بریده‌هایی از کتاب مدیریت زمان: شیوه‌های کاربردی برای بهره‌گیری موثر از وقت‌

دسته دوم: مهم ولی غیرفوری این دسته از تکالیف، آن‌هایی هستند که مهم بوده، ولی فوریت ندارند. انجام این کارها را حداقل در کوتاه‌مدت می‌توان به تعویق انداخت. گزارش مهمی را که باید آن را تا پایان ماه بنویسید و به مدیر خود تحویل دهید می‌توان نمونه‌ای از یک تکلیف مهم ولی غیر فوری دانست. پروژه دانشگاهی را هم می‌توان نمونه‌ای از این دست از تکالیف دانست، زیرا در پایان ترم باید آن را تحویل داد و تاثیر زیادی بر نمره پایان ترم شما دارد، اما در عین حال می‌توان انجام آن را تا پایان نیم‌سال تحصیلی به تعویق انداخت. جالب است بدانید اکثر پروژه‌های ترمی در شب پیش از مهلت نهایی نوشته می‌شود. در حقیقت آنچه در ابتدا مهم بود ولی فوریتی نداشت، ناگهان به شدت فوریت می‌یابد.

دسته اول فوری و مهم یک تکلیف مهم معمولاً نتایجی درازمدت برای کار شما به همراه دارد. فوری بودن یک تکلیف بدین‌معنا است که نمی‌توان انجام آن را به تأخیر انداخت. تکالیف و مسئولیت‌های مهم و فوری دارای اجبار خارجی هستند و باید کارها را انجام دهید تا همچنان در کار خود سرآمد باشید. شاید لازم باشد با افرادی دیدار کنید، اموری را انجام دهید یا به مکان‌هایی مشخص بروید. شاید لازم باشد تا مشتریانی دیدار کنید و تکالیف و فعالیت‌هایی را که دیگران از شما انتظار دارند به انجام رسانید. مردم معمولاً بیشتر وقت کاری خود را به اموری که مهم و در عین حال فوری هستند اختصاص می‌دهند. این بخش را «ربع فوریت» می‌نامند.

فوریت و اهمیت تعیین اولویت‌های تکالیف و فعالیت‌ها تا حد زیادی به مشخص ساختن اقلیت مهم و متمایزکردن آن از اکثریت کم‌ارزش بستگی دارد. هر روز با چهار نوع مختلف از کارها سر و کار داریم. دسته‌بندی مناسب این کارها می‌تواند به‌طور چشمگیری بهره‌وری شما را افزایش دهد. هر یک از کارهای روزانه را می‌توان در یکی از چهار دسته اصلی قرار داد:

گاهی اوقات، بهترین استفاده از زمان این است که به جای تماشای تلویزیون، زمان خود را در کنار اعضای خانواده سپری کرده یا اینکه یک کتاب خوب بخوانید. گاهی اوقات نیز مؤثرترین استفاده از زمان این است که به معاشرت اجتماعی بپردازید و با اقوام یا دوستانی که حضور در آنها می‌تواند به آرامش شما کمک کند دیدار کنید. نکته مهم این که باید همیشه از خودتان بپرسید: «ارزشمندترین استفاده‌ای که می‌توانم در حال حاضر از زمان داشته باشم چیست؟» و به این ترتیب خود را عادت می‌دهید که بی‌اعتنا به نوع کار مهمی که در پیش دارید، آن را انجام دهید. با بهره‌گیری از این پیشنهاد در کنار دیگر مهارت‌های مدیریت زمان می‌توانید به شکل بسیار مؤثرتری نسبت به همکاران خود، زمان خود را مدیریت کنید.

یک اصل برای همه جنبه‌های زندگی در تک‌تک فعالیت‌های زندگی فردی هم باید به دنبال بهترین استفاده ممکن از زمان بود. گاهی اوقات، ارزشمندترین استفاده از زمان، به خصوص اگر به شدت کار کرده باشید، این است که شب زودتر به خانه رفته و زودتر بخوابید تا خواب خوبی داشته باشید. گاهی اوقات، ارزشمندترین استفاده از زمان این است که فرصتی را در کنار خانواده و دوستان خود سپری کنید. گاهی اوقات، ارزشمندترین استفاده از زمان این است که با تغذیه مناسب، ورزش منظم و نیز استراحت کافی مراقب سلامتی خود باشید تا به این ترتیب بتوانید عملکرد بهتری داشته باشید.

