بریده‌هایی از کتاب فرمول برنامه‌ریزی؛ راهنمایی برای ایجاد فهرست‌های کاری

هر کدام از کارهای گفته شده ظرف چند دقیقه می‌توانند به انجام برسند. مشکل اینجاست که وقتی در طول روز به صورت پراکنده به آنها رسیدگی می‌کنید، می‌توانند تبدیل به حواس‌پرتی برای شما شوند. آنها جریان کاری شما را متوقف می‌کنند، حرکت شما را از بین می‌برند و خلاقیت شما را نابود می‌کنند. شما را به انجام همزمان چند کار ترغیب می‌کنند که نتیجه‌ای بیش از هزینه‌های جابه‌جایی وظایف برای شما نخواهد داشت. هزینه‌های جابه‌جایی وظایف تاثیر منفی بر عملکرد شما گذاشته و باعث کاهش بازدهی‌تان می‌شوند. راه حل ساده است. این کارهای کوچک را با هم دسته‌بندی کنید. ۳۰ الی ۴۵ دقیقه زمان برای انجام آنها کنار بگذارید. این کار به شما اجازه می‌دهد بدون اینکه حواستان از کار مهم‌تان پرت شود، تک به تک، روی آنها تمرکز کنید. شما برای رسیدگی به آنها یک جلسه کاری جداگانه کنار گذاشته‌اید.

در عوض، آنها را در فهرست دسته‌بندی شده جداگانه قرار دهید. هنگامی که زمان اضافی دارید، چند تا از آنها را جهت انجام انتخاب کنید. پس از تکمیلشان روی آن موارد خط بکشید. در زیر نمونه‌هایی از کارهای کوچک که به یک فهرست دسته‌بندی شده جداگانه تعلق دارند، نشان داده شده است: - مرتب کردن تخت - انداختن لباس‌ها در لباسشویی - ایمیل زدن به مشتری

به استفاده از یک فهرست دسته‌بندی شده در قدم ۵ از بخش چگونه برنامه‌ای کامل ایجاد کنیم؟ اشاره کردم. هدف فهرست دسته‌بندی شده این است که تمام وظایف کوچکتان را در یک مکان سازماندهی کند. وظایف کوچک، مواردی هستند که تکمیل آنها کمتر از ۱۰ دقیقه طول می‌کشد. هدف، جمع‌آوری آنها و رسیدگی در طول یک جلسه کاری می‌باشد. کارهای کوچک به فهرست کارهای روزانه شما تعلق ندارند. به یاد بیاورید، فهرست روزانه شما باید به ۷ مورد محدود شود. فضای موجود را برای وظایف با ارزش بالا که نیاز به زمان بیشتری برای تکمیل دارند (حداقل ۱۵ دقیقه) ذخیره کنید. همچنین وظایف کوچک هم نباید در فهرست اصلی شما باقی بمانند. آنها فقط فهرست اصلیتان را بهم می‌ریزند.

پیشنهاد من این است: کنار کارهای برنامه‌ریزی شده‌ای که منتظر دادهٔ فرد دیگری هستید یادداشت کوتاهی بنویسید. نوع داده‌ای که نیاز دارید، قالب آن (ایمیل، تماس تلفنی، گزارش، فایل خروجی، و غیره)، و تاریخی که انتظار می‌رود به دست‌تان برسد را مشخص کنید. تاریخ پیش‌بینی شدهٔ ارسال آن شما را بر می‌انگیزد تا اگر دادهٔ او را به موقع دریافت نکردید، کار آن فرد را پیگیری نمایید. اینکار به شما کمک می‌کند از دیگران انتظار داشته باشید و آنها را هم در قبال الزامات ارسالی مسئول می‌کند.

پیشنهاد من این است: کنار کارهای برنامه‌ریزی شده‌ای که منتظر دادهٔ فرد دیگری هستید یادداشت کوتاهی بنویسید. نوع داده‌ای که نیاز دارید، قالب آن (ایمیل، تماس تلفنی، گزارش، فایل خروجی، و غیره)، و تاریخی که انتظار می‌رود به دست‌تان برسد را مشخص کنید.

