بریده‌هایی از کتاب مدیریت زمان: شیوه‌های کاربردی برای بهره‌گیری موثر از وقت‌

مدیریت زمان در واقع مدیریت زندگی است.

۶- ارزیابی (تعیین استاندارها و معیارها و همچنین تعیین زمان برای هر یک از مراحل طرح) ۷- گزارش‌دهی (اطمینان‌یابی از اینکه افراد فرادست، هم‌تراز شما و نیز فرودست‌تان می‌دانند چه کاری انجام می‌دهید و می‌خواهید به چه چیزی دست یابید.) بیش از ۹۰ درصد از مشکلات در مدیریت یا زندگی، از بی‌توجهی به یکی از این بخش‌های نتایج عمده ایجاد می‌شود. این حالت درست همانند فراموش‌کردن یکی از مواد اولیه لازم برای تهیه یک غذا است که موجب می‌شود غذای آماده‌شده طعم مورد نظر را نداشته باشد.

شما به عنوان یک مدیر هفت ناحیه نتایج عمده دارید: ۱- برنامه‌ریزی (تصمیم‌گیری در مورد اینکه چه کارهایی را باید به انجام رسد.) ۲- سازماندهی (تهیه افراد، پول و منابع مورد نیاز برای انجام طرح) ۳- استخدام و کارگزینی (یافتن افرادی مناسب برای کار با شما برای دستیابی به هدف) ۴- تفویض اختیار (اطمینان یافتن از اینکه کارکنان دقیقاً می‌دانند که چه کاری را باید در چه زمانی و با چه کیفیتی به انجام رسانند.) ۵- نظارت (اطمینان یافتن از اینکه همه کارها طبق برنامه و طبق معیار کیفیت که از پیش تعیین شده به انجام می‌رسد.)

۶- به انجام رساندن درست فروش؛ ۷- فروش مجدد به مشتریان راضی و فروش به مشتریان جدیدی که از سوی مشتریان راضی معرفی می‌شوند. هر یک از این کارها را باید به ترتیب انجام دهید تا بتوانید مسئولیت‌های خود به عنوان یک فروشنده را به بهترین نحو برای شرکت خود به انجام رسانید.

بخش‌های نتایج عمده خود را مشخص کنید به ندرت پیش می‌آید که در یک شغل، بیش از پنج تا هفت ناحیه نتایج عمده داشته باشیم. هر یک از این بخش‌های نتایج عمده، یک تکلیف مشخص است که برای انجام تمام مسئولیت‌های اصلی کارتان باید آنها را انجام دهید. برای نمونه، اگر یک فروشنده هستید، بخش‌های نتایج عمده شما عبارت است از: ۱- یافتن مشتریان جدید و صحبت با آنها؛ ۲- ایجاد رابطه صمیمی و سرشار از اعتماد با این مشتریان بالقوه تا آنها برای گوش‌سپردن به شما آمادگی بیابند؛ ۳- شناسایی دقیق نیازها؛ ۴- ارائه محصولات به شکلی قانع کننده؛ ۵- پاسخ دقیق به تردیدها؛

تمرکزکردن بر روی بخش‌های نتایج عمده، مستقیم‌ترین راه برای افزایش اثربخشی، قدرت، اشتیاق و توان کاری است. با انجام کارهایی که برای شما و شرکتتان مهم هستند، بر میزان اعتماد به نفس و نیز حس قدرت فردیتان افزوده می‌شود. از سویی دیگر، در دنیای امروز که انبوهی از امور بر هم زننده تمرکز در اطرافمان وجود دارد، با انجام کارهایی که شاید به صورت ناخودآگاه بدانید که تاثیر چندانی در دستیابی به اهداف اصلیتان ندارند، احساس کاهش عزت نفس، ناراحتی، تنش و حتی افسردگی خواهید داشت.

همین فعالیت‌های مشخص هستند که بیشترین ارزش را برای وضعیت شغلیتان به همراه می‌آورند. برای اینکه بتوانید حداکثر عملکرد را داشته باشید، باید فعالیت‌هایی را که ارزشمندتر از بقیه هستند و تنها شما می‌توانید آنها را بسیار بهتر از دیگران انجام دهید به دقت شناسایی کنید. به یاد داشته باشید که همیشه ده‌ها کار جزئی دیگر هم وجود دارد که می‌توان آنها را انجام داد، ولی انجام آنها به بهترین شیوه ممکن تاثیر اندکی بر موفقیت یا نتایج شغلیتان دارد.

