تاثیری بر فعالیت اقتصادی و شغلتان ندارد یا این تاثیر بسیار ناچیز است، باید هر چه زودتر آن را کنار بگذارید.

تا حد امکان تفویض اختیار کنید دوباره به شیوه ABCDE باز می‌گردیم. فعالیت نوع D کاری است که می‌توانید آن را به فردی دیگر تفویض کنید. قاعده کلی این است که تا جایی که امکان دارد این نوع کارها را به دیگران بسپارید تا وقت بیشتری برای انجام فعالیت‌های نوع A داشته باشید. فراموش نکنید که فعالیت‌های نوع A و تکمیل موفق آنها، تعیین‌کننده روند کلی موفقیت شغلی شما خواهد بود. فعالیت نوع E کاری است که بهتر است آن را کنار گذاشته، اصلاً انجامش ندهید. تنها وقتی می‌توانید افسار زمان خود را در دست بگیرید که کارهایی را که انجام آنها ضروری نیست به انجام نرسانید

افراد غیرموثر به صورت ناخودآگاه عادت‌های بدی برای خود شکل می‌دهند سپس این عادت‌ها زندگی آنها را به سمت نامطلوبی هدایت می‌کنند. بسیاری از افراد گرفتار عادت‌هایی همچون حضور دیرهنگام در محل کار، انجام فعالیت‌های کم‌ارزش و یا بی‌ارزش و هدردهنده زمان می‌شوند. به محض این که چنین افرادی به محل کار می‌رسند، با فردی دیگر شروع به صحبت می‌کنند، روزنامه می‌خوانند، به بررسی ایمیل‌های خود می‌پردازند، برای خود چای یا قهوه می‌ریزند و خلاصه به راحتی زمان خود را تلف می‌کنند. هر کاری که بارها و بارها انجام دهید، برایتان به یک عادت بدل می‌شود. جای بسی تاسف است که امروزه بسیاری از افراد در محل کار به انجام کارهایی که هیچ تاثیر مثبتی بر روی شغل یا شرکتشان ندارد و تنها اتلاف وقت محسوب می‌شود عادت کرده‌اند. اجازه ندهید این امر برای شما هم روی دهد.

موانع اصلی بهره‌وری موسسه بین‌المللی رابرت هاف تخمین زده که چیزی حدود ۵۰ درصد از ساعات کاری صرف فعالیت‌های نوع C یعنی اموری که هیچ‌گونه بازدهی برای فعالیت اقتصادی به همراه ندارد می‌شود. انسان‌ها پیرو عادت‌های خود هستند. افراد مؤثر عادت‌های خوبی برای خود شکل می‌دهند و بر اساس این عادت‌های مثبت زندگی می‌کنند.

تکالیفی را که بهتر است انجام دهید با حرف B مشخص کنید. انجام (یا عدم انجام) کارهای B نتایج متوسطی به همراه دارند. این دسته از فعالیت‌ها اهمیت کمتری نسبت به فعالیت‌های نوع A دارند. البته باید این قاعده را فراموش نکنید که تنها پس از انجام همه فعالیت‌های A می‌توان به سراغ فعالیت‌های B رفت. فعالیت‌های C آنهایی هستند که انجام آنها خوشایند است، اما نتیجه‌ای (خوب یا بد) به همراه ندارد. برای نمونه گپ‌زدن با همکاران، نوشیدن یک فنجان قهوه اضافه یا چک‌کردن ایمیل، کارهایی هستند که انجام آنها سرگرم‌کننده و لذت‌بخش است، اما انجام یا عدم انجام آنها هیچ‌گونه تاثیری در میزان بازدهی شغلی شما ندارد.

ابتدا فهرستی از تمام کارهایی که باید فردا انجام دهید تهیه کنید. سپس کنار تک‌تک موارد موجود در این فهرست یکی از حروف A، B، C، D و یا E را یادداشت کنید. موردی را که حتماً باید انجام دهید با حرف A مشخص کنید. این موارد بسیار مهم هستند و انجام و عدم انجام آن نتایج جدی به همراه دارد. در کنار تکالیف و فعالیت‌هایی که باید در طول روز به انجام برسانید تا بتوانید به مسئولیت‌های خود عمل کنید علامت A را درج کنید.

