بریده‌هایی از کتاب مدیریت زمان: شیوه‌های کاربردی برای بهره‌گیری موثر از وقت‌

زمان جزو عوامل اصلی‌ تعیین‌کننده موفقیت یا شکستتان است. زمان یکی از منابع ضروری و غیر‌قابل‌جایگزینی برای دستیابی به موفقیت است.

زمان را نمی‌توان پس‌انداز کرد و بازیافتنی هم نیست.

امبروس بیرس در کتاب واژه‌نامه شیطان می‌نویسد: «کوته‌فکری چیزی نیست جز دو چندان کردن تلاش‌ها پس از به فراموشی سپردن هدف.»

در طی سالیان خود را عادت داده‌ام که هر روز سه ساعت یا بیشتر به مطالعه در مورد موضوعات مرتبط با کسب و کار، اقتصاد، سیاست و رشد فردی بپردازم. به این ترتیب توانسته‌ام در طی این مدت ۱۵۰ هزار ساعت مطالعه داشته باشم. با اطلاعاتی که به دست آورده‌ام توانسته‌ام بیش از شصت کتاب بنویسم که کتاب پیش روی شما نیز یکی از آنها محسوب می‌شود.

به عنوان آخرین کار در هر روز، زمانی را به برنامه‌ریزی برای روز بعد اختصاص دهید. در مطالعه‌ای که بر روی پنجاه مدیر موفق شرکت‌های مختلف انجام شد، چهل و نه نفر از آنها بهترین سیستم مدیریت زمان از نظر خود را استفاده از قلم و کاغذ و نوشتن کارها پیش از دست به کار شدن می‌دانستند.

یک دقیقه‌ای که صرف برنامه‌ریزی می‌کنید، زمان اجرا را تا ده دقیقه کاهش می‌دهد.

مدیریت زمان برای دستیابی به سلامت و اثربخشی فردی ضروری است. میزان تسلط و اختیاری که فکر می‌کنیم بر روند زمان و زندگی خود داریم، عاملی تعیین‌کننده در آرامش درون و سلامت ذهنی است.

یک نکته مهم در این میان اینکه فقط در سمینارهایی که توسط افرادی که تجربه عملی در آن زمینه دارند و خودشان به موفقیت‌هایی دست یافته‌اند شرکت کنید. سعی کنید در سمینارهایی که توسط استادان دانشگاه برگزار می‌شود شرکت نکنید. این دسته از افراد به ندرت در پیچ و خم انجام عملی کارها بوده‌اند و به همین دلیل است که مطالبی که بیان می‌کنند از لحاظ نظری درست است، اما از نظر عملی سودمند نیست

برای افزایش بازدهی فردی ابتدا باید ارزش‌های واقعی خود را شناسایی کنید.

وقتی با کسی تماس می‌گیرید همیشه از او بپرسید: «آیا الان برای صحبت‌کردن مناسب است؟» یا «آیا فرصت کافی برای صحبت‌کردن دارید؟» مدیران برتر همیشه این عبارت مؤدبانه و حرفه‌ای را برای آغاز گفتگوهای تلفنی به‌کار می‌برند، حتی اگر گفتگوی تلفنی آنها از پیش برنامه‌ریزی شده باشد.

روزگاری هلن کلر گفته بود: «زندگی را باید یک ماجرای شجاعانه دانست و بس.» زندگی از نظر شما چه معنایی دارد؟

«من بسیار منظم هستم و بازدهی بالایی دارم.»

هر قدر خودتان را شایسته‌تر، توانمندتر و پربازده‌تر بدانید، عزت نفس شما نیز افزایش می‌یابد. هر قدر عزت نفس شما بالاتر باشد، بازدهی و توانمندیتان نیز افزایش می‌یابد. در واقع رابطه دوطرفه‌ای میان عزت نفس از یک سو و و بازدهی و توانمندی از سویی دیگر وجود دارد و تقویت یک ‌طرف موجب تقویت طرف دیگر می‌شود.

همیشه به یاد داشته باشید که شگفت‌انگیز‌ترین استعدادی که در اختیار دارید، فکرکردن و به ویژه فکرکردن پیش از اجرای کارها است. هر قدر زمان بیشتری را به فکرکردن و برنامه‌ریزی روی کاغذ اختصاص دهید، به نتایج بهتری دست یافته، سریع‌تر به نتایج مد نظر خود می‌رسید.

مدت‌ها پیش جمله زیبایی را خواندم که می‌گفت: «در زندگی چیزهایی با اهمیت‌تر از سرعت (بخشیدن به روند آن) هم وجود دارد.» بسیاری از افراد به سختی کار می‌کنند، اما در مسیری اشتباه قرار دارند. آنها هدف مشخصی از تلاش و کوشش خود ندارند و نمی‌دانند که قرار است به کجا برسند، اما در عین حال نمی‌خواهند بپذیرند که در مسیری نادرست حرکت می‌کنند.

تغییر در زندگی، تنها وقتی حاصل می‌شود که تصمیمی مشخص و روشن برای انجام کاری متفاوت بگیرید. نخستین گام مهم برای مدیریت بهتر زمان، این است که تصمیم بگیرید از زمان خود به بهترین نحو استفاده کنید.

یکی از موفق‌ترین کارآفرینان در تاریخ معاصر گفته که کلید او در دستیابی به موفقیت این بود که همیشه کار را با میزی تمیز شروع می‌کرد. پیتر دراکر متوجه شده بود که مدیران مؤثر همیشه کار خود را با میزی تمیز آغاز می‌کنند. به جز چیزی که در آن لحظه بر روی آن کار می‌کنند، چیزی دیگری روی میز آنها وجود ندارد.

برای کاهش هزینه زمانی عوامل مختل‌کننده، وقتی کسی به اتاق شما آمد، از جای خود بلند شوید و برای نمونه به او بگویید: «تازه می‌خواستم بیرون بروم. چه کاری از دستم بر می‌آید تا برایتان انجام دهم؟»

وقتی کسی به شما تلفن می‌کند، سریع سراغ اصلِ مطلب بروید. برای نمونه بگویید: «سلام بیل. خوبی؟ خوشحالم که صدایت را می‌شنوم. چه کاری از دستم بر می‌آید تا برایت انجام دهم؟» مستقیم سر اصل مطلب بروید. زمانتان را هدر ندهید.

همیشه به این اصل مهم پایبند باشید که «در زمان حضور در محل کار، فقط کار کنید.»