بریده‌هایی از کتاب جلسات ثمربخش

یکی از محبوب‌ترین قوانین مدیریت از دیدگاه من، قانون «حذف جایگزین» است. بر اساس این قانون، وقتی تصمیم به انجام یک کار مشخصی گرفتید، در واقع تصمیم گرفته‌اید که سایر کارهایی را که می‌توانستید در آن زمان انجام دهید انجام ندهید.

برگزاری هر جلسه، هزینه‌هایی مستقیم و غیرمستقیم با خود به همراه دارد. جلسات نیز جزئی از کسب‌وکار به شمار می‌روند و همانند هر فعالیت دیگری، باید بازده قابل انتظاری از این هزینه‌ها وجود داشته باشد که از هزینه‌هایی که شرکت برای برگزاری جلسه صرف می‌کند، بیشتر باشد.

جلسات ما به این دلیل موفق می‌شوند که ما به مشکلات به‌طور سطحی و آن‌گونه که در ظاهر دیده می‌شوند، نگاه نمی‌کنیم، بلکه به عمق مشکلات نفوذ کرده و برای برطرف کردن آنها تلاش می‌کنیم.

در بعضی موارد، حتی اگر اهداف یک جلسه را به درستی تعریف کرده باشید، ممکن است دریابید که جلسه نتایج موثری در بر نداشته است. یکی از دلایل می‌تواند این باشد که مسئله‌ای را که به دنبالش هستید، به درستی شناسایی نکرده‌اید.

سوم اینکه مقصود و هدف از برگزاری جلسه چیست؟ معیار شفافیت هدف این است که بتوانید آن را در ۲۵ کلمه (یا کمتر) شرح دهید. اگر نتوانید هدف جلسه را این‌گونه تعریف کنید، درک درستی از هدف ندارید. این سؤال را از خود بپرسید که «اگر جلسه به درستی پیش برود، چه نتیجه‌ای از آن حاصل می‌شود؟ اوضاع از آن پس چگونه پیش خواهد رفت؟ پس از آن افراد چه خواهند کرد؟»

دوم، چه کسانی باید در جلسه شرکت کنند؟ حضور چه افرادی در جلسه کاملا ضروری است؟ از سوی دیگر حضور چه افرادی غیر ضروری بوده و الزامی برای شرکت آنها وجود ندارد؟

اگر هیچ جلسه‌ای برگزار نشود، بدترین نتیجه ممکن چه خواهد بود؟ اگر دریابید که هیچ مشکل جدی پیش نخواهد آمد یا مسئله مربوطه می‌تواند از طریق دیگری حل‌وفصل شود، حتما باید از برگزاری جلسه چشم‌پوشی کنید.

پیش از هر چیز، پرسش‌هایی وجود دارند که باید برای روشن شدن اهداف جلسه از خود بپرسید. نخست، آیا برگزاری این جلسه ضروری است؟ آیا راه‌های دیگری برای رسیدن به هدف مورد نظر وجود دارند؟ یا شیوه دیگری برای برگزاری این جلسه یا حل مسئله مطرح‌شده وجود دارد؟ اگر هدف شما از برگزاری جلسه تبادل اطلاعات است، آیا می‌توانید این اطلاعات را از طریق تلفن، ایمیل، یا یک وب‌سایت در اختیار افراد دیگر قرار دهید؟

گام نخست پیش از برای برگزاری یک جلسه، روشن کردن هدف آن است. اصلا دلیل برگزاری جلسه چیست؟ با دقت به این موضوع بیندیشید که اصلا چرا جلسه باید برگزار شود؟ مراقب باشید که هرگز نباید جلسه‌ای را بدون هدفی مشخص و فقط به خاطر اینکه جلسات بخشی از فعالیت سازمان‌ها به شمار می‌روند برگزار کنید.

هدف از برگزاری سمینار، آموزش موضوعات جدید به شرکت‌کنندگان است. برای نمونه، وقتی که کالا یا فناوری جدیدی به بازار می‌آید یا زمانی که برنامه‌ای جدید را آغاز می‌کنید، سمینارهایی در این زمینه برگزار می‌شوند.

کمیسیون در واقع مکانی است که کمیته‌ای متشکل از کارکنان دور یکدیگر جمع شده تا به بررسی گام‌های برداشته‌شده پیشین، چگونگی بهبود کیفیت و نیز طراحی راهکارهایی مدیریتی بپردازند.

