بریده‌هایی از کتاب مدیریت زمان: شیوه‌های کاربردی برای بهره‌گیری موثر از وقت‌

باید برای تک‌تک گام‌های بزرگ و کوچک لازم برای تکمیل پروژه، مسئولیتی را به فردی اختصاص دهید. از خودتان بپرسید چه کسی قرار است این تکلیف را به انجام رساند؟ این تکلیف چه وقت به انجام می‌رسد و چه معیاری برای ارزیابی کیفیت آن تعریف شده است؟ همیشه این پرسش‌ها را مطرح کنید. هرگز فرض را بر این نگذارید که افرادتان از کاری که باید انجام دهند آگاهی کامل دارند، مگر اینکه آن را به صورت شفاف برای آنها تشریح کرده باشید.

اهداف شفاف برای همه اهداف شفاف و مکتوب برای تک‌تک افراد دخیل در پروژه، بسیار بهتر از اعلام شفاهی این اهداف به افراد و نیت خوب آنها برای انجام درست کارها است. اهدافی شفاف، مشخص، قابل سنجش و دارای محدودیت زمانی تعیین کنید. به یاد داشته باشید هر آنچه مورد سنجش قرار می‌گیرد به انجام می‌رسد. یک هدف بدون مهلت زمانی در واقع یک هدف نیست و درحد یک حرف باقی می‌ماند.

همیشه قانون مورفی را به یاد داشته باشید که می‌گوید: «هر چیزی که ممکن است سبب بروز مشکل شود، حتماً مشکل‌ساز خواهد شد.» یک مدیر کارآمد همیشه فرض را بر این می‌گذارد که در مسیر انجام یک کار بر اساس برنامه زمانی مورد توافق، با مشکلات، موانع و تاخیرهای غیرمنتظره‌ای روبه‌رو خواهد شد. این رویدادهای ناخوشایند، بخشی طبیعی و معمول از زندگی شغلی هر فرد محسوب می‌شود. شما باید توجه خود را به این وقفه‌های ایجاد شده در مسیر انجام پروژه و حل مسائل یا موانعی که ممکن است پیش آید معطوف کنید.

نمودار پِرت تمام گام‌های لازم و زمان برای اتمام هر یک از این گام‌ها را که برای دستیابی به هدف لازم است به صورت تصویری به نمایش در می‌آورد. این شیوه توسط اکثر شرکت‌ها و مدیران اثربخش و کارآمد در سراسر دنیا استفاده می‌شود. نمودار پرت به شما این امکان را می‌دهد تا راه‌های مختلفی را که برای انجام کار به شکلی بسیار کارآمد لازم است به راحتی مشاهده کنید. خوشبختانه در اینترنت می‌توانید انواع سبک‌ها و شکل‌های مختلفی از این نوع نمودار را بیابید. یک نمونه از این نمودار در تصویر شماره یک نمایش داده شده است

از نمودار پِرت استفاده کنید پروژه یا کاری را که می‌خواهید به انجام برسانید در قالب تصویری ترسیم کنید تا هم خودتان و هم دیگران بتوانید در یک نگاه همه جزئیات آن را ببینید. ابتدا اهدافی را که مد نظر داشته، اشتیاق برای دستیابی به آن دارید تعیین کنید. در گام نخست، انتهای کار را تصور کنید. وقت بگذارید تا نتیجه دلخواه خود را با فرض این که همه چیز به صورت ایده‌آل پیش برود به‌طور دقیق و شفاف تعیین کنید. سپس از آینده به حال برگردید. فهرستی از گام‌های ضروری و به ترتیب زمان که می‌تواند شما را از موقعیت فعلی به موقعیتی که مد نظر دارید برساند تهیه کنید.

باز هم قاعده‌ای که پیش از این گفتیم در اینجا صادق است: هر یک دقیقه‌ای که صرف برنامه‌ریزی و تهیه چک لیست می‌کنید، به کاهش ۱۰ دقیقه‌ای زمان اجرا و تکمیل کار می‌انجامد. این هم نمونه دیگری از تفکر آهسته است که می‌تواند به‌طور چشمگیری اثربخشی و نتیجه کار و در نهایت ارزش‌ شما برای کسب‌و‌کارتان را افزایش دهد.