افعال درست به اقدام کردن تشویق می‌کنند. ترغیبتان می‌کنند که عمل کنید. فعل‌های اشتباه عکس این کار را انجام می‌دهند. تشویق به پشت گوش انداختن می‌کنند. افعالی مانند جستجو کردن، برنامه ریختن و دست زدن اساسا مشخص نیستند. در نتیجه، کمتر از افعالی مانند پژوهش کردن، پیش نویس کردن، و تماس تلفنی گرفتن مؤثرند. این افعال از آنجایی که به اقدامات مشخصی دلالت دارند تأثیرشان بیشتر می‌باشد. آنها هیچ چیز مبهمی باقی نمی‌گذارند.

قانون پارکینسون را به خاطر بیاورید: «کار به اندازهٔ زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد.» اگرچه واقعاً می‌توانید چمن‌ها را در ۴۵ دقیقه هرس کنید، اگر به خود اجازه دهید، این کار یک ساعت و نیم برای شما زمان خواهد برد.

کارهای ناچیز بدون هیچ پیامدی قادر به حذف شدن هستند. کارهای ناچیز موارد تصادفی‌ای می‌باشند که همان لحظه که به ذهنتان رسید، یادداشت شدند، و بی‌درنگ هم از یاد می‌روند. فهرست اصلی شما آن‌ها را جمع‌آوری می‌کند. این هدف آن است -پاک کردن ذهنتان از چیزهایی که به خاطر سپردن و سازماندهی‌شان دشوار می‌باشد-. ولی، با بررسی بیشتر، متوجه خواهید شد خیلی از این موارد می‌توانند، -و بهتر است- از فهرست حذف شوند.

کارهای مبهم آن‌هایی هستند که از کمبود مفاد یا چارچوب رنج می‌برند. بعضی وقت‌ها دلیل قرارگیری آنها در چنین شرایطی ضروری نبودن توجه به آن‌ها می‌باشد. آن‌ها در برزخ خود می‌مانند تا شما به آن‌ها توجه کنید. یک مثال می‌تواند «تماس گرفتن با جان» باشد. چرا باید با جان تماس بگیرید؟ این کار چگونه به پیشروی مهم‌ترین کارتان کمک می‌کند؟ اگر تماس نگیرید چه عواقبی در پی خواهد داشت؟ اگر دارد، عواقبش چیست؟ اگر کاری در فهرست اصلیتان مبهم می‌باشد، ارزش آن را زیر سایهٔ اهدافتان مجدداً ارزیابی کنید. شاید کاندیدای خوبی برای حذف شدن باشد.

چه نوع وظایفی کاندیدای حذف شدن هستند؟ به دنبال این چهار مورد بگردید: ۱) خواسته‌ها ۲) کارهای مبهم ۳) کارهای ناچیز ۴) تصمیمات

البته این بهترین راه‌حل نیست. یک رویکرد بهتر بکارگیری ابزار آنلاین، مانند Todoist می‌باشد. Todoist به شما امکان برچسب زدن و علامت زدن با رنگ‌های متنوعی می‌دهد که سازماندهی کارهای برنامه‌ریزی شده با مفاد گوناگون را آسان می‌کند. نکتهٔ دیگر قبل از ادامه؛ شاید نگه داشتن فهرست جداگانه‌ای برای موارد با اولویت بالا یا ارزش بالا مفید باشد. برخی افراد به آن فهرست HIT، یا فهرست کارهای بسیار تأثیرگذار می‌گویند. شخصا، استفاده از یک فهرست HIT را افراطی می‌دانم. من بدون آن هم برای همهٔ کارهای موجود در فهرست‌های گوناگونم اولویت تعیین می‌کنم. ایجاد یک فهرست اضافی برای کارهای بسیار تأثیرگذار لزومی ندارد. این کار به جای تقویت بازدهی من، مانع آن می‌شود.

انواع گوناگون وظایف زیر هم فهرست‌های مخصوص به خود را نیاز دارند: - کار تحلیلی - کار ابتکاری - کار بی‌دغدغه به همین شکل، موقعیت‌های زیر هم فهرست‌های مخصوص به خود را نیاز دارند: - در اداره - در خانه - در مسیر

همهٔ وظایف فهرست کارهای اصلیتان را با استفاده از این سه چارچوب دسته‌بندی کنید: ۱. پروژه ۲. نوع ۳. موقعیت

همهٔ وظایف فهرست کارهای اصلیتان را با استفاده از این سه چارچوب دسته‌بندی کنید: ۱. پروژه ۲. نوع ۳. موقعیت

به لطف توسعه‌دهندهٔ اپلیکیشن بهره‌وری iDoneThis، به اعداد زیر نگاهی بیندازید. - ۴۱% از کارهای برنامه‌ریزی شده، هیچ‌وقت تکمیل نمی‌شوند. - ۵۰% از کارهای تکمیل شده، ظرف یک روز انجام شده‌اند. - ۱۸% از کارهای تکمیل شده، ظرف یک‌ساعت انجام شده‌اند. - ۱۰% از کارهای تکمیل شده، ظرف یک دقیقه انجام شده‌اند.

