بریده‌هایی از کتاب مدیریت زمان

«اگر بخشی از یک هواپیما امکان اشتباه نصب شدن را داشته باشد، اشتباه نصب خواهد شد». او مهندس مرفی بود.

یکی از متداول‌ترین و مخرب‌ترین رفتارهای وسواسی، کمال‌گرایی است. فردی می‌گفت: «تمایل به انجام کارها در حد کمال، یک راه‌حل نیست، خود می‌تواند یک مشکل باشد».

مهم است که به خاطر داشته باشیم هنگام خواندن «مدیریت زمان» هر پیشنهاد سادهٔ راهبردی یا تکنیکی نمی‌تواند در مورد شما کارایی داشته باشد.

زمان محدود است، ما تنها چند ساعت مفید در روز را برای انجام مسئولیت‌ها و وظایف و درعین‌حال لذت بردن از زندگی، در اختیار داریم. شغل‌ها باید به ما احساس رضایت و شادمانی بدهند. گرفتن دستمزد در ازای انجام کار، ما را قادر می‌سازد از زندگی شخصی‌مان لذت ببریم و احساس شادی مضاعفی داشته باشیم. استرس کمتر، اعتمادبه‌نفس و احساس رضایت بیشتر، همگی از منافعی هستند که با اجرای صحیح مدیریت زمان در زندگی اتفاق می‌افتند. ما امید داریم «مدیریت زمان» شما را کمک کند به این اهداف و بیشتر از این‌ها دست یابید. منفعت ابتدایی که شما با خواندن و درک درس‌ها (در این کتاب) به دست می‌آورید، افزایش سوددهی در شغل کنونی‌تان خواهد بود.

اگر انجام نشوند ممکن است عواقب جدی، ناخوشایند یا فاجعه‌آمیزی در پی داشته باشند. فوریت، تمام آن چیزی است که در مورد اولویت الف، باید رعایت شوند.

مطالعه‌ای در شرکت زیراکس نشان می‌دهد که اطلاعات مفیدی که کارکنان در حین نوشیدن قهوه در زمان استراحت خود باهم مبادله می‌کنند از اطلاعاتی که از کتاب‌های راهنما به دست می‌آورند به‌مراتب بیشتر است. روابط اجتماعی به طرق مختلف اگر به میزان کافی انجام شود می‌تواند رضایت از کار و روحیه افراد و به طبع آن بهره‌وری را در افراد بالا ببرد. روابط اجتماعی در دنیای مدرن، همچون آهنگی است که کیفیت کارها را بالا می‌برد.

پیش‌بینی کردن یک دارایی ارزشمند محسوب می‌شود. این کار شما را در حل موانع کمک می‌کند، به شما کمک می‌کند تا تلاش‌های خود را با سازمان‌دهی، نظم و ترتیب دنبال کنید. و شما را قادر می‌سازد تا نشتی‌های زمان را در برنامه خود پر کنید و آن دقایق با ارزش را برای مورد مهم و جالب دیگر حفظ کنید.

افراد به طرق مختلفی به ابزار و وسایل شخصی خود وابسته هستند و هنگامی‌که ابزار خراب می‌شوند، ناامیدی و بی‌یاوری بر آن‌ها حاکم می‌شود. درحالی‌که در اکثر مواقع روش‌هایی وجود دارد که به یاری شما برسد. ابزارهای فناوری گنگ و بی‌زبان هستند، هنگام استفاده از آن‌ها بخششی در کار نیست. آن‌ها خودشان را تعمیر نمی‌کنند. هنگامی‌که خراب می‌شوند، هیچ کاری انجام نمی‌دهند. پس، ضروری است که همواره یک سیستم یا راهکار پشتیبان در نظر گرفته شود.

با عملکرد دیگران چگونه باید روبرو شوید؟ چگونه می‌توانید دوراندیشیِ خود را در افراد زیردست، همکاران، دوستان و افراد خانواده نشان دهید؟ یک پاسخ این است که به آن‌ها زمان و مهلت‌های غیرواقعی بدهید اما آن‌ها را در جریان کار خود نگذارید. اگر در آخر کار آن‌ها به زمان بیشتری نیاز داشتند شما بزرگوارانه آن زمان را به آن‌ها تقدیم می‌کنید و اگر آن‌ها سروقت تمام کردند، چه‌بهتر.

نکته‌های کاربردی فصل هفتم - قبل از گفتنِ بله، همیشه بسنجید که تعهد شما چه عواقبی در پی دارد؟ - به هنگام نپذیرفتن یک مسئولیت یک دلیل منطقی بیاورید، یک پیشنهاد جایگزین بدهید و تصمیمتان را به بعد موکول نکنید. - برای حداکثر شدن کارایی یک جلسه، باید موارد زیر را در نظر بگیرید: - صورت‌جلسه - زمان شروع و پایان مشخص - اهداف - منطقی بودن تعداد موضوعات - محیط و شرایط فیزیکیِ مناسب - خلاصه‌های شفاهی و مکتوب - در مورد جلساتی که مرسوم و «قابل‌پیش‌بینی» هستند، تجدیدنظر کنید. - اگر شما رئیس یک جلسه نیستید، از ابتکار خود استفاده کنید و افراد را به سوی یک جلسهٔ کاراتر هدایت کنید.

