بریده‌هایی از کتاب فرمول برنامه‌ریزی؛ راهنمایی برای ایجاد فهرست‌های کاری

فهرست کارهایتان براساس ضرورت موارد، به شما نشان می‌دهد روی چه چیزی کار کنید.

کاری که اساسا در این راهنمای عملی انجام دادیم این است؛ چند تا از روش‌های برتر برنامه‌ریزی با فهرست‌ها را با نگاهی به ویژگی‌هایی که به نظر بیشترین ارزش را داشته باشند، کاوش کردیم. سپس یک سیستم برنامه‌ریزی با بکارگیری برخی از آن ویژگی‌ها ایجاد کردیم.

با رشد فهرست کارهایمان و عبور آن از نقطه‌ای که پیش‌بینی می‌کردیم همه چیز را به انجام برسانیم، کم کم درچار سردرگمی می‌شویم.

ما صبحگاه با ذخیرهٔ محدودی از منابع شناختی بلند می‌شویم. این ذخیره در تمام طول روز همان‌طور که تصمیم‌گیری می‌کنیم، به سرعت استفاده می‌شود. همهٔ تصمیمات، ساده و پیچیده، فضا اشغال می‌کنند.

قانون پارکینسون را بخاطر بیاورید: «کار به اندازهٔ زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد.»

ما تمایل داریم نسبت به توانایی‌هایمان در به انجام رساندن کارها بیش از حد خوش‌بین باشیم. زمان مورد نیازمان را دست کم می‌گیریم. نسبت به این میل اشتباه، هوشیار باشید.

وضعیت عاطفیتان نقش بسیار مهمی در میزان موفقیت شما در انجام کارها از روی برنامه‌هایتان بازی می‌کند. به خاطر داشته باشید، برنامه‌های شما برای کمک به سازماندهی وظایف طبق اهمیت و اولویتشان، و شناسایی بهترین مکان برای صرف زمان محدودتان هستند. اگر درگیر منفی‌نگری مداوم باشید، قادر به انجام مؤثر آن نخواهید بود.

مواجه شدن با فهرست طولانی از گزینه‌ها، احتمالا شما را از کار انداخته یا وادار به انجام فعالیت‌های کم‌ارزشی، مثل چک کردن فیسبوک کند. این همان چیزیست که روانشناس بری شوارتز (Barry Schwartz) آن را «پارادوکس انتخاب» می‌نامد. هرچه گزینه‌های بیشتری داشته باشیم، توانایی کمتری در تصمیم‌گیری بین آنها خواهیم داشت و در نتیجه اضطراب بیشتری تجربه خواهیم کرد.

مدیریت فهرستی از کارها که جلوی رویتان نمایش داده شده بسیار آسان‌تر از زمانی است که همان فهرست در سرتان می‌چرخد.

برنامه شما ابزاری برای به انجام رساندن همه چیز نیست. بلکه وسیله‌ای است که تضمین خواهد کرد کارهای درست را انجام می‌دهید.

آنها نهایتاً وقت با ارزش خود را در برزخ و منتظر اقدام افراد دیگر صرف می‌کنند. این موضوع، مانعی برای توانایی به انجام رساندن کارهایشان خواهد بود و شدیداً در بازدهی‌شان تأثیر می‌گذارد.

نکته این است، تعریف کردن کارهایی که خیلی کلی هستند در تضاد با به پایان رساندن آنها می‌باشد. ابهام آنها مطمئناً باعث به تأخیر افتادنشان می‌شود. اگر در تکمیل کارهای برنامه‌ریزی شده مشکل دارید، بررسی کنید آیا می‌توانند به کارهای کوچک‌تر تجزیه شوند یا نه؟

شما در روز مقدار محدودی زمان برای به انجام رساندن کارها دارید. به این خاطر باید فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده‌تان را محدود کنید تا خود را با آن محدودیت تطبیق دهید. اگر فقط چهار ساعت در اختیار دارید، اطمینان پیدا کنید که برنامهٔ شما در این محدودیت زمانی قابل تکمیل است. در غیر اینصورت شکست خواهید خورد.

سررسیدها همچنین کمکمان می‌کنند تا تصمیم بگیریم توجه و زمان محدودمان را کجا صرف کنیم. این موضوع خیلی مهم است.

فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده بدون موعد مقررشده یک فهرست آرزوهاست.

خستگی ناشی از تصمیم شرایطی است که در آن توانایی کمتری در گرفتن تصمیمات خوب دارید زیرا به لحاط ذهنی از تصمیم‌گیری در سراسر طول روز به شدت خسته شده‌اید. به بیان دیگر، منابع شناختی‌تان تمام شده است. سوختتان به انتها رسیده است.

فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده بدون موعد مقررشده یک فهرست آرزوهاست. نه چیزی بیشتر. بدون موعدهای مقررشده به تنبلی روی می‌آوریم.

قانون پارکینسون را بخاطر بیاورید: «کار به اندازهٔ زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد.»

فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده بدون موعد مقررشده یک فهرست آرزوهاست. نه چیزی بیشتر. بدون موعدهای مقررشده به تنبلی روی می‌آوریم.

ما برنامه‌ریزی می‌کنیم تا در نظم دادن به امور، مدیریت زمان، و به انجام رساندن کارها کمکمان کند. ولی به‌دلیل این‌که با سیستم‌های مدیریت وظیفه غلط کار می‌کنیم، سهواً برنامه‌هایی ایجاد می‌کنیم که تلاش‌هایمان را بر باد می‌دهند. در نتیجه، بازدهی خود را هدر می‌دهیم. در انتها به‌جای آن‌که کارهای بیش‌تری انجام داده باشیم، کارهای کم‌تری به انجام می‌رسانیم.