بریده‌هایی از کتاب فرمول برنامه‌ریزی؛ راهنمایی برای ایجاد فهرست‌های کاری

۸ صبح تا ۹ صبح- ملاقات با رییس - ۱۰: ۳۰ صبح تا ۱۲ ظهر- تماس کنفرانسی با تیم فروش - ۱۲ ظهر تا ۱ بعدازظهر- ناهار - ۳ بعدازظهر تا ۳: ۳۰ بعدازظهر- جلسهٔ دپارتمان زمان‌بندی بالا به شما دوره‌هایی زمانی را نشان می‌دهد که در دسترس خواهید بود و قادر هستید کارهای فهرست برنامه‌ریزی شدهٔ خود را انجام دهید: - ۹ صبح تا ۱۰: ۳۰ صبح - ۱ بعدازظهر تا ۳ بعدازظهر - ۳: ۳۰ بعدازظهر تا ۵ بعدازظهر پنج ساعت و نیم. ۴۵ دقیقه را برای استراحت و درخواست‌های غیرمنتظره کنار بگذارید، اینگونه چهار ساعت و ۴۵ دقیقه برایتان باقی می‌ماند. حالا می‌توانید یک برنامهٔ واقع‌بینانه بر پایهٔ زمانی که در اختیار دارید ایجاد کنید.

اگرچه ستون‌های اصلی ساخت یک سیستم موثر - به عنوان مثال سررسیدها، مفاد و چارچوب وظایف، و تفکیک وظایف فعلی و آینده –همیشه مهم‌اند، اما جنبه‌های دیگر از اهمیت کمتری برخوردار هستند. آنها می‌توانند با مابقی جابه‌جا یا اصلاح شوند.

قدرت تخریب احساس سردرگمی را دست کم نگیرید. این احساس باعث افزایش سطح استرس شما می‌شود و شما را مستعد حواس‌پرتی بیشتری کرده و از به انجام رساندن کارهای مهم جلوگیری می‌کند.

هزینه‌های جابه‌جایی وظایف تاثیر منفی بر عملکرد شما گذاشته و باعث کاهش بازدهی‌تان می‌شوند.

هدف اصلی فهرست کارهای برنامه‌ریزی شدهٔ شما کمک برای سازماندهی امور و پروژه‌هایتان، و توجه ویژه به موارد مهم است. اینکار به شما اجازه می‌دهد همه چیز را از ذهنتان بیرون کنید و احتمال فراموشی کارها کمتر می‌شود. با نوشتنشان، آنها را در یک مکان جمع خواهید کرد و یک دیدِ کلی، از بزرگترین اولویت‌هایتان بدست می‌آورید. مدیریت فهرستی از کارها که جلوی رویتان نمایش داده شده بسیار آسان‌تر از زمانی است که همان فهرست در سرتان می‌چرخد. راحت‌تر می‌توانید امور را برطبق موعد مقرری که دارند سازماندهی و روزتان را بر پایهٔ آن برنامه‌ریزی کنید. این نکته، به تنهایی کمک می‌کند روی مهم‌ترین مشغلهٔ خود تمرکز کنید.

مدیریت فهرستی از کارها که جلوی رویتان نمایش داده شده بسیار آسان‌تر از زمانی است که همان فهرست در سرتان می‌چرخد.

ثبات کلید موفقیت در هر کاریست،

زمانی که یک روز از انجام برنامهٔ خود چشم‌پوشی می‌کنید، چشم‌پوشی کردن در روزهای آتی هم راحت‌تر می‌شود. احتمالا بر حسب تجربه با این موضوع برخورد کرده باشید. تا حالا توجه کرده‌اید که به تعویق انداختن فعالیتی که علاقه‌ای نداریم- مثلا ملاقات با دندانپزشک- به تعویق انداختن دوباره و دوبارهٔ آن فعالیت را راحت‌تر می‌کند؟

شاید این موضوع به برنامه‌هایتان نامربوط به نظر برسد. اما وضعیت عاطفیتان نقش بسیار مهمی در میزان موفقیت شما در انجام کارها از روی برنامه‌هایتان بازی می‌کند. به خاطر داشته باشید، برنامه‌های شما برای کمک به سازماندهی وظایف طبق اهمیت و اولویتشان، و شناسایی بهترین مکان برای صرف زمان محدودتان هستند. اگر درگیر منفی‌نگری مداوم باشید، قادر به انجام مؤثر آن نخواهید بود.