از مسیر اصلی منحرف نشوید دومین سئوالی که می‌توان در ارتباط با بخش‌های نتایج عمده پرسید این است: «چه کاری است که فقط من می‌توانم انجام دهم که اگر آن را به درستی و به شکل مطلوبی به انجام رسانم، بیشترین سود را به سازمانم می‌رساند؟» هر ساعت از روز می‌توان پاسخی مشخص برای این پرسش یافت. در سازمان و فعالیت اقتصادی شما اموری وجود دارد که تنها شما می‌توانید آنها را به انجام رسانید. اگر آنها را انجام ندهید، هیچ فرد دیگری نمی‌تواند آنها را به انجام رساند. اگر آنها را به خوبی انجام دهید، تاثیر بسیار مثبتی بر کار و شرکت خود خواهید گذاشت.

جالب این‌جا است که بیشتر مدیران نمی‌دانند چه جوابی به این پرسش بدهند. آنها یا تا به حال درباره اینکه چرا به شما حقوق می‌دهند فکر نکرده‌اند یا اینکه حتی نمی‌دانند چرا خودشان حقوق دریافت می‌کنند! وقتی این سئوال را از رئیس خود می‌پرسید و او را وادار به فکرکردن در مورد آن می‌کنید، بر میزان اثربخشی بازدهی شغلی هر دوی شما افزوده می‌شود.

۳- بخش‌های نتایج عمده، اموری هستند که به‌طور کامل تحت اختیار شما قرار دارند. نیازی به کمک یا مشارکت فردی دیگر برای تکمیل این بخش از کارهای خود ندارید. اگر بخش های نتایج عمده خود را نمی‌شناسید، نزد رئیس خود بروید و از او بخواهید آنها را برای شما تشریح کند. می‌توانید از رئیس‌تان بپرسید: «چرا به من حقوق می‌دهید؟» تا به این ترتیب بخش‌های نتایج عمده را شناسایی کنید.

بخش‌های نتایج عمده را می‌توان دارای سه ویژگی مشخص دانست: ۱- بخش‌های نتایج عمده، اموری هستند که باید به‌طور کامل و صحیح اجرا کنید تا مسئولیت‌ها و نیازهای شغلی خود را انجام داده باشید. ۲- بخش‌های نتایج عمده، اموری هستند که ۱۰۰ درصد در قبال اجرای آنها مسئول هستید. اگر خودتان این کارها را انجام ندهید، کس دیگری نمی‌تواند آن را انجام دهد یا آن را انجام نخواهد داد.

بخش‌های نتایج عمده در اموری که برای انجام یا تکمیل آنها استخدام شده‌اید چیست؟ همچنین این سئوال را نیز از خود بپرسید: «چرا به شما حقوق و دستمزد پرداخت می‌شود؟» این سئوال را باید هر لحظه در هر روز - و به ویژه در مواردی که در زمان اندکی باید انبوهی از کارها را به انجام رسانید- از خود بپرسید.

فصل دهم: بخش‌های نتایج عمده را شناسایی کنید شاید مهم‌ترین اصل برای دستیابی به بهره‌وری بالا این است که بر روی مهم‌ترین و ارزشمندترین اموری که می‌توانید در طی روز انجام دهید تمرکز کنید. شناساسی دقیق و مشخص بخش‌های نتایج عمده برای دستیابی به اثربخشی و بهره‌وری بالا ضروری است. بخش‌های نتایج عمده اموری هستند که برای انجام یا دستیابی به آن استخدام شده‌اید. این کارها از نظر ارزشی که برای سازمان خود ایجاد می‌کنید دارای بالاترین اولویت هستند. بخش‌های نتایج عمده تکالیفی هستند که انجام آنها نشان خواهد داد که آیا مسئولیت‌هایتان در قبال خود و سازمان را به انجام رسانده‌ا‌ید یا خیر.

پس از انجام همه امور مهم و فوری، باید بلافاصله کار بر روی امور مهم، ولی غیرفوری را آغاز کنید. کارهای مهم، ولی غیر فوری معمولاً فعالیت‌هایی هستند که می‌توانند به شکل معناداری به پیشرفت شغلی شما در درازمدت کمک کنند.

