بریده‌هایی از کتاب مدیریت کارها در دل مدیریت زمان

ساعات لازم برای انجام کارهای خود را با هم جمع کنید. اگر عملکرد خارق‌العاده‌ای داشته باشیم در یک روز کاری، معمولاً می‌توان ۶ ساعت کار مفید انجام داد. یک روش خوب آن است که هر روز ۶ فعالیت مهم یک ساعته داشته باشیم. البته شاید بهتر باشد در اغلب روزها ۴ فعالیت یک و نیم ساعته انجام دهیم تا از حداکثر عملکرد بدن استفاده کنیم

به شما توصیه می‌کنیم که فهرست کارهای روزانه را به حداکثر ۵ یا ۶ مورد محدود کنید! یادتان باشد که وقتی فهرستی طولانی داشته باشید، معمولا کارهای ساده‌تر و کم‌ارزش‌تر را انجام می‌دهید تا فهرست را کوتاه کنید و کارهای مهم اما سخت و وقت‌گیر را انجام نخواهید داد!

بعد از اینکه کارهای مهم روزانه خود را مشخص کردید، این سوالات را از خود بپرسید: ۱. آیا فهرست کارهای روزانه شما، واقعاً شامل مهم‌ترین کارهای ممکن است؟ ۲. مهم‌ترین کار را در کدام بخش از روز انجام می‌دهید؟ در ابتدای روز؟ در اواسط روز؟ یا در انتهای روز؟ ۳. آیا در زمان میان انجام دو فعالیت مهمتان، برای استراحت و بازیابی انرژی خود وقت کافی در نظر گرفته‌اید؟ ۴. آیا در روز حداقل یک کار مهم و غیرفوری انجام می‌دهید که باعث پیشرفت درازمدت شما شود؟

در ضمن فراموش نکنید در برنامه روزانه خود برای بازیابی انرژی خود، وقت کافی در نظر بگیرید. یعنی زمانی را برای استراحت، ورزش کردن و تفریح اختصاص دهید تا باطری انرژی شما شارژ شود و بتوانید با انگیزه و انرژی، کارهای مهم خود را انجام دهید.

پروژه‌های بزرگ را به بازه‌های زمانی کوتاه و قابلِ مدیریت تقسیم کنید. کارهایی وجود دارند که شاید آنها را سال‌ها به تعویق انداخته‌اید. آنها را به بخش‌های کوچکتر تقسیم کنید و در بازه‌های زمانی کوتاه انجام دهید.

داشتن فهرست‌های طولانی به این معنی است که کارهای شما هرگز تمامی ندارند و همیشه سرتان شلوغ است! این موضوع، اثر روانشناختی منفی بر شما دارد که باعث می‌شود نتوانید فهرست را تمام کنید؛ اما خط زدن آن ۶ کار مهم در فهرست، اثر روانشناختی مثبت و فوق العاده‌ای روی شما می‌گذارد. مخصوصاً وقتی که آن ۶ کار، مهم‌ترین کارهای شما باشند که حتماً باید همان روز انجام دهید.

گام اول مدیریت زمان: هر روز ۳۰ دقیقه وقت بگذارید و لیست کارهای روزانه خود را بنویسید! در هر روز، شما تعدادی کار مهم دارید که باید آنها را انجام دهید تا بتوانید حسِ خوبی داشته و از خودتان راضی باشید. هرروز صبح، نیم ساعت وقت بگذارید و از خودتان این سوال را بپرسید: امروز چه کارهایی هست که حتماً باید آنها را انجام دهم؟ کارهای مهم خود را روی کاغذ یادداشت کنید و کاغذ را روبروی چشمانتان قرار دهید. وقتی دارید طرح یک روزتان را می‌نویسید، به خودتان، شغلتان و روابط اجتماعیتان فکر کنید.

۴. گام چهارم مدیریت زمان: اولویت‌بندی کنید!

ساعات لازم برای انجام کارهای خود را با هم جمع کنید. اگر عملکرد خارق‌العاده‌ای داشته باشیم در یک روز کاری، معمولاً می‌توان ۶ ساعت کار مفید انجام داد. یک روش خوب آن است که هر روز ۶ فعالیت مهم یک ساعته داشته باشیم. البته شاید بهتر باشد در اغلب روزها ۴ فعالیت یک و نیم ساعته انجام دهیم تا از حداکثر عملکرد بدن استفاده کنیم.

۳. گام سوم مدیریت زمان: زمانِ لازم برای هر کار را مشخص کنید! زمانی که می‌توانید به یک کار مشخص اختصاص دهید را با نگاهِ واقع‌گرایانه مشخص کنید. این گامی مهم برای اطمینان از این است که می‌توانید ۶ مورد فهرست خود را در یک روز انجام دهید. شما باید میزان زمانی که می‌توانید در آن روز به هر کار اختصاص دهید را مشخص کنید.

کارهایی مثل تماس گرفتن با خانواده، چک کردن ایمیل‌ها، رفتن به کافی‌شاپ با دوستان، خرید وسایل ضروری، شستن لباس‌ها، ورزش کردن، تمرین و تکرار درس‌ها با فرزندان و... می‌تواند در لیست کارهای جانبی شما نوشته شوند که بتوانید آنها را به‌خاطر بسپارید و انجامشان دهید.

برای افرادی که کارهای جانبی زیادی برای انجام دادن دارند، توصیه می‌کنیم که علاوه بر لیست کارهای مهم و اصلی، لیستی از کارهای جانبی خود نیز داشته باشند. کارهایی مثل خرید اینترنتی، تماس با خانواده، تمیز کردن اتاق خواب، شستن لباس‌ها و... می‌توانند در لیست کارهای جانبی شما حضور داشته باشند تا یادتان بماند که چه کارهای کوچکی را نیز باید در آن روز انجام دهید.