در انتهای جلسه، به‌صورت شفاهی تمامی قرارها، توافق‌ها و تصمیمات را خلاصه و مرور کنید. جمع‌بندی نقش به‌سزایی دارد. فرصتی است که شرکت‌کنندگان می‌توانند هر نکته یا ابهامی را که برایشان باقی‌مانده از گروه بپرسند و رفع کنند؛ و در نهایت اگر شرایط مساعد بود، جلسه بعدی را تنظیم کنند.

کاری را که یک فرد به‌تنهایی می‌تواند انجام دهد، یک گروه را برای انجام آن به کار نگیرید. قبل از اینکه جلسه‌ای را برنامه‌ریزی کنید، کارمزد ساعتی تمام افراد شرکت‌کننده را با توجه به مدت جلسه به دست آورید. این کار باعث می‌شود شما هوشیار باشید.

بسیاری از شرکت‌ها جلسات هفتگی «صبح روز دوشنبه» برگزار می‌کنند. بسیاری به این جلسات احتیاج دارند. اما آیا شرکت شما هم به این جلسات نیاز دارد؟ یا آیا این جلسات به افراد در محل کارتان کمک می‌کند تا بهتر فکر کنند؟ اگر این‌چنین است به این رویه سنتی ادامه دهید در غیر این صورت رویهٔ دیگری در پیش بگیرید.

جلسات و کمیته‌ها هنگامی‌که حداکثر شش عضو دارند، بهترین کارایی را دارند. با تعداد افراد بیشتر بهره‌وری گردهمایی کمتر می‌شود و بیشتر به محل اجتماعی برای بیان دیدگاه‌ها تبدیل می‌شود. به‌طورکلی حقیقت این است که در جلسات بزرگ با توجه به تکثر نظرات، اهداف غالباً نامشخص باقی می‌مانند.

نکته‌های کاربردی فصل ششم - شما می‌توانید کارها را به‌صورت جانبی، پایینی یا بالایی به دیگران محول کنید. - وظایفی را محول کنید که شما انجامشان را دوست ندارید، اما ممکن است دیگران مایل به اجرای آن‌ها باشند و همچنین وظایفی که دیگران بهتر از انجام آن برمی‌آیند. - برای آنکه به‌صورت مؤثر کارها را به دیگری محول کنید، هراس از موارد پیشرو را کنار بگذارید: از دست دادن کنترل؛ فکر کردن در این مورد که شما تنها فردی هستید که از عهده مسئولیت برمی‌آیید؛ اعتقاد به اینکه این کار برای شما بد می‌شود یا اینکه قدرت اختیارسپاری را ندارید؛ و در نهایت ترس ازاینکه تحویل دادن کارها از حیطه اختیارات شما خارج است یا ترس از اینکه دیگر شما به چشم نخواهید آمد. - هر دوازده مرحله را دنبال کنید تا بتوانید کارها را به‌شکل مؤثری به دیگری محول کنید و وظیفه‌ای را که بر عهده دیگری می‌گذارید را به‌صورت فلوچارت درآورید تا مطمئن شوید که خودتان و دیگران مراحل انجام کار را درک کرده‌اید.

به‌طورقطع شما اختیاراتی دارید که کار را محول می‌کنید، اما محول کردن بر اساس مزایا سبب می‌شود که فردموردنظر بیشتر به پروژه در جایگاه یک فرصت نگاه کند و نه یک امر تحمیل شده. همهٔ مدیران هوشمند تفاوتی که این امر در عملکرد و انگیزه‌بخشی ایجاد می‌کند را می‌دانند.

ویژگی‌های محصول خود را نفروشید، مزایای آن را بفروشید [توضیح آنکه در بازاریابی آنچه برای مشتری اهمیت دارد، مزایای محصول است نه اینکه آن محصول چه مشخصه‌هایی دارد]، این اصل در مورد تحویل کار هم صدق می‌کند. فقط به برشمردن ویژگی‌های پروژه اکتفا نکنید، بلکه به دلائلی که ایجاد انگیزه می‌کند نیز اشاره کنید.

هر کاری که به‌دست شخص دیگری با دستمزدی کمتر از شما انجام شود، برای برون‌سپاری اولویت دارد.

چه نوع وظایفی را باید به دیگری محول کنید؟ دو گروه از وظایف به ذهن خطور می‌کنند: ۱. وظایفی که شما تمایلی به انجام آن‌ها ندارید، اما دیگران ممکن است داشته باشند. ۲. وظایفی که ممکن است فرد دیگری برای انجام آن باکفایت‌تر باشد.

- جداسازی مسئولیت‌ها، معمولاً انجامشان را آسان‌تر می‌کند. - برای رسیدن به دستاوردها، تنظیم اهداف لازم است. - اهداف باید قابل‌دسترس، قابل اندازه‌گیری، مکتوب، موجه و با مهلت‌های معین باشند. - زمان‌های بدون مزاحمت – چه برای کار و چه برای استراحت- می‌توانند به‌خوبی بهره‌وری را افزایش دهند. - مشخص کردن الگوهای فعالیت‌ها می‌توانند، شما را به سمت اولویت‌دهی بهتری سوق دهند. - عادات بدن شما تأثیر به سزایی بر فعالیت‌های روزانه‌تان دارند؛ بنابراین خود را با شرایط بدنی‌تان وفق دهید تا بهترین نتایج مطلوب را به دست آورید.