بریده‌هایی از کتاب فرمول برنامه‌ریزی؛ راهنمایی برای ایجاد فهرست‌های کاری

۷) رویکرد ۳-MIT این استراتژی ممکن است برای شما آشنا باشد. استراتژی ۳-MIT توسط لئو بابائوتا (Leo Babauta) در ZenHabits.net به شهرت رسید، اگرچه، خود او هم علنا اقرار می‌کند که از جای دیگری نشات گرفته است. ‫MIT مخفف عبارت «مهم‌ترین وظیفه» می‌باشد. این مورد، بالاترین اولویت در فهرست کارهای شما می‌باشد و تنها چیزیست که حتما باید در طول روز تکمیل شود. ماهیت این استراتژی ضرورت شناسایی یک MIT، و تمرکز روی تکمیل آن ورای سایر کارها است. تنها پس از تکمیل این مورد می‌توانید توجه خود را به موارد دیگر متمرکز کنید.

همانطور که از اسمش مشخص است، شما سه وظیفه با اولویت بالا را جهت تمرکز در طول روز انتخاب می‌کنید. هر اتفاق دیگری رخ دهد باید این سه مورد را به انجام برسانید. بسته به مقدار زمانی که برای تکمیل سه MIT خود نیاز دارید، روزهایی فراخواهند رسید که در زمان کمی برنامهٔ خود را به پایان می‌رسانید. در اینصورت وقت زیادی برای کار روی سایر موارد برنامه‌ریزی شدهٔ خود خواهید داشتد. همچنین احتمالا روزهایی هم مجبور باشید جهت تکمیل سه MIT خود تا دیروقت کار کنید. همانند هر سیستم مدیریت وظیفه‌ای، موثر بودن رویکرد «۳-MIT» هم در اجرای آن می‌باشد. تعریف جزئیاتش وظیفهٔ کاربر می‌باشد.

دوم، روش کان بان به شما اجازه می‌دهد پیشرفت وظایفتان را پیگیری کنید. در یک نگاه می‌توانید بگویید آیا یک مورد هنوز شروع نشده، در حال انجام است، یا به پایان رسیده است. سومین ویژگی سیستم کان بان این است که کارها به راحتی می‌توانند با پروژه‌های بزرگتر مرتبط شوند و به این طریق جزئیات ارزشمندی از آنها مهیا می‌شود. می‌توانید استیکی نوت‌ها را بچینید، بنابراین، مشاهدهٔ چگونگی جریان هر مورد در طرحی بزرگتر راحت می‌شود. چهارم، می‌توانید از استیکی نوت‌های رنگی برای نشان دادن سطوح اولویت گوناگون استفاده کنید. به عنوان نمونه، از قرمز برای موارد با اولویت بالا، زرد برای موارد با اولویت متوسط، و آبی برای موارد با اولویت پایین استفاده کنید. بزرگترین نقطهٔ قوت روش کان بان ارائهٔ بصری آن می‌باشد.

کارکرد روش کان بان بدین صورت است: یک تابلوی اعلانات به همراه یک بستهٔ استیکی نوت بردارید. روی تابلو سه ستون درست کنید. عنوان ستون سمت چپ را «جهت انجام» بگذارید. عنوان ستون میانی را «درحال انجام» بگذارید. اسم ستون راستی را هم «انجام شده» بگذارید. احتمالا متوجه شدید قضیه از چه قرار است. در روش کان بان باید هر وظیفهٔ جدید روی یک کاغذ استیکی نوت نوشته شود، هر برگ یک مورد، و در ستون «جهت انجام» چسبانده شوند. تا زمانی که آمادهٔ انجامشان باشید همان جا باقی می‌مانند. وقتی شروع به انجام یک وظیفه کردید، برگ استیکی نوت مربوطه را به ستون «درحال انجام» منتقل می‌کنید. هنگامی که آن مورد را به پایان رساندید، برگ استیکی نوت آن را به ستون «انجام شده» منتقل می‌کنید. این استراتژی مدیریت کارهای برنامه‌ریزی شده، چند مزیت قابل توجه بیشتر نسبت به استراتژی‌های دیگر دارد. اول، برای شما ارائهٔ بصری از پروژه و وظایفتان مهیا می‌کند. این موضوع شناسایی موارد با ارزش بالا که نیاز به توجه فوری شما دارند را آسان می‌کند. همچنین اولویت‌بندی آنها بر اساس ترتیب موعدهای مقررشان را هم آسان می‌کند.