هدف اصلی فهرست کارهای برنامه‌ریزی شدهٔ شما کمک برای سازماندهی امور و پروژه‌هایتان، و توجه ویژه به موارد مهم است. اینکار به شما اجازه می‌دهد همه چیز را از ذهنتان بیرون کنید و احتمال فراموشی کارها کمتر می‌شود. با نوشتنشان، آنها را در یک مکان جمع خواهید کرد و یک دیدِ کلی، از بزرگترین اولویت‌هایتان بدست می‌آورید. مدیریت فهرستی از کارها که جلوی رویتان نمایش داده شده بسیار آسان‌تر از زمانی است که همان فهرست در سرتان می‌چرخد. راحت‌تر می‌توانید امور را برطبق موعد مقرری که دارند سازماندهی و روزتان را بر پایهٔ آن برنامه‌ریزی کنید. این نکته، به تنهایی کمک می‌کند روی مهم‌ترین مشغلهٔ خود تمرکز کنید.

هدف اصلی فهرست کارهای برنامه‌ریزی شدهٔ شما کمک برای سازماندهی امور و پروژه‌هایتان، و توجه ویژه به موارد مهم است. اینکار به شما اجازه می‌دهد همه چیز را از ذهنتان بیرون کنید و احتمال فراموشی کارها کمتر می‌شود. با نوشتنشان، آنها را در یک مکان جمع خواهید کرد و یک دیدِ کلی، از بزرگترین اولویت‌هایتان بدست می‌آورید. مدیریت فهرستی از کارها که جلوی رویتان نمایش داده شده بسیار آسان‌تر از زمانی است که همان فهرست در سرتان می‌چرخد. راحت‌تر می‌توانید امور را برطبق موعد مقرری که دارند سازماندهی و روزتان را بر پایهٔ آن برنامه‌ریزی کنید. این نکته، به تنهایی کمک می‌کند روی مهم‌ترین مشغلهٔ خود تمرکز کنید.

این علت نامؤثر بودن برنامه‌هایی می‌باشد که هیچ مفاد و مفهومی برای آنالیز وظایف، ابراز نمی‌کنند. در حقیقت، اثرات مخرب آنها بیشتر از اثرات مثبت‌شان است. به جای برانگیختن شما برای انجام مهم‌ترین وظایفتان، باعث می‌شوند زمان خود را روی مواردی که مناسب شرایط کنونی‌تان نیستند هدر دهید.

«قانون ۵-۳-۱» نسخهٔ تعمیم یافته‌ای از «استراتژی ۲+۳» که در بخش قبل توضیح داده شد، است. اینجا، شما یک وظیفهٔ بزرگ، سه وظیفهٔ متوسط و پنج وظیفهٔ کوچک، در طول روز جهت انجام دارید. در حالی که «استراتژی ۲+۳» تمرکز شما را روی پنج وظیفه، محدود می‌کند، قانون «۱-۳-۵» این عدد را به نُه مورد گسترش می‌دهد. اولین مزیت این رویکرد این است که به شما انعطاف‌پذیری بیشتری نسبت به «استراتژی ۳+۲» می‌دهد. نه تنها هرروز اجازه انتخاب موارد بیشتری جهت انجام رساندن می‌دهد (نُه در مقابل پنج)، بلکه سه نوع طبقه‌بندی در مقابل تنها دو نوع ارائه می‌کند. گنجاندن کارهای «اندازهٔ متوسط» مفید است، چراکه به شما اجازه مدیریت بهتر تقویمتان را می‌دهد.

۶) سیستم پروژه محور این سیستم، مستلزم دسته‌بندی کردن کارهای برنامه‌ریزی شده‌تان براساس پروژهٔ مربوط به آن می‌باشد. در انتها، برای شما چند فهرست می‌ماند که هرکدام برای یک پروژه می‌باشند.