بریده‌هایی از کتاب فرمول برنامه‌ریزی؛ راهنمایی برای ایجاد فهرست‌های کاری

در بخش قبلی ذکر کردم که تقویم شما زمان‌های آزادتان را تعریف می‌کند. تقویم به شما می‌گوید که چقدر زمان برای انجام موارد فهرست کارهایتان در دسترس دارید. بدین منظور، اگر سه ساعت زمان در اختیار دارید، ایجاد فهرستی که به پنج ساعت زمان احتیاج داشته باشد، فکر خوبی نیست. اینگونه عمل کردن باعث ناکامی‌تان می‌شود. و به تبع آن شما را به ناامیدی، استرس و درماندگی می‌کشاند. راه آسانی برای اجتناب از چنین پیامدی وجود دارد: تقویم و برنامه‌هایتان را باهم همگام کنید. تصمیماتتان برای دومی را با توجه به اولی بگیرید. یک رویکرد ساده اینگونه است: اول، در انتهای روز، تقویمتان را برای روز بعد مرور کنید. مشخص کنید که چه زمان‌هایی در جلسه یا تماس‌های کنفرانسی بوده و یا به هر طریق دیگری در دسترس نیستید. دوم، مقدار زمانی که می‌توانید به وظایف درون فهرست کارهای خود اختصاص دهید را تخمین بزنید. فراموش نکنید که زمانی را برای ناهار و استراحت کنار بگذارید. همچنین، زمانی را برای تاخیرات پیش‌بینی نشده در نظر بگیرید. مثلا درخواست‌های کمک غیرمنتظره از رییس یا همکارانتان.

در بخش قبلی ذکر کردم که تقویم شما زمان‌های آزادتان را تعریف می‌کند. تقویم به شما می‌گوید که چقدر زمان برای انجام موارد فهرست کارهایتان در دسترس دارید. بدین منظور، اگر سه ساعت زمان در اختیار دارید، ایجاد فهرستی که به پنج ساعت زمان احتیاج داشته باشد، فکر خوبی نیست. اینگونه عمل کردن باعث ناکامی‌تان می‌شود. و به تبع آن شما را به ناامیدی، استرس و درماندگی می‌کشاند. راه آسانی برای اجتناب از چنین پیامدی وجود دارد: تقویم و برنامه‌هایتان را باهم همگام کنید. تصمیماتتان برای دومی را با توجه به اولی بگیرید.

توجه شود که ترکیب با بعضی از تقویم‌ها به ابزارهای شخص ثالثی وابسته هستند، از قبیل Zapier و IFTTT (If This, Then That). اما نگران نباشید. این ابزارها طوری طراحی شده‌اند که کارکردن با آنها ساده و راحت باشد.

از Todoist و Evernote تا Trello و Asana هیچ‌گونه کمبود اپلیکشین برای ساختن یا سازماندهی فهرست کارهای شما وجود ندارد. و همه ساله هم برنامه‌های جدیدی معرفی می‌شوند.

سومین قدم مرور ماهیانه آنها می‌باشد. در انتهای هر ماه مدت ۳۰ دقیقه برای پیگیری پیشرفتتان قرار دهید. مجددا ارزیابی کنید که آیا اهدافتان تغییر کرده‌اند یا نه. اگر تغییر کرده بودند، آنها را یادداشت کنید. سیستم برنامه‌ریزی شما توسط چیزهایی که می‌خواهید در زندگی خود بدست بیاورید هدایت می‌شود. بعضی از اهداف شما ذاتا کوتاه‌مدت خواهند بود- به عنوان مثال، شاید بخواهید یک ارتقاء کاری در سال جاری بدست آورید. مابقی ذاتا درازمدت خواهند بود- به عنوان مثال، بازنشسته شدن در سن ۶۰ سالگی با ۲ میلیون دلار سرمایه‌گذاری نقدی. اهداف خود را هر ماه مرور و بروزرسانی کنید. انجام اینکار به اجرای درست سیستم برنامه‌ریزی شما کمک خواهد کرد.