عادت‌های خوب شغلی برای خود ایجاد کنید اگر کاری را بارها و بارها انجام دهید، خیلی زود برایتان به یک عادت تبدیل می‌شود. پس از اینکه عادتی هم شکل گرفت، از بین‌بردن آن دیگر کار ساده‌ای نخواهد بود. بسیاری از افراد به سپری‌کردن زمان خود بر روی فعالیت‌های کم‌ارزش یا بی‌ارزش عادت کرده‌اند سپس از اینکه چرا در کار خود پیشرفت چندانی نمی‌کنند و خیلی دیر به دیر ترفیع شغلی می‌گیرند متعجب می‌شوند. برای مدیریت درست زمان، باید اولویت‌هایی تعیین سپس بر روی امور فوری و مهم- یعنی مهم‌ترین و با اهمیت‌ترین تکالیف خود کار کنید

دسته چهارم: کارهای غیرفوری و غیر مهم دسته چهارم از فعالیت‌ها که افراد در طول روز کاری خود انجام می‌دهند اموری هستند که نه فوری هستند و نه دارای اهمیت. این فعالیت‌ها در «ربع اتلاف» جای می‌گیرند. بسیاری افراد به انجام فعالیت‌هایی می‌پردازند که نه ارزشی برای خودشان به همراه دارد و نه برای شرکت سودمند است. خواندن هرزنامه‌ها و یا خواندن اخبار ورزشی، رفتن به خرید در طی ساعات کاری یا گوش‌دادن به رادیو در طی حرکت با خودرو بین دو قرار ملاقات مختلف، همگی نمونه‌هایی از فعالیت‌هایی است که نه فوری هستند و نه مهم. همه این‌ها به معنای واقعی هدردادن وقت محسوب می‌شوند. این کارها هیچ نتیجه‌ای برای زندگی به همراه ندارند.

این فعالیت‌ها بیشتر اموری نظیر گفتگو با همکاران یا فعالیت‌های کم‌ارزش یا بدون‌ارزش را شامل می‌شود.

دسته سوم: کارهای فوری ولی غیر مهم شاید افرادی وارد دفتر کار شما شوند، با شما تماس بگیرند یا برایتان ایمیل ارسال کنند، ولی پاسخ‌گویی به آنها ارزش بسیار کم یا حتی هیچ ارزشی برای سازمان یا کارتان نداشته باشد و حتی بی‌ارزش باشد. این دسته از کارها فوری، ولی غیر مهم هستند. این دسته از کارها در آنچه «ربع بیهودگی» نامیده می‌شود جای می‌گیرند. بسیاری فکر می‌کنند چون فعالیت‌هایی این چنینی را در طول روز کاری خود انجام می‌دهند، پس امور ارزشمندی هستند، ولی در واقع خودشان را گول می‌زنند. بسیاری از افراد حتی نیمی از وقت کاری خود را صرف فعالیت‌هایی فوری ولی غیر مهم می‌کنند. این کارها جذاب، ساده و لذت‌بخش هستند، ولی هیچ نتیجه و دستاورد مثبت کاری به همراه ندارند.

حتی امر ساده‌ای نظیر تحرک جسمی و ورزش هم برای سلامتی شما مهم است، ولی فوریت ندارد. ممکن است همانند بسیاری از افراد انجام آن را برای مدتی بسیار طولانی به تعویق بیندازید. پزشکان بر این باورند که ۸۵ درصد از مشکلات جسمی افراد در دوره سالمندی به خاطر عادت‌های نادرستی همانند تغذیه ناسالم و ورزش‌نکردن در دوره بزرگسالی است. همه این کارها در «ربع اثربخشی» جای می‌گیرند.

همه ما در زندگی با انبوهی از تکالیف مهم ولی غیر فوری روبه‌رو هستیم. مطالعه کتاب‌های مهم در حوزه فعالیتتان، شرکت در دوره‌های آموزشی مختلف، به روزرسانی مهارت‌ها و توانایی‌ها همگی به موفقیت بلندمدت شما می‌انجامد، ولی هیچ یک از این امور فوریت ندارند. به همین دلیل است که انجام آنها را به تعویق می‌اندازید. بسیاری از افراد در فعالیت اقتصادی خود شکست می‌خورند یا دستاورد آن‌چنانی ندارند، زیرا به روزرسانی مهارت‌ها و توانایی‌های خود را آن قدر به تعویق می‌اندازند که افرادی دیگر که انگیزه و اشتیاق بیشتری برای موفقیت و پذیرش مسئولیت‌های بیشتر دارند از آنها پیشی می‌گیرند.