بعد از اینکه این افراد موارد مختلفی را عنوان می‌کنند، من به پاسخ درست اشاره می‌کنم و می‌گویم که «توانایی کسب درآمد» ارزشمندترین سرمایه اقتصادی هر انسان است. توانایی شما برای کسب درآمد ۸۰ تا ۹۰ درصد از ارزش مالی شما در دنیای شغلی را رقم می‌زند. خودتان را یک «ماشین کسب درآمد» بدانید. هر کاری که انجام می‌دهید، ارزشی کم یا زیاد به همراه می‌آورد. شما باید بر روی ارزشمندترین استفاده از زمانتان تمرکز کنید و خودتان را به کارکردن بر روی تعداد معدودی از فعالیت‌ها که بیشترین ارزش را برای کار و سازمانتان به همراه دارد عادت دهید.

فصل نهم: همچنان در مسیر درست حرکت کنید «ارزشمندترین استفاده‌ای که اکنون می‌توانم از زمانم داشته باشم چیست؟» از آن‌جا که پرسش بالا، مهم‌ترین سئوال در مدیریت زمان است، بارها و بارها آن را از خود بپرسید تا اینکه سرانجام به راهنما و عاملی انگیزش‌بخش برای تمرکزتان بر روی با ارزش‌ترین تکالیف و کارها تبدیل شود. وقتی تمام زمان و فعالیت‌های کاری خود را حول پاسخ به این پرسش سازمان‌دهی می‌کنید، از اینکه چقدر سرعت بهره‌وریتان به‌طور چشمگیری افزایش یافته شگفت‌زده خواهید شد. گاهی اوقات از افرادی که در سمینار‌های من شرکت می‌کنند می‌پرسم: «ارزشمندترین سرمایه اقتصادی که در اختیار دارید چیست؟»

افرادی که بیشتر از «تفکر سریع» استفاده می‌کنند، معمولاً به سمت واکنش‌دهی و پاسخ به تقاضاها و فشارهای آنی گرایش دارند. این دسته از افراد خیلی زود کنترل اوضاع را از دست می‌دهند و به این ترتیب از کارکردن بر روی با اولویت‌ترین کارهای خود باز می‌مانند. اما شما نباید این‌گونه باشید. پیش از آغاز کار، چند دقیقه‌ای وقت گذاشته و مهم‌ترین تکلیف خود را انتخاب کنید و دیگر موارد را به فراموشی سپرده، تنها بر روی آن تکلیف کار کنید.

به دیگران هم آموزش دهید پس از اینکه در مورد این سه کار بسیار مهم مطمئن شدید، باید به افراد زیردست‌تان کمک کنید تا آنها هم این سه کار مهم را شناسایی کنند. کمک به کارکنانتان برای شناسایی مهم‌ترین کارهایی که باید انجام دهند تا بیشترین ارزش را برای سازمان ایجاد کنند بزرگ‌ترین محبت و لطفی است که می‌توانید در حق آنها داشته باشید. در سازمان‌ها یا واحدهایی که به شکل خوبی مدیریت می‌شوند، کارکنان دقیقاً می‌دانند که مهم‌ترین کارهایی که می‌توانند انجام دهند تا بیشترین بهره را برای سازمان به همراه داشته باشند چیست. در عین حال، هر کارمند باید بداند که سه کار مهم هر یک از دیگر کارمندان چیست. همیشه و هر روز، همه باید به صورت انفرادی و گروهی برای تکمیل و انجام یک، دو یا هر سه کار مهم خود تلاش کنند.

حال باید به نکته مهمی اشاره کنیم: اگر نتوانستید پاسخ این سه پرسش را بیابید، متاسفانه در موقعیت نامطلوبی قرار دارید. در واقع در خطر هدردادن وقت و زندگی خود در محل کار هستید. اگر پاسخ این سه پرسش جادویی را ندانید، در نهایت بیشتر اوقات به انجام امور کم‌ارزش یا بی‌ارزش مشغول خواهید بود. اگر پاسخ این سئوالات را نمی‌دانید، می‌توانید پیش رئیس‌تان بروید. از او بپرسید کدام سه کار است که بیشترین ارزشی را که در کارتان به وجود می‌آورید ایجاد می‌کند. همچنین می‌توانید از همکاران یا همسرتان بپرسید. اما در هر صورت باید به پاسخ این سه پرسش دست یابید.