شیوه ABCDE پس از اینکه فهرست کارهایی را که باید روز بعد انجام دهید تهیه کردید، با شیوه ABCDE تک‌تک فعالیت‌های موجود در آن را اولویت‌بندی کنید. هدف نهایی از مدیریت زمان، دستیابی به نتایج بیشتر و بهتر است. اهمیت یک کار به پیامدهای انجام یا عدم انجام آن بستگی دارد. وقتی اولویت‌هایی تعیین می‌کنید، باید این اصل را به تک‌تک کارهایی که فهرست کرده‌اید اعمال کنید و همیشه در ابتدا کاری که بیشترین نتیجه را به همراه دارد به انجام رسانید. استفاده از شیوه ABCDE می‌تواند به شما برای انجام این مهم یاری رساند.

کارشناسان مدیریت زمان به این نتیجه رسیده‌اند که نوشتن فهرست تمام کارهای یک روز تنها دوازده دقیقه زمان می‌برد. اما این کار سبب می‌شود ده برابر این زمان از وقت کارکردن شما کاسته شود و به این ترتیب بهره‌وریتان به‌طور قابل توجهی افزایش یابد. به کلامی دیگر، ۱۲ دقیقه‌ای که صرف تهیه فهرست کارهای روزانه می‌کنید موجب صرفه‌جویی دو ساعته در زمان و افزایش بهره‌وری می‌شود. انجام این کار ساده، نتیجه بسیار خوشایندی به همراه دارد.

خواب بهتری داشته باشید بسیاری از افراد در رختخواب به خود می‌پیچند و سعی می‌کنند کارهایی را که باید فردا انجام دهند به خاطر سپرده، فراموش نکنند. اگر پیش از خوابیدن فهرستی تهیه کنید و تمام مواردی را که برای فردا برنامه‌ریزی کرده‌اید یادداشت کنید، خوابی بهتری داشته، صبح هنگام نیز شاداب‌تر از خواب برخواهید خواست.

به این ترتیب وقتی خواب هستید، ذهن ناخودآگاه شما روی آن تمرکز کرده و وقتی صبح از خواب بیدار می‌شوید، به ایده‌ها و نکته‌هایی دست می‌یابید که می‌تواند به دستیابی هر چه بهتر به مهم‌ترین اهداف موجود در فهرست کمک کند. به عنوان آخرین کار در هر روز، زمانی را به برنامه‌ریزی برای روز بعد اختصاص دهید. در مطالعه‌ای که بر روی پنجاه مدیر موفق شرکت‌های مختلف انجام شد، چهل و نه نفر از آنها بهترین سیستم مدیریت زمان از نظر خود را استفاده از قلم و کاغذ و نوشتن کارها پیش از دست به کار شدن می‌دانستند.

فصل هفتم: فهرست کارهای روزانه‌ای را که باید به انجام رسانید یادداشت کنید شاید مؤثرترین ابزار برای مدیریت زمان، فهرست روزانه‌ای است که به عنوان طرح اولیه برای کارهای هر روز استفاده می‌شود. همه افرادی که زمان خود را به خوبی مدیریت می‌کنند، روی کاغذ فکر می‌کنند و هر روز کارهایی را که در فهرست روزانه خود نوشته‌اند به انجام می‌رسانند. درست همانند یک خلبان که پیش از بلندشدن از باند فرودگاه باید به بررسی تک‌تک موارد موجود در چک لیست خود بپردازد، مدیران کارآمد هم هر روز پیش از آغاز کار، چند دقیقه‌ای را صرف تهیه فهرست کارهای روزانه خود می‌کنند. بهترین زمان برای تهیه فهرست کارهای روانه، شب قبل است.

همیشه به یاد داشته باشید که شگفت‌انگیز‌ترین استعدادی که در اختیار دارید، فکرکردن و به ویژه فکرکردن پیش از اجرای کارها است. هر قدر زمان بیشتری را به فکرکردن و برنامه‌ریزی روی کاغذ اختصاص دهید، به نتایج بهتری دست یافته، سریع‌تر به نتایج مد نظر خود می‌رسید.