بریده‌هایی از کتاب فرمول برنامه‌ریزی؛ راهنمایی برای ایجاد فهرست‌های کاری

بهتراست به این نکته اشاره کنم که تخلیهٔ مغزی کردن، قدم مهمی به سوی ایجاد یک برنامه موثر می‌باشد. اما این قدم اول است. پس از آنکه تمام کارهایی که به ذهنتان می‌رسد را نوشتید، باید آنها را طبق اهمیت، اولویت، مفاد و المان‌های دیگرشان سازماندهی کنید.

برنامه‌های شما برای کمک به سازماندهی وظایف طبق اهمیت و اولویتشان، و شناسایی بهترین مکان برای صرف زمان محدودتان هستند. اگر درگیر منفی‌نگری مداوم باشید، قادر به انجام مؤثر آن نخواهید بود.

برنامه‌های شما برای کمک به سازماندهی وظایف طبق اهمیت و اولویتشان، و شناسایی بهترین مکان برای صرف زمان محدودتان هستند. اگر درگیر منفی‌نگری مداوم باشید، قادر به انجام مؤثر آن نخواهید بود.

برنامه‌های شما برای کمک به سازماندهی وظایف طبق اهمیت و اولویتشان، و شناسایی بهترین مکان برای صرف زمان محدودتان هستند. اگر درگیر منفی‌نگری مداوم باشید، قادر به انجام مؤثر آن نخواهید بود.

اهدافمان، ما را وادار به عمل می‌کنند. وقتی قادر هستیم نتیجه مثبت تکمیل یک کار خاص را پیش‌بینی کنیم، کمتر تمایل به پشت گوش انداختن آن داریم.

خستگی ناشی از تصمیم شرایطی است که در آن توانایی کمتری در گرفتن تصمیمات خوب دارید زیرا به لحاط ذهنی از تصمیم‌گیری در سراسر طول روز به شدت خسته شده‌اید. به بیان دیگر، منابع شناختی‌تان تمام شده است. سوختتان به انتها رسیده است.

قانون پارکینسون را بخاطر بیاورید: «کار به اندازهٔ زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد.» اگر برای کارهای برنامه‌ریزی شدهٔ خود سررسید در نظر نگرفتید، از باقی ماندن آنها در فهرستتان تعجب نکنید.

سررسیدها دشمن پشت گوش انداختن هستند. آنها ما را تحریک به واکنش و انجام کارها می‌کنند.

خیلی از افراد همهٔ کارهایی را که نیاز دارند یا می‌خواهند به انجام برسد را تخلیه مغزی می‌کنند. آنها همه چیز را در یک فهرست ثبت می‌کنند. مشکل اینجاست که از دسته‌بندی کردن این کارها و قرار دادنشان در فهرست‌های جداگانه با توجه به محتوا، اولویت و ضرورت غفلت می‌کنند. کارها در یک دفترچهٔ ثبت بلند بالا باقی می‌مانند که نهایتا تبدیل به یک یادآورر روزانه از چیزهایی که باید به انجام برسند می‌شود. این رویکردی افتضاح برای مدیریت وظیفه است.

قانون پارکینسون را بخاطر بیاورید: «کار به اندازهٔ زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد.» اگر برای کارهای برنامه‌ریزی شدهٔ خود سررسید در نظر نگرفتید، از باقی ماندن آنها در فهرستتان تعجب نکنید.

پربازده بودن به معنی اتمام فهرست بلندی از کارها نیست. بازدهی به معنی مشغول بودن نیست. بلکه به معنی تمرکز روی فعالیت‌های ارزشمند برای بدست آوردن اهدافتان است.

کامل بودن یک آرزوی واهی است. یک توهم. انتظار لغزیدن گاه و بی‌گاه را دارند. به جای تسلیم شدن، خود را می‌بخشند و دوباره خود را وارد بازی می‌کنند

اگر می‌خواهید سیستم برنامه‌ریزیتان مؤثر باشد، باید در آن ثبات داشته باشید. مشکل اینجاست که نگه داشتن ثبات، با گذر زمان، دشوار می‌باشد. جابه‌جا کردن کارها بسیار وسوسه کننده است. متأسفانه، جابه‌جایی کارها می‌تواند سریعاً منجر به زوال گردد. پیش از آنکه متوجه شوید، سیستم‌تان از هم گسسته شده و تلاش می‌کنید خودتان را از زیر آن بیرون بکشید

در سال ۱۹۸۹، مصاحبه کنندگان نتایج فارغ‌التحصیلان را دنبال کردند. آنها متوجه دو یافته جالب شدند. اولا، ۱۳ درصدی که هدف داشتند بیش از هشتاد و چهار درصدی که هدفی نداشتند، موفقیت کسب کردند. ثانیا، سه درصدی که اهداف خود را نوشته بودند، ۱۰ برابر بیشتر از نود و هفت درصدی که آنها را ننوشته بودند، موفقیت کسب کردند. می‌توانید قدرتی که در نوشتن اهدافتان روی کاغذ وجود دارد را مشاهده کنید.