در سال ۱۹۷۹، از فارغ‌التحصیلان دورهٔ MBA دانشگاه هاروارد این سوال پرسیده شد که آیا اهدافشان را می‌نویسند یا نه؛ هشتاد و چهار درصد اعتراف کردند که اهداف مشخصی ندارند؛ سیزده درصد ادعا کردند که هدف‌هایی دارند، اما آنها را ننوشته‌اند؛ سه درصد اهداف خود همراه با برنامه‌هایشان جهت رسیدن به آنها را می‌نوشتند. در سال ۱۹۸۹، مصاحبه کنندگان نتایج فارغ‌التحصیلان را دنبال کردند. آنها متوجه دو یافته جالب شدند. اولا، ۱۳ درصدی که هدف داشتند بیش از هشتاد و چهار درصدی که هدفی نداشتند، موفقیت کسب کردند. ثانیا، سه درصدی که اهداف خود را نوشته بودند، ۱۰ برابر بیشتر از نود و هفت درصدی که آنها را ننوشته بودند، موفقیت کسب کردند. می‌توانید قدرتی که در نوشتن اهدافتان روی کاغذ وجود دارد را مشاهده کنید. تا اینجا، اهداف مشخصی ایجاد کرده و آنها را نوشته‌اید.

هدف مبهم: بازنشستگی زود هنگام. هدف مشخص: بازنشستگی در آستانهٔ ۶۰ سالگی با ۲ میلیون دلار سرمایه‌گذاری نقدی و درآمدی ماهانه بالغ بر ۵۰۰۰ دلار. دقت کنید که چگونه نسخه مبهم، پیگیری پیشرفتتان را تقریبا غیر ممکن می‌سازد. هیچ راهی وجود ندارد که متوجه شوید چقدر به دستیابی به آن نزدیک هستید، چراکه معیارهای سنجش موفقیت را به روشنی تعریف نکرده‌اید. در مقابل، نسخه مشخص، معیارهای قابل پیگیری مهیا می‌کند. دوم، اهداف خود را بنویسید. با اینکار احتمال رها کردن آنها کاهش می‌یابد.

پیشنهاد کردم به هر وظیفهٔ فهرست خود یک هدف مشخص اختصاص دهید. هدف از اینکار دادن انگیزه‌ای برای انجام آن مورد می‌باشد. وقتی دلیل الزام تکمیل یک وظیفهٔ خاص را بدانید، و دلیلش در ارتباط آن با چیزی که می‌خواهید بدست بیاورید می‌باشد، به شدت روی آن وظیفه متمرکز خواهید شد و با آن مانند یک اولویت برخورد می‌کنید. اول، اهداف مشخص ایجاد کنید. اهداف بیشتر افراد مبهم هستند. بدون مشخص کردن، سنجش میزان پیشرفت یک فرد در دستیابی به آنها دشوار است

۸. به وظایفی که منتظر داده‌ای از دیگران هستید، توجه داشته باشید. نام فرد و تاریخی که انتظار دارید دادهٔ او را دریافت نمایید را یادداشت کنید. تاریخ به شما زمان پیگیری را در صورت عدم دریافت آن نشان می‌دهد. ۹. سررسیدهای فعلی خود برای انجام وظایف مهم را مرور کرده و در صورت لزوم اصلاح کنید. ۱۰. به کارهای جدیدی که به فهرست اصلی و فهرست‌های مبتنی بر مفاد خود اضافه کردید، سررسید اختصاص دهید. ۱۱. تقویمتان را برای هفتهٔ جاری مرور نمایید و فهرست کارهای روزانه خود را بر اساس زمان‌های خالی‌تان ایجاد کنید. موارد بالا ممکن است کار خیلی زیادی به نظر برسد. در واقع، همینگونه است. اما سرمایه‌گذاری خوبی است. مرور هفتگی برای نگهداری از یک سیستم برنامه‌ریزی با کارکرد درست ضروری می‌باشد. اینکار به شما اطمینان می‌دهد که زمان محدودتان را روی موارد با ارزش بالا متمرکز می‌کنید و بدین طریق کاری که بیشترین اهمیت برای شما دارد را پیش می‌برید.