بدین منظور می‌توانید از اپلیکیشن‌هایی همچون Trello، KanbanFlow، LeanKit، و Kanbanote استفاده کنید. هرکدام از اپلیکیشن‌ها نقاط ضعف و قوت مخصوص به خود را دارند. اگر تمایل به استفاده از روش کان بان به صورت آنلاین دارید، من Trello را پیشنهاد می‌کنم. Trello رایگان و با کاربری آسان می‌باشد. یکی از معایب استفاده از روش کان بان این است که گم کردن رد پای وظایف کوچکتر بسیار آسان می‌شود. برای نمونه، فرض کنید فهرست کارهای اصلی شما بیش از ۱۰۰ مورد جهت انجام دارد. آن موارد برگ‌های استیکی نوت فراوانی می‌خواهد که به صورت خطی زیر هم چیده شوند (احتمالا در ستون «جهت انجام»). احتمالش وجود دارد که چشمتان برخی از موارد با اولویت بالا را از قلم بیاندازد. بکارگیری رنگ‌های متفاوت می‌تواند راه حل موثری باشد، رنگ‌های متفاوت می‌توانند سطح اولویت کار را نشان دهند. اما با این حال هم، توانایی شما برای بررسی حجم زیادی از کارهای برنامه‌ریزی شده محدود می‌شود.

۹) سیستم ماتریس سیستم ماتریس به دست استفان کاوی (Stephen Covey)، نویسندهٔ کتاب تحسین‌برانگیز هفت عادت مردمان مؤثر، به شهرت رسید. این سیستم، با نام «جعبهٔ آیزنهاور» نیز شناخته می‌شود. اصول هر دو یکسان می‌باشد. سیستم ماتریس ابزاری برای تصمیم‌گیری نحوه تخصیص زمان در میان وظایف می‌باشد. یک ماتریس از چهار بخش با عناوین زیر تشکیل شده است: ۱. مهم- فوری ۲. مهم- غیرفوری ۳. غیرمهم- فوری ۴. غیرمهم- غیرفوری

«به انجام رساندن کارها» به‌عنوان یک استراتژی برای سازماندهی کارها و برنامه‌ریزی محبوب می‌باشد. شکی در آن نیست. اما هرچه بیش‌تر دربارهٔ آن تحقیق می‌کنید، بیش‌تر متوجه می‌شوید افراد زیادی آن را امتحان کرده و برای همیشه رها کرده‌اند. پرسیدن این سؤال که «آیا واقعاً GTD مؤثر است؟» جای تامل دارد. در بخش بعد نگاه نزدیک‌تری به این سؤال خواهیم انداخت.

البته بکارگیری GTD چالش‌های معدودی هم دارد. نخست، GTD بیشتر روی پردازش ایده‌های داخل سرتان تمرکز می‌کند تا عملاً به انجام‌رساندن کارها. دوم، توجه کافی به نحوهٔ ارتباط مواردی که در فهرست «تخلیهٔ مغزی» قرار می‌گیرند با اهدافتان نشده است. اگرچه وادار هستید برای کارها مفاد آماده کنید و آن‌ها در فهرست‌های مرتبط قراردهید، اما الزامی به اتصال آنان به اهداف مشخصی ندارید. سوم، انعطاف‌پذیری نهادین موجود در GTD می‌تواند برای برخی کاربران منجر به مشکل شود. معمولاً، افرادی که با مدیریت وظیفه کلنجار می‌روند به محدودیت‌های بیش‌تری روی آزادی عملشان نیاز دارند، نه کم‌تر. چنین محدودیت‌هایی می‌تواند به آن‌ها کمک کند تا عادت‌های بد را کنترل کرده و تمرکز خود را بهبود ببخشند. چهارم، امکان دارد با استفاده از GTD سردرگم شوید. سیستم برای بیرون‌کشیدن کارها از سرتان و وارد برگه (یا وارد یک اپلیکیشن یادداشت‌برداری آنلاین) کردن آنها مؤثر می‌باشد. اما همه چیز داخل سرتان شایستهٔ قرارگرفتن در برنامه‌هایتان نیستند. بیش‌تر آن‌ها به اهداف شما نامربوط خواهند بود. بیش‌تر آن‌ها وقت شما را هدر می‌دهند. ثبت همهٔ موارد می‌تواند این حس را به شما القا کند که در زیر کوهی از کارهای ناچیز در حال دفن‌شدن هستید.

اولی شما را به پیشروی‌کردن در مهم‌ترین کارتان تشویق می‌کند. دومی به شما اجازه می‌دهد ایده‌هایی بگیرید که شاید ارزشمند باشند، اما قبل از تعیین ارزششان نیاز به ملاحظات بیش‌تری دارند. سوم، GTD اجرای یک مرور هفتگی را توصیه می‌کند. این مرور، چاره‌اندیشی برای کارهای انجام‌نشده می‌باشد. آلن این مرور را یکی از کلیدهای موفقیت در استفاده از GTD می‌داند. چهارم، به اندازهٔ مورد نیاز انعطاف‌پذیر است. اگرچه GTD ساختار فراهم می‌کند، اما شما را مجبور به پیروی از تکنیک‌های خاصی نمی‌کند. GTD چارچوبی ارائه می‌کند که به اندازهٔ کافی به شما انعطاف‌پذیری می‌دهد تا رویکرد شخصی‌سازی شدهٔ خودتان را ایجاد کنید.