به هر وظیفهٔ فهرست خود یک هدف مشخص اختصاص دهید. هدف از اینکار دادن انگیزه‌ای برای انجام آن مورد می‌باشد. وقتی دلیل الزام تکمیل یک وظیفهٔ خاص را بدانید، و دلیلش در ارتباط آن با چیزی که می‌خواهید بدست بیاورید می‌باشد، به شدت روی آن وظیفه متمرکز خواهید شد و با آن مانند یک اولویت برخورد می‌کنید.

۷. به وظایفی که هم مهم و هم فوری هستند توجه داشته باشید. آنها را به عنوان کاندیداهایی برای فهرست کارهای روزانهٔ خود علامت بزنید. ۸. به وظایفی که منتظر داده‌ای از دیگران هستید، توجه داشته باشید. نام فرد و تاریخی که انتظار دارید دادهٔ او را دریافت نمایید را یادداشت کنید. تاریخ به شما زمان پیگیری را در صورت عدم دریافت آن نشان می‌دهد. ۹. سررسیدهای فعلی خود برای انجام وظایف مهم را مرور کرده و در صورت لزوم اصلاح کنید. ۱۰. به کارهای جدیدی که به فهرست اصلی و فهرست‌های مبتنی بر مفاد خود اضافه کردید، سررسید اختصاص دهید. ۱۱. تقویمتان را برای هفتهٔ جاری مرور نمایید و فهرست کارهای روزانه خود را بر اساس زمان‌های خالی‌تان ایجاد کنید.

۷. به وظایفی که هم مهم و هم فوری هستند توجه داشته باشید. آنها را به عنوان کاندیداهایی برای فهرست کارهای روزانهٔ خود علامت بزنید. ۸. به وظایفی که منتظر داده‌ای از دیگران هستید، توجه داشته باشید. نام فرد و تاریخی که انتظار دارید دادهٔ او را دریافت نمایید را یادداشت کنید. تاریخ به شما زمان پیگیری را در صورت عدم دریافت آن نشان می‌دهد. ۹. سررسیدهای فعلی خود برای انجام وظایف مهم را مرور کرده و در صورت لزوم اصلاح کنید. ۱۰. به کارهای جدیدی که به فهرست اصلی و فهرست‌های مبتنی بر مفاد خود اضافه کردید، سررسید اختصاص دهید. ۱۱. تقویمتان را برای هفتهٔ جاری مرور نمایید و فهرست کارهای روزانه خود را بر اساس زمان‌های خالی‌تان ایجاد کنید.

چگونه مرور هفتگی انجام می‌دهید؟ در اینجا مراحل اصلی آورده شده است: ۱. همه فهرست‌های خود (شامل فهرست اصلی و فهرست‌های مبتنی بر مفادتان) را جمع‌آوری کنید. ۲. همهٔ کارها و پروژه‌هایی که در سرتان شناور هستند را تخلیهٔ مغزی کرده و آنها را به فهرست اصلی خود اضافه کنید. ۳. پروژه‌های جدید را به وظایف جداگانه تجزیه کنید. ۴. وظایف جدید را با توجه به مفاد (پروژه، نوع و موقعیت) تفکیک کنید. در صورت لزوم فهرست‌های مبتنی بر محتوای تازه ایجاد کنید. ۵. صندوق پستی ایمیلتان را پاک کنید. در صورت لزوم، به آنها پاسخ دهید. اگر ایمیلی به اقدام شما نیاز داشته، اما فوری نیست، آن را در فهرست اصلی خود یادداشت کرده و پیام را بایگانی نمایید. همچنین، ایمیل‌هایی که نیاز به پاسخ یا اقدامی ندارند ولی بعدا شاید نیاز پیدا کنید را هم بایگانی کرده و مابقی را حذف کنید. ۶. فهرست اصلی و فهرست‌های مبتنی بر مفادتان را مرور کرده و وظایفی که دیگر ضروری یا مهم نیستند را پاک کنید.

مرورهای هفتگی این موقعیت را فراهم می‌کنند تا میزان پیشرفتتان را نسبت به اهداف مختلف خود ارزیابی کنید. همچنین به شما فرصت می‌دهند تا درصورت لزوم وظایف را دوباره اولویت‌بندی کنید.

مرورهای هفتگی این موقعیت را فراهم می‌کنند تا میزان پیشرفتتان را نسبت به اهداف مختلف خود ارزیابی کنید. همچنین به شما فرصت می‌دهند تا درصورت لزوم وظایف را دوباره اولویت‌بندی کنید.