فصل ششم: پروژه‌های خود را در قالب نمودار رسم کنید بیشتر فعالیت‌های اقتصادی دربردارنده اجرای یک ‌سری از پروژه‌ها است. توانایی شما برای تکمیل پروژه‌های مختلف تا حد زیادی تعیین‌کننده موفقیت شغلی شما خواهد بود. عملیاتی را که دارای انبوهی از بخش‌های مختلف است «پروژه» می‌نامند. انجام یک سری کارهای کوچک به تکمیل یک پروژه می‌انجامد. شاید ارزشمندترین وسیله‌ای که می‌تواند اثربخشی شما و نیز احتمال دسترسی به موفقیتتان را به حداکثر رساند، چک لیست باشد. یک چک لیست مجموعه‌ای از گام‌های ضروری برای انجام یک کار است که آن را پیش از دست به کارشدن برای انجام کار تهیه می‌کنید.

۴- از میان همۀ افرادی که می‌توانند به شما در دستیابی به هدفتان کمک ‌کنند، چه کسی از همه مهم‌تر است؟ به ‌ازای کمک و همکاری این فرد، چه چیزی می‌توانید به او (آنها) بدهید تا به این ترتیب هر چه سریع‌تر به اهداف مهم خود دست یابید. مهم‌ترین پروژه‌ها در کسب‌و‌کار و دنیای اطرافمان توسط افرادی به انجام می‌رسد که پیش از آغاز کار، برنامه‌هایی با جزئیات کامل طراحی می‌کنند. برای خودتان و کسب‌وکارتان برنامه‌هایی مکتوب تهیه کنید سپس تک‌تک این برنامه‌ها را دنبال کنید تا سرانجام به موفقیت دست یابید.

۳- به کمک و همکاری چه افراد، گروه‌ها یا سازمان‌هایی برای دستیابی به هدفتان نیاز دارید؟ گاهی اوقات یک نفر می‌تواند به شما ایده‌ها و اطلاعاتی بدهد و یا دری را در برابرتان بگشاید و به شما کمک کند تا به چیزی بسیار فراتر از آنچه در ابتدا می‌اندیشیدید دست یابید. به همین دلیل است که بسیاری از فعالان اقتصادی، پروژه‌های مشترکی را با رقیبان خود به انجام می‌رسانند یا با آنها وارد شراکت راهبردی می‌شوند تا به این ترتیب هر یک از آنها بتوانند محصولات و خدمات خود را به مشتریان یکدیگر ارائه کنند.

جاش بیلینگز می‌گفت: «چیزی که انسان می‌داند سبب آزارش نمی‌شود، بلکه آنچه می‌داند و درست نیست دردسرساز است.»

۲- چه معلومات، مهارت‌ها یا اطلاعات اضافه‌ای نیاز دارید تا بتوانید به هدف خود دست یافته یا پروژه خود را کامل کنید؟ این جمله را به خاطر داشته باشید که «هر آنچه در گذشته شما را به این‌جا رسانده دیگر نمی‌تواند سبب پیشرفت بیشتر شما شود.» کجا می‌توانید معلومات و مهارت‌های لازم برای دستیابی به هدفتان را پیدا کنید؟ آیا می‌توانید اطلاعات و معلومات مد نظر خود را اجاره کرده یا خریداری کنید؟ آیا باید خودتان مهارت جدیدی بیاموزید تا بتوانید از همه توان خود برای کارتان استفاده کنید. در فرآیند دستیابی به هدف، به چه اطلاعات دیگری برای اتخاذ تصمیم درست نیازمندید؟

به محض اینکه هدف بزرگ‌تری را برای خود و کسب‌و‌کارتان تعیین کردید، باید به چهار پرسش مهم پاسخ دهید: ۱- چه موانع و مشکلاتی بین شما و دستیابی به اهدافتان قرار دارد؟ چرا تاکنون به هدفتان دست نیافته‌اید؟ چه چیزی مانع حرکت شما می‌شود؟ چه چیزی راه شما را دشوار ساخته است؟ چه مشکلاتی را باید حل کنید و چه موانعی را باید پشت سر بگذارید تا بتوانید در پایان به اهداف خود دست یابید؟ در میان همه مشکلات پیش روی، کدام ۲۰ درصد از آنها برابر با ۸۰ درصد سایر موانع پیش روی برای دستیابی به هدفتان است؟

برنامه‌ریزی برای دستیابی به هدف شاید بتوان گفت که «شفافیت» واژه‌ای است که بیشترین ارتباط را با موفقیت دارد. افراد موفق درک شفافی از خود و هدف خود در جنبه‌های مختلف زندگی دارند. افراد موفق علاوه بر اهداف مکتوب، برنامه کاری نوشته شده‌ای دارند و هر روز آن را دنبال می‌کنند.