۸. به وظایفی که منتظر داده‌ای از دیگران هستید، توجه داشته باشید. نام فرد و تاریخی که انتظار دارید دادهٔ او را دریافت نمایید را یادداشت کنید. تاریخ به شما زمان پیگیری را در صورت عدم دریافت آن نشان می‌دهد. ۹. سررسیدهای فعلی خود برای انجام وظایف مهم را مرور کرده و در صورت لزوم اصلاح کنید. ۱۰. به کارهای جدیدی که به فهرست اصلی و فهرست‌های مبتنی بر مفاد خود اضافه کردید، سررسید اختصاص دهید. ۱۱. تقویمتان را برای هفتهٔ جاری مرور نمایید و فهرست کارهای روزانه خود را بر اساس زمان‌های خالی‌تان ایجاد کنید. موارد بالا ممکن است کار خیلی زیادی به نظر برسد. در واقع، همینگونه است. اما سرمایه‌گذاری خوبی است. مرور هفتگی برای نگهداری از یک سیستم برنامه‌ریزی با کارکرد درست ضروری می‌باشد. اینکار به شما اطمینان می‌دهد که زمان محدودتان را روی موارد با ارزش بالا متمرکز می‌کنید و بدین طریق کاری که بیشترین اهمیت برای شما دارد را پیش می‌برید.

چگونه مرور هفتگی انجام می‌دهید؟ در اینجا مراحل اصلی آورده شده است: ۱. همه فهرست‌های خود (شامل فهرست اصلی و فهرست‌های مبتنی بر مفادتان) را جمع‌آوری کنید. ۲. همهٔ کارها و پروژه‌هایی که در سرتان شناور هستند را تخلیهٔ مغزی کرده و آنها را به فهرست اصلی خود اضافه کنید. ۳. پروژه‌های جدید را به وظایف جداگانه تجزیه کنید. ۴. وظایف جدید را با توجه به مفاد (پروژه، نوع و موقعیت) تفکیک کنید. در صورت لزوم فهرست‌های مبتنی بر محتوای تازه ایجاد کنید. ۵. صندوق پستی ایمیلتان را پاک کنید. در صورت لزوم، به آنها پاسخ دهید. اگر ایمیلی به اقدام شما نیاز داشته، اما فوری نیست، آن را در فهرست اصلی خود یادداشت کرده و پیام را بایگانی نمایید. همچنین، ایمیل‌هایی که نیاز به پاسخ یا اقدامی ندارند ولی بعدا شاید نیاز پیدا کنید را هم بایگانی کرده و مابقی را حذف کنید. ۶. فهرست اصلی و فهرست‌های مبتنی بر مفادتان را مرور کرده و وظایفی که دیگر ضروری یا مهم نیستند را پاک کنید. ۷. به وظایفی که هم مهم و هم فوری هستند توجه داشته باشید. آنها را به عنوان کاندیداهایی برای فهرست کارهای روزانهٔ خود علامت بزنید.

