بریده‌هایی از کتاب فرمول برنامه‌ریزی؛ راهنمایی برای ایجاد فهرست‌های کاری

به خاطر بسپارید: پربازده بودن به معنی اتمام فهرست بلندی از کارها نیست. بازدهی به معنی مشغول بودن نیست. بلکه به معنی تمرکز روی فعالیت‌های ارزشمند برای بدست آوردن اهدافتان است.

فرض کنید زمان تکمیل واقع بینانه ۴۵ دقیقه است. خوش‌بینانه، ما خودمان را قانع می‌کنیم که این کار را می‌توانیم در کمتر از ۳۰ دقیقه به پایان برسانیم. با این حال، چون هیچ فوریتی پشت آن قرار ندارد، ما به خودمان یک ساعت و نیم زمان می‌دهیم.

ما تمایل داریم مقدار زمان مورد نیازمان جهت تکمیل کارها را دست کم بگیریم. می‌خواهیم بیش از حد خوش‌بین باشیم. علی‌رغم آن، همچنین مایلیم به خودمان زمان زیادی جهت به انجام رساندن کارها بدهیم.

مواجه شدن با فهرست طولانی از گزینه‌ها، احتمالا شما را از کار انداخته یا وادار به انجام فعالیت‌های کم‌ارزشی، مثل چک کردن فیسبوک کند. این همان چیزیست که روانشناس بری شوارتز (Barry Schwartz) آن را «پارادوکس انتخاب» می‌نامد. هرچه گزینه‌های بیشتری داشته باشیم، توانایی کمتری در تصمیم‌گیری بین آنها خواهیم داشت و در نتیجه اضطراب بیشتری تجربه خواهیم کرد.

فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده بدون موعد مقررشده یک فهرست آرزوهاست.

مدیریت فهرستی از کارها که جلوی رویتان نمایش داده شده بسیار آسان‌تر از زمانی است که همان فهرست در سرتان می‌چرخد.

ممکن است تعداد زیادی از موارد برنامه‌ریزی‌شده از فهرست خط بخورند، ولی نشانه‌ای وجود ندارد که آیا آنها، موارد درست (کارهای مهم) بوده‌اند یا خیر. این موضوع، به فرد حسِ کاذبِ موفقیت می‌دهد.

یک برنامهٔ اصولی، اولویت‌های اول روز را براساس اهمیت و ضرورتشان مشخص خواهد کرد.

یک برنامهٔ مناسب، شما را از واکنش به اتفاق‌هایی که به نظر بحرانی می‌رسند باز خواهد داشت. درعوض، هر وضعیتی را براساس حجم کاری فعلیتان ارزیابی خواهید کرد و بر این مبنا تصمیمات منطقی دربارهٔ نحوهٔ استفاده از زمان محدودتان خواهید گرفت.

سررسیدها به این دلیل اهمیت دارند که مارا به عمل برمی‌انگیزند. همچنین به ما کمک می‌کنند تا زمان محدودمان را در بین پروژه‌ها و کارهای خود تقسیم‌بندی کنیم. در نظر داشته باشید که سررسیدهای ما واقع‌بینانه هستند و با ایجاد اولویت برای موارد برنامه‌ریزی شدهٔ ما، بازدهی‌مان را افزایش می‌دهند. نه تنها کارهای بیشتری به انجام می‌رسانیم، بلکه بیشتر کارهای درست را به انجام می‌رسانیم.

فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده بدون موعد مقررشده یک فهرست آرزوهاست. نه چیزی بیشتر

پربازده بودن به معنی اتمام فهرست بلندی از کارها نیست. بازدهی به معنی مشغول بودن نیست. بلکه به معنی تمرکز روی فعالیت‌های ارزشمند برای بدست آوردن اهدافتان است.

دلیل ۲: در تعیین سررسیدها بی‌توجهی می‌کنید فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده بدون موعد مقررشده یک فهرست آرزوهاست. نه چیزی بیشتر. بدون موعدهای مقررشده به تنبلی روی می‌آوریم. سررسیدها کاری بیش از تحمیل حس ضرورت انجام می‌دهند. آنها به ما کمک می‌کنند وظایف و پروژه‌ها را بر اساس مقدار زمانی که برای تکمیلشان داریم اولویت‌بندی کنیم. به علاوه، با حضورشان، ما را وادار به عمل می‌کنند. در نظر بگیرید: اگر سررسیدی برای پرداخت قبض‌ها نبود، چه زمانی آنها را تسویه می‌کردید؟ چه زمانی ثبت نام ماشینتان را تسویه می‌کردید؟ اگر مثل عموم مردم باشید، هر دو کار را تا زمان نامعلومی به تعویق می‌انداختید.

برنامه شما ابزاری برای به انجام رساندن همه چیز نیست. بلکه وسیله‌ای است که تضمین خواهد کرد کارهای درست را انجام می‌دهید. درک تفاوت این دو مهم می‌باشد.

مطالعات نشان می‌دهد که استرس و ترس مزمن می‌تواند کاملاً نحوهٔ عملکرد مغز را تغییر دهد. هنگامی که هورمون‌های استرس، مانند کورتیزول، افزایش پیدا می‌کنند، توانایی ما در پردازش افکار و اتخاذ تصمیم‌های منطقی تحت تأثیر قرار می‌گیرد. عصب پژوهان کشف کرده‌اند که، در طول زمان، این وضعیت می‌تواند به مغز صدمه بزند و توانایی تصمیم‌گیری ما را نابود کند.

سیستم پروژه محور این سیستم، مستلزم دسته‌بندی کردن کارهای برنامه‌ریزی شده‌تان براساس پروژهٔ مربوط به آن می‌باشد. در انتها، برای شما چند فهرست می‌ماند که هرکدام برای یک پروژه می‌باشند.

استراتژی «۲+۳» این سیستم برنامه‌ریزی از فرمول ساده‌ای پیروی می‌کند: سه وظیفهٔ بزرگ و دو وظیفهٔ کوچک. هر روز، پنج موردی که می‌خواهید انجام دهید را انتخاب کنید (یا بهتر است که آن را شب قبل انتخاب کنید). کارهای بزرگ بین یک تا دو ساعت جهت تکمیل وقت می‌گیرند و کارهای کوچک باید ۳۰ دقیقه یا کمتر وقت بگیرند.

«قانون ۵-۳-۱» نسخهٔ تعمیم یافته‌ای از «استراتژی ۲+۳» که در بخش قبل توضیح داده شد، است. اینجا، شما یک وظیفهٔ بزرگ، سه وظیفهٔ متوسط و پنج وظیفهٔ کوچک، در طول روز جهت انجام دارید.

قانون پارکینسون را بخاطر بیاورید: «کار به اندازهٔ زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد.»

پربازده بودن به معنی اتمام فهرست بلندی از کارها نیست. بازدهی به معنی مشغول بودن نیست. بلکه به معنی تمرکز روی فعالیت‌های ارزشمند برای بدست آوردن اهدافتان است.