بریده‌هایی از کتاب فرمول برنامه‌ریزی؛ راهنمایی برای ایجاد فهرست‌های کاری

«طفره از تصمیم» می‌شود. در مواجهه با گزینه‌های متعدد، از انتخاب بین آنها طفره می‌روید چون انجام چنین کاری مستلزم تلاش ذهنی بسیار زیادی می‌باشد؛ در مقابل، وقت ارزشمندتان را به چک کردن ایمیل، دیدن فیسبوک، و خواندن سرخط خبرها می‌گذرانید که همه آنها در تلاش برای گریز از تصمیم‌گیری دربارهٔ اینکه روی چه چیزی کار کنید هستند. نتیجه قابل پیش‌بینی است. بازدهی شما افت می‌کند و فهرست کارهای برنامه‌ریزی شدهٔ شما، شامل موارد مهم، ناتمام می‌ماند.

قانون پارکینسون را بخاطر بیاورید: «کار به اندازهٔ زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد.»

برنامهٔ خوب، ناامیدی و احساس گناه ناشی از عقب ماندن کارها را از بین می‌برد. به شما کمک خواهد کرد تا هوشمندانه‌تر و برای اهداف والاتر کار کنید و روی مواردی تمرکز خواهید کرد که به آن اهداف نزدیکترتان کند، و در پایان هرروز به شما، حس واقعی موفقیت بدهند

اهدافمان، ما را وادار به عمل می‌کنند

شما در روز مقدار محدودی زمان برای به انجام رساندن کارها دارید. به این خاطر باید فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده‌تان را محدود کنید تا خود را با آن محدودیت تطبیق دهید

هرچه گزینه‌های بیشتری داشته باشیم، توانایی کمتری در تصمیم‌گیری بین آنها خواهیم داشت و در نتیجه اضطراب بیشتری تجربه خواهیم کرد.

فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده بدون موعد مقررشده یک فهرست آرزوهاست. نه چیزی بیشتر. بدون موعدهای مقررشده به تنبلی روی می‌آوریم. سررسیدها کاری بیش از تحمیل حس ضرورت انجام می‌دهند. آنها به ما کمک می‌کنند وظایف و پروژه‌ها را بر اساس مقدار زمانی که برای تکمیلشان داریم اولویت‌بندی کنیم. به علاوه، با حضورشان، ما را وادار به عمل می‌کنند.

مدیریت فهرستی از کارها که جلوی رویتان نمایش داده شده بسیار آسان‌تر از زمانی است که همان فهرست در سرتان می‌چرخد. راحت‌تر می‌توانید امور را برطبق موعد مقرری که دارند سازماندهی و روزتان را بر پایهٔ آن برنامه‌ریزی کنید.

او هر روز که مطالب طنز می‌نوشت، آن روز را در تقویم خود خط می‌زد. علامت‌های «×» قرمز زده شده، نهایتا به شکل یک زنجیر در آمدند. او با خود پیمان بست که هیچ‌وقت زنجیر را قطع نکند. سینفلد برای این استراتژی «زنجیر» ارزش قائل شد. این کار به او انگیزه داد که با ثبات بنویسد، و نهایتا تبدیل به یک طنزپرداز ماهر شود.

ثبات کلید موفقیت در هر کاریست، و اجرای یک سیستم مدیریت وظیفهٔ موفقیت‌آمیز هم از این قاعده مستثنی نیست.

فهرست اصلیتان نقش انباری از همهٔ کارهایی که به ذهنتان می‌رسد را بازی می‌کند. جایی که همهٔ موارد را ثبت می‌کنید، بدون توجه به اولویت، موعد مقرر، زمان مورد نیاز برای تکمیل و پروژهٔ وابسته به آنها.

زمانی که باعث و بانی منفی‌نگری خود را شناسایی کردید، می‌توانید برای تغییر شرایط خود و رهایی از فشار آن قدم بردارید.

اگر ندانید به انجام رساندن چیزی چه مقدار طول خواهد کشید، چقدر اهمیت دارد، و چگونه در دستیابی به اهداف‌تان کمک می‌کند، چگونه می‌توانید متوجه شوید که آیا باید روی آن کار کنید یا نه؟ اگر ندانید جهت انجام آن به منابع خاصی نیاز دارید یا نه، چگونه می‌توانید متوجه شوید آیا اصلاً کار روی آن در این نقطهٔ خاص از زمان امکان‌پذیر است؟ پاسخ این است، نمی‌توانید.

هرچه گزینه‌های بیشتری داشته باشیم، توانایی کمتری در تصمیم‌گیری بین آنها خواهیم داشت و در نتیجه اضطراب بیشتری تجربه خواهیم کرد.

برنامه شما ابزاری برای به انجام رساندن همه چیز نیست. بلکه وسیله‌ای است که تضمین خواهد کرد کارهای درست را انجام می‌دهید.

بازدهی به معنی مشغول بودن نیست. بلکه به معنی تمرکز روی فعالیت‌های ارزشمند برای بدست آوردن اهدافتان است.

بهتراست به این نکته اشاره کنم که تخلیهٔ مغزی کردن، قدم مهمی به سوی ایجاد یک برنامه موثر می‌باشد. اما این قدم اول است. پس از آنکه تمام کارهایی که به ذهنتان می‌رسد را نوشتید، باید آنها را طبق اهمیت، اولویت، مفاد و المان‌های دیگرشان سازماندهی کنید.

اهدافمان، ما را وادار به عمل می‌کنند. وقتی قادر هستیم نتیجه مثبت تکمیل یک کار خاص را پیش‌بینی کنیم، کمتر تمایل به پشت گوش انداختن آن داریم. اگر تمام متغیرهای دیگر برابر باشند، هرچه بیش‌تر دربارهٔ نتیجه کار یقین داشته باشیم، احتمال بیش‌تری وجود دارد که آن را انجام دهیم.

پروژه‌ها تا زمانی که به بخش‌های تشکیل دهندهٔ خود تجزیه نشده‌اند ظاهر وظیفه به خود می‌گیرند.

همیشه باید حواستان به خودتان باشد شرایط دست به دست هم می‌دهند تا به شما القا کنند که کارهایی خیلی زیادی جهت انجام دارید. به عنوان مثال، ممکن است رئیستان مسئولیت‌های بیشتری را بر روی شانه‌های شما قرار دهد. شاید همکارانتان تلاش نمایند که وظایف خود را به شما محول کنند. ممکن است همسرتان بدون توجه به کمبود ظرفیت زمانی شما برای انجام دادن کارها فهرست تعهداتتان را افزایش دهد.