۲- اگر در تمام طول روز می‌توانستید تنها دو تا از این کارها را انجام دهید، کدام کار، دومین فعالیتی بود که بیشترین ارزش را برای فعالیت اقتصادیتان به همراه می‌آورد؟ معمولاً این پاسخ هم خیلی سریع برایتان مشخص می‌شود. شاید هم نیازمند اندکی تامل و دقت بیشتر باشید، اما پاسخ معمولاً مشخص است. ۳- اگر در تمام طول روز می‌توانستید تنها سه تا از این کارها را انجام دهید، کدام کار سومین فعالیتی بود که بیشترین ارزش را برای فعالیت اقتصادیتان به همراه می‌آورد؟ وقتی به بررسی پاسخ‌هایتان می‌پردازید، به راحتی درخواهید یافت که بیشترین ارزشی که از همه فعالیت‌ها به دست می‌آید از همین سه فعالیت است. به همین دلیل انجام و تکمیل این فعالیت‌ها از هر کار دیگری ارزشمندتر است.

چگونه می‌توان این «سه کار اصلی» را شناسایی کرد. ساده است: ابتدا فهرستی از همه تکالیف و مسئولیت‌ها از روز اول تا روز آخر ماه و در نهایت تا روز آخر سال تهیه کنید. سپس به این سه سئوال جادویی پاسخ دهید: ۱- اگر در تمام طول روز می‌توانستید تنها یکی از این کارها را انجام دهید، کدام کار بیشترین ارزش را برای فعالیت اقتصادیتان به همراه می‌آورد؟ مهم‌ترین کار شما - که عامل ایجاد بیشترین ارزش برای فعالیت اقتصادیتان است- به احتمال زیاد خیلی سریع خودش را نشان می‌دهد. احتمالاً این فعالیت کاملاً برای شما و همچنین اطرافیانتان روشن و مشخص است. این فعالیت را در فهرست خود علامت بزنید.

قانون سه شاید یادگیری این قانون به تنهایی به اندازه همه مطالبی که در این کتاب می‌خوانید ارزشمند باشد. این قانون بر اساس سال‌ها تجربه و مطالعه و کار با هزاران مدیر موفق شکل گرفته است. بر اساس این قانون، مهم نیست در طول هفته یا ماه چقدر کار می‌کنید، تنها سه تکلیف یا فعالیت وجود دارد که ۹۰ درصد از ارزشی را که برای کسب‌و‌کارتان ایجاد می‌کنید به دنبال دارند. اگر فهرستی از همه اموری که در طی یک ماه انجام می‌دهید تهیه کنید، شاید دربردارنده بیست، سی یا چهل تکلیف یا مسئولیت مختلف باشد. اما اگر آن فهرست را با دقت مرور کنید خواهید دید که تنها سه تا از آنها ۹۰ درصد از ارزشی را که برای فعالیت شغلیتان ایجاد می‌کنید به دنبال دارند.

اگر انگیزه کافی داشته باشید، از اینکه تنها طی چند دقیقه چقدر بر میزان بهره‌وریتان افزوده می‌شود شگفت‌زده خواهید شد. با داشتن انگیزه کافی و اتخاذ تصمیمی قاطع می‌توانید به یکی از ارزشمندترین افراد در سازمانتان تبدیل شوید.

در صورت وجود جایزه‌ای مثل این فرصت این سفر، حتی یک دقیقه را نیز هدر نمی‌دادید. در این صورت هیچ فرصتی را به صحبت با همکاران سپری نمی‌کردید. حتی تا حدی از وقت استراحت قانونی و ساعت ناهار خود کاسته و به‌طور مشخص تنها بر روی انجام مهم‌ترین کارهای پیش روی خود تمرکز می‌کردید. خلاصه اینکه طی یک روز، به پربازده‌ترین کارمند سازمانتان تبدیل می‌شدید. یک بار این کار را امتحان کنید. انجام آن به شما نشان می‌دهد که اثربخشی و کارایی تا حد زیادی به انتخاب خودتان بستگی دارد.