چهارمین نوع نیز به جلسات مشاوره یا در واقع همان کمیسیون‌ها مربوط می‌شود. این جلسات به‌طور منظم و برنامه‌ریزی‌شده در یک قالب استاندارد با دستور جلسه‌ای مشخص‌شده از قبل برگزار می‌شوند. شرکت‌کنندگان، برای پایش و بررسی میزان پیشرفت، برنامه‌ریزی برای طرح‌های در حال اجرا و همچنین دریافت و ارائه بازخورد در مورد جنبه‌های مختلف در این جلسات حضور می‌یابند.

جلسات عملیاتی وقتی است که افراد را از واحدهای مختلف سازمان به جلسه دعوت می‌کنید. هدف جلسات این‌چنینی، آشنا کردن نمایندگان بخش‌های مختلف با چشم‌انداز و اهداف کلی پیش رو است.

دومین نوع جلسات نیز به جلسات حل مسئله اختصاص دارد. این جلسات هدف‌گرا و ماموریت‌گرا هستند. به کلامی دیگر، هدف از برگزاری چنین جلساتی، یافتن راه‌حلی مناسب برای یک مسئله مشخص است. این جلسات معمولا به صورت موردی برگزار شده و مدت زمان این جلسات نیز بسته به میزان و پیچیدگی موضوع، متفاوت است.

بر اساس نظرسنجی صورت گرفته از مدیران، جلسات تبادل اطلاعات، رتبه دوم را در ارتباطات درون سازمانی به خود اختصاص داده است. گفتنی است اولین و مهم‌ترین نوع جلسات نیز، جلسات دونفره رودررو است.

اولین نوع جلسه، به تبادل اطلاعات اختصاص دارد. این نوع جلسات زمانی برگزار می‌شوند که افراد را برای بررسی میزان پیشرفت‌های صورت‌گرفته و تبادل اطلاعات به جلسه دعوت می‌کنید. هر یک از شرکت‌کنندگان در این جلسه باید دیگران را از آخرین فعالیت‌های خود آگاه سازد. جلسات معمول کارکنان یک واحد یا شرکت، نمونه‌ای بارز از این‌گونه جلسات محسوب می‌شوند. این جلسات فرآیندگرا هستند. به عبارت دیگر، این جلسات به منظور یک هدف مشخص برگزار نمی‌شوند بلکه بخشی از روند یک فرآیند جاری سازمان هستند و البته ابزاری بسیار مهم در ارتباطات درون سازمانی به شمار می‌روند.

گام نخست برای برگزاری جلسات تاثیرگذار، واکاوی دقیق آن پیش از برگزاری است. تصمیم‌گیری درباره نوع و ساختار جلسات اهمیت زیادی دارد. جلسه باید به‌گونه‌ای برگزار شود که شرکت‌کنندگان از زمان حضور در آن نهایت استفاده را ببرند.

اگر مدیر مجموعه‌ای هستید، زیردستان شما میزان اعتبار، شایستگی، هوش و نیز شخصیتتان را از نحوه مدیریت جلسه مورد ارزیابی قرار می‌دهند. مدیران موفق آنهایی هستند که می‌دانند چگونه جلسات را به خوبی مدیریت کرده و عملکرد موثری در محیط جلسه داشته باشند.

مدیران بالادستی همیشه کیفیت و کمیت مشارکت شما در جلسات را به دقت نظاره می‌کنند. اگر بتوانید عملکردی خوب در جلسات داشته باشید، مسیر پیشرفت شغلی‌تان هموارتر خواهد شد. در هر صورت می‌توانید طی جلسات عملکردی درخشان داشته یا بسیار بد عمل کنید که البته این به خودتان بستگی دارد. به هر حال عملکرد هیچ‌کس در جلسات از چشم دیگران پنهان نیست.

تخمین زده می‌شود که حدود ۵۰ درصد از هزینه‌ای که صرف تبلیغات می‌شود، به نوعی هدر می‌رود. با وجود این، به صورت دقیق مشخص نیست که این ۵۰ درصد در کجا و به چه صورت هدر می‌رود. همچنین تخمین زده می‌شود که نیمی از زمان حضور در جلسه هدر می‌رود و کسی هم نمی‌داند چگونه می‌تواند جلوی این هدررفت را به‌طور کامل گرفت.