GTD می‌خواهد این کارها را از سرتان بیرون بکشد و وارد یک فهرست کند. اینکار همهٔ موردها را قابل انجام می‌کند، بنابراین حلقه‌های باز، بسته می‌شوند. زمانی‌که کارها در یک فهرست اصلی قرار دارند، زمانی را جهت سازماندهی آن‌ها برطبق مفاد صرف می‌کنید. بخشی از این فرایند مستلزم ایجاد چند فهرست و قراردادن کارها درون فهرستی که تعلق دارند می‌باشد. یک مرور هفتگی هم جهت کنترل امور انجام می‌شود. این توضیح ساده‌شده‌ای از GTD می‌باشد (چندین کتاب کامل دربارهٔ آن نوشته شده است). برای اهداف ما همینقدر کافی خواهد بود. استراتژی GTD چند ویژگی مهم عرضه می‌کند. نخست، شما را وادار به اضافه‌کردن مفاد و مفهوم به هر وظیفه می‌کند. این در فرایند «تخیلهٔ همه‌چیز در یک فهرست اصلی و سپس انتقال آن‌ها به فهرست‌های خالص‌تر دیگر به‌صورت نهادین وجود دارد. دوم، کارها را بر پایهٔ اهمیت‌شان جدا می‌کند. بخشی از GTD شامل ایجاد یک «فهرست اقدامات بعدی» و یک فهرست «یک روز/ احتمالاً» می‌شود. هر دوی آن‌ها کاربردی هستند.

طرز کار آن بدین صورت است: شما وظایف زیادی در ذهن خود دارید. بیش‌تر آنها به‌لحاظ مفاد، اولویت، و پیامدهای برنامه‌ریزی‌شده دسته‌بندی نشده‌اند. برای نمونه، ممکن است به فکر تولد برادرتان، کمبود دستمال کاغذی در آشپزخانه، و رسیتال پیانوی دخترتان که نزدیک است، باشید. ممکن است انرژی ذهنی خود را برای این حقیقت که باید به ماشین خود بنزین بزنید، چمن‌ها را هرس کنید، و اسپری حشره‌کش جهت کشتن مورچه‌های سرویس بهداشتی‌تان بخرید، صرف کنید. در همان حال، دندانتان درد می‌کند، لذا باید زمانی را برای ملاقات با دندان‌پزشک ترتیب دهید. کمرتان درد می‌کند، در نتیجه ملاقات با یک دکتر هم احتمالاً در دستور کار قرار می‌گیرد. و ندایی در سرتان می‌گوید باید ورزش‌کردن را تبدیل به اولویت بزرگتری کنید. همهٔ این موارد در ذهنتان غوطه‌ور هستند. هیچ برنامه‌ای جهت انجام آن‌ها وجود ندارد، که سبب ایجاد حلقه‌های باز می‌شود. می‌خواهیم این کارها را به انجام برسانیم، اما برای تکمیل آن‌ها به خود متعهد نیستیم. حلقه‌های باز منجر به ایجاد استرس در ما می‌شوند.

به انجام رساندن کارها (GTD) به انجام رساندن کارها اثر دیوید آلن (David Allen) یکی از تحسین‌شده‌ترین سیستم‌های مدیریت وظیفه‌ایست که امروزه بکار گرفته می‌شود. جالب است که این سیستم به تعداد طرفدارانش منتقد نیز دارد. (به‌دلایلی که تا لحظاتی بعد به سراغشان خواهیم رفت).

قانون پارکینسون را به خاطر بیاورید: «کار به اندازهٔ زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد

به خاطر بسپارید، پربازده بودن به معنی مشغول نگه داشتن خود نیست. بلکه به معنی به انجام رساندن کارهای درست برپایهٔ اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدتتان است.

هیچ چیز مانند تجربهٔ استفاده از قلم با دست برای خط زدن یک مورد به پایان رسیده نمی‌باشد. کلیک بر روی یک دکمه در صفحهٔ نمایش کامپیوتر یا تلفنتان حس یکسانی به شما نخواهد داد. اینکار به لذت‌بخشی قلم و کاغذ نیست.

زمانی که یک روز از انجام برنامهٔ خود چشم‌پوشی می‌کنید، چشم‌پوشی کردن در روزهای آتی هم راحت‌تر می‌شود.

«کار به اندازهٔ زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد.

یک فهرست کارهای اصلی بزرگ و طولانی دلسردکننده است. اگر اجازه دهید همانطور بدون خط خوردن رشد پیدا کند، به آرامی می‌تواند انگیزه شما را تحلیل ببرد و به خلاقیتتان صدمه بزند.

سیستم برنامه‌ریزی شما توسط چیزهایی که می‌خواهید در زندگی خود بدست بیاورید هدایت می‌شود.

سررسیدها به این دلیل اهمیت دارند که مارا به عمل برمی‌انگیزند. همچنین به ما کمک می‌کنند تا زمان محدودمان را در بین پروژه‌ها و کارهای خود تقسیم‌بندی کنیم. در نظر داشته باشید که سررسیدهای ما واقع‌بینانه هستند و با ایجاد اولویت برای موارد برنامه‌ریزی شدهٔ ما، بازدهی‌مان را افزایش می‌دهند. نه تنها کارهای بیشتری به انجام می‌رسانیم، بلکه بیشتر کارهای درست را به انجام می‌رسانیم.