مشکل او این است که سرش شلوغ بوده و مهلت برای استفاده از این جایزه هم بسیار کوتاه است و باید فردا برای رفتن به این سفر اقدام شود وگرنه اعتبار آن به پایان می‌رسد. مدیرتان به شما پیشنهادی می‌دهد: اگر بتوانید مهم‌ترین کارهایتان را تا صبح فردا به انجام رسانید، این جایزه را به شما و همسرتان می‌دهد. اگر با چنین عامل انگیزش بخشی روبه‌رو می‌شدید چه کار می‌کردید؟ در این صورت از مشاهده اینکه چه حجم زیادی از کار را می‌توانید تنها در طی یک روز انجام دهید شگفت‌زده می‌شدید. در این صورت احتمالاً می‌توانستید ۲۰ درصد اصلی تکالیف خود را که برای کل هفته برنامه‌ریزی کرده بودید به انجام رسانید.

اما نکته بسیار مهم این‌جا است که هر آنچه در آغاز روز به آن بپردازید، ساعت‌های بعدی را نیز با فعالیت‌های مشابهی خواهید گذراند. در پایان روز به این نتیجه خواهید رسید که تمام طول روز را برای انجام کارهای خرده‌ریز و بی‌معنا سپری کرده‌اید و هیچ دستاورد واقعاً ارزشمندی نداشته‌اید. ابتدا کارهای مهم‌تر را به انجام رسانید شیوه دیگری که می‌توانید در پیش بگیرید این است که فرض کنید نخستین روز هفته به سر کار خود آمده‌اید و مدیرتان از شما می‌خواهد تصمیمی مهمی بگیرید و شما را بر سر یک دو راهی قرار می‌دهد. مدیر شما برنده جایزه‌ای شده است. این جایزه، گذراندن تعطیلات در یک ناحیه زیبا و با بهترین امکانات برای دو نفر است.

از اهرم فشار استفاده کنید حال به معرفی یک شیوه دیگر برای تعیین اولویت‌ها می‌پردازیم: پس از اینکه فهرست فعالیت‌هایی را که باید در طول روز انجام دهید مشخص کردید از خودتان بپرسید: «اگر فردا مجبور بودم به هر دلیلی از شهر خارج شوم و یک ماه دیگر برگردم، کدام یک از فعالیت‌های این فهرست را حتماً انجام می‌دادم؟» اصلی‌ترین دشمن مدیریت زمان را باید اولویت بخشی به امور کم‌اهمیت و بی‌توجهی به امور با اهمیت دانست. از آن‌جایی که انسان‌ها به‌طور طبیعی تمایل به حرکت در مسیری با کمترین مشکل و دردسر و باقی ماندن در ناحیه آسایش دارند، کاملاً معمول و طبیعی است که افراد در آغاز روز ابتدا به فعالیت‌ها و کارهای خرده‌ریز، ساده‌تر و لذت‌بخش‌تر که معمولاً کم‌اهمیت‌تر هستند بپردازند.

توانایی شما برای شناسایی دقیق و شفاف این دو مورد و اجرای سریع آنها موفقیت شغلی شما را رقم خواهد زد.

پیتر دراکر بر این باور بود که حتی بیشتر اوقات قانون ۱۰/۹۰ صادق است و تنها ۱۰ درصد از کارهایی را که انجام می‌دهید ۹۰ درصد از ارزشی که بدان دست می‌یابید ایجاد می‌کند. هر روز که کار خود را با فهرست اموری که باید به انجام برسانید آغاز می‌کنید، به سرعت فهرست خود را مرور کرده، ۲۰ درصد از تکالیفی که می‌تواند بیشترین تاثیر را در دستیابی شما به مهم‌ترین نتایج داشته باشید تعیین کنید. اگر فهرستی از ده مورد کار مختلف دارید که باید در یک روز مشخص به انجام برسانید، تنها دو تا از آنها ارزشی بیشتر از مجموع هشت‌تای بقیه خواهد داشت.