زمانی که یک سیستم مناسب ایجاد کردید، مهم‌ترین کاری که می‌توانید انجام دهید این است که اصول پایه‌ای را با ثبات به کار گیرید

فهرست‌های کار روازنه‌تان- تضمین به انجام رساندن همهٔ کارها نمی‌باشد. بلکه مقصود آنها تضمین این است که زمان و توجه محدودتان را روی مهم‌ترین کار خود متمرکز کنید. ‫به خاطر بسپارید، پربازده بودن به معنی مشغول نگه داشتن خود نیست. بلکه به معنی به انجام رساندن کارهای درست برپایهٔ اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدتتان است.

هنگامی که فهرستی از کارها بدون مفاد و مفهوم ایجاد می‌کنید، با گزینه‌هایی رو به رو خواهید شد که انتخاب مابینشان دشوار می‌باشد. نتیجه؟ برنامهٔ شما، که قرار بود یادداشتی از چیزهایی که باید به انجام برسانید باشد، به یک یادداشت در حال گسترش از چیزهایی که نامشخص و ناتمام مانده‌اند تبدیل می‌شود.

ساده‌ترین راه برای به انجام رساندن فهرست کارهای روزانه اختصاص دادن یک «چرا» به هر مورد موجود در آن می‌باشد. مشخص کنید که چرا باید آن را به انجام برسانید. دلیل هر کدام را کنارشان بنویسید.

به خاطر بسپارید، پربازده بودن به معنی مشغول نگه داشتن خود نیست. بلکه به معنی به انجام رساندن کارهای درست برپایهٔ اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدتتان است.

قانون پارکینسون را بخاطر بیاورید: «کار به اندازهٔ زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد.» اگر برای کارهای برنامه‌ریزی شدهٔ خود سررسید در نظر نگرفتید، از باقی ماندن آنها در فهرستتان تعجب نکنید.

فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده بدون موعد مقررشده یک فهرست آرزوهاست. نه چیزی بیشتر. بدون موعدهای مقررشده به تنبلی روی می‌آوریم.

زیرا اثر فاجعه‌باری روی توانایی ما در چگونگی تخصیص زمانمان بین گزینه‌های موجود دارد. منطقمان کمتر می‌شود، تمرکز و توانایی در کنترل نیروهای انگیزشی کمتر خواهد شد. در نتیجه، تمایل بیشتری داریم تا فعالیت‌هایی را انتخاب کنیم که لذت فوری دارند، تا آنهایی که احتمالاً برای ما بهتر هستند، ولی تلاش بیشتری نیاز دارند.

خستگی ناشی از تصمیم شرایطی است که در آن توانایی کمتری در گرفتن تصمیمات خوب دارید زیرا به لحاط ذهنی از تصمیم‌گیری در سراسر طول روز به شدت خسته شده‌اید.

تمرکز به شما اجازه می‌دهد کارهای مهمتان را انجام دهید تا اینکه وقت خود را روی فعالیت‌های کوچکتر و جزئی هدر دهید.

حتماً باید به هر کاری در برنامهٔ خود یک هدف مشخص نسبت دهید. علت لزوم تکمیل‌شدن هر مورد را بدانید. اگر به این مرحله بی‌توجهی کنید، انگیزهٔ کم‌تری جهت به انجام رساندن کار خواهید داشت.