برای مثال، فرض کنید مسئول یک پروژه پراهمیت هستید که دارای سررسید قریب‌الوقوع است. بر روی کارهایی که باعث پیش‌روی این پروژه می‌شوند تمرکز می‌کنید (مفاد مبتنی بر پروژه). یا فرض کنید که اواسط روز بوده و سطح انرژی شما کم است. روی کاری که نیاز به فکر کردن ندارد (به عنوان مثال ورود داده‌ها، مرتب کردن میز کارتان و از این قبیل) به جای کار تحلیلی یا ابتکاری تمرکز می‌کنید (مفاد مبتنی بر فعالیت). یا فرض کنید سرکار هستید. روی مواردی از فهرست کارهایتان تمرکز می‌کنید که صرفا می‌توانند آنجا به انجام برسند. (مفاد مبتنی بر موقعیت) مفاد، سطح کار تصمیمات شما را با توجه به آنچه باید انجام دهید، شکل می‌دهند. اگرچه تهیهٔ مفاد زمان می‌برد، انجام اینکار بعدها فرایند تصمیم‌گیری را بهبود می‌بخشد. این سرمایه‌گذاری خوبی است.

در قدم ۶ از بخش چگونه برنامه‌ای کامل ایجاد کنیم؟، اشاره کردم که هر وظیفه‌ای در فهرست اصلیتان باید به همراه مفاد باشد. برای مثال، باید پروژه‌ای که وظیفه به آن مربوط می‌باشد؛ نوع فعالیت (تحلیلی، ابتکاری، و غیره)؛ و اینکه آیا محدودیت‌های مبتنی بر موقعیت مربوط به خود دارند یا نه را مشخص کنید.

یک فهرست کارهای اصلی بزرگ و طولانی دلسردکننده است. اگر اجازه دهید همانطور بدون خط خوردن رشد پیدا کند، به آرامی می‌تواند انگیزه شما را تحلیل ببرد و به خلاقیتتان صدمه بزند. با هرس کردن منظم کارهای غیرضروری آن را پاکیزه نگه دارید. انجام چنین کاری برنامهٔ شما را زنده نگه می‌دارد، زیرا هر وظیفه‌ای در آن مقصود خاصی خواهد داشت. با هرس کردن متناوب، قادر هستید خیلی راحت‌تر کارهای مهم را برای فهرست‌های روزانهٔ خود شناسایی کنید. همچنین زمان کمتری را صرف موارد کم‌اهمیت خواهید کرد که در نتیجه بازدهی‌تان را به شدت افزایش می‌دهد.

فیسبوک کند. این همان چیزیست که روانشناس بری شوارتز (Barry Schwartz)

«کار به اندازهٔ زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد.»

احتمالاً این لطیفه را شنیده باشید: چگونه یک فیل را می‌خورید؟ لقمه به لقمه. این یک مفهوم مهم مرتبط با مدیریت وظیفه را نشان می‌دهد.

شما ناخدای کشتی‌تان هستید

در سال ۱۹۷۹، از فارغ‌التحصیلان دورهٔ MBA دانشگاه هاروارد این سوال پرسیده شد که آیا اهدافشان را می‌نویسند یا نه؛ هشتاد و چهار درصد اعتراف کردند که اهداف مشخصی ندارند؛ سیزده درصد ادعا کردند که هدف‌هایی دارند، اما آنها را ننوشته‌اند؛ سه درصد اهداف خود همراه با برنامه‌هایشان جهت رسیدن به آنها را می‌نوشتند. در سال ۱۹۸۹، مصاحبه کنندگان نتایج فارغ‌التحصیلان را دنبال کردند. آنها متوجه دو یافته جالب شدند. اولا، ۱۳ درصدی که هدف داشتند بیش از هشتاد و چهار درصدی که هدفی نداشتند، موفقیت کسب کردند. ثانیا، سه درصدی که اهداف خود را نوشته بودند، ۱۰ برابر بیشتر از نود و هفت درصدی که آنها را ننوشته بودند، موفقیت کسب کردند.

تعریف کردن کارهایی که خیلی کلی هستند در تضاد با به پایان رساندن آنها می‌باشد. ابهام آنها مطمئناً باعث به تأخیر افتادنشان می‌شود. اگر در تکمیل کارهای برنامه‌ریزی شده مشکل دارید، بررسی کنید آیا می‌توانند به کارهای کوچک‌تر تجزیه شوند یا نه؟