برنامه‌های خود را به صورت منظم و به ویژه در مواردی که با ناکامی یا مانع روبه‌رو می‌شوید بازبینی کنید. در بسیاری از موارد لازم است با دریافت اطلاعات یا بازخوردهای جدید، برنامه‌های خود را بازبینی کنید. به یاد داشته باشید تقریباً هر برنامه‌ای در خود نقص‌هایی کوچک یا بزرگ دارد. به‌طور پیوسته به بررسی برنامه‌های خود بپردازید. با بازبینی مرتب و روزانه برنامه‌های خود می‌توانید به ایده‌ها یا چشم‌اندازهای جدیدی برای تکمیل سریع‌تر کار پیش روی یا انجام بهتر آن دست یابید. کار بدون برنامه‌ریزی، دلیل همه شکست‌ها است. در برابر وسوسه‌ برای دست به کار شدن پیش از برنامه‌ریزی کامل مقاومت کنید.

جمله معروفی از هنری فورد وجود دارد که می‌گوید: «بزرگ‌ترین اهداف را می‌توان با تقسیم آن به گام‌های کوچک به انجام رساند.» سپس باید اولویت هر یک از موارد فهرست خود را مشخص کنید. به این نکته توجه داشته باشید که ۲۰ درصد از موارد موجود در فهرست، اهمیت و ارزشی معادل با ۸۰ درصد باقی‌مانده موارد دارد. تعیین اولویت‌ها به شما امکان می‌دهد تا بدون بر هم خوردن تمرکز، بر روی موارد کلیدی تمرکز کنید. گوته (شاعر آلمانی) می‌گفت: «اموری که بیشترین اهمیت را دارند، نباید تحت شعاع امور با اهمیت کمتر قرار گیرند.»

ابتدا فهرستی از فعالیت‌های مختلف را بر اساس ترتیبی که باید به انجام برسند تهیه می‌کنید. برای این کار باید ابتدا نخستین گامی را که باید به انجام رساند قرار داد و به همین ترتیب تا آخرین گام لازم برای تکمیل پروژه را پشت سر هم نوشت.

پس از اینکه هدف خود را به‌طور دقیق مشخص کردید، باید فهرستی از تمام کارهایی که فکر می‌کنید برای دستیابی به هدف باید به انجام رسانید تهیه کنید. هر گاه نکته جدیدی به ذهنتان رسید، آن را یادداشت کنید تا به این ترتیب فهرست‌تان تکمیل شود. فهرست خود را بر اساس ترتیب انجام و نیز بر اساس اولویت مرتب کنید.

یک قانون کلی وجود دارد و آن هم اینکه هر یک دقیقه‌ای که صرف برنامه‌ریزی می‌کنید، زمان اجرا را تا ده دقیقه کاهش می‌دهد. زمانی که پیش از آغاز کار صرف نوشتن جزئیات اموری که باید انجام شود می‌کنید، بازدهی هزار درصدی در انرژی فردی را به همراه دارد. به کلامی دیگر، به ازای هر یک دقیقه‌ای که صرف برنامه‌ریزی پیش از شروع کاری می‌کنید، ده دقیقه در زمان‌ شما صرفه‌جویی خواهد شد.

فصل پنجم: برنامه‌های خود را بنویسید همه افرادی که زمان خود را به خوبی مدیریت می‌کنند، برنامه‌ریزان خوبی هم هستند. این افراد فهرستی از همه اهداف خرد و کلان خود را می‌نویسند.

آمادگی برای استفاده از شیوه‌های مدیریت زمان اگر در مسیر رسیدن به مقصد مورد نظرتان قرار نداشته باشید، آنگاه سریع‌تر رفتن بی‌معنا خواهد بود. اگر در مسیری که خودتان تعیین می‌کنید قرار نداشته باشید، آنگاه مدیریت زمان برای بهره‌وری بیشتر و دستیابی هرچه سریع‌تر به نتیجه بی‌معنی خواهد بود. اگر بدون داشتن یک چشم‌انداز مشخص برای آینده از راهبردها و راهکارهای مدیریت زمان استفاده کنید، در نهایت به نتیجه‌ای می‌رسید که هیچ جذابیتی برایتان ندارد و تنها تفاوت این است که سریع‌تر به آن می‌رسید. تنها وقتی که ارزش‌ها، چشم‌انداز و مأموریت خود در زندگی و کارتان را شناسایی کردید و نتیجه‌ای که می‌خواهید به آن دست یابید و بهترین شیوه برای دستیابی به آن را تعیین کردید، می‌توانید فنون مدیریت زمان را به‌کار بندید.