بریده‌هایی از کتاب فرمول برنامه‌ریزی؛ راهنمایی برای ایجاد فهرست‌های کاری

قانون پارکینسون را بخاطر بیاورید: «کار به اندازهٔ زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد.» اگر برای کارهای برنامه‌ریزی شدهٔ خود سررسید در نظر نگرفتید، از باقی ماندن آنها در فهرستتان تعجب نکنید.

برنامه شما ابزاری برای به انجام رساندن همه چیز نیست. بلکه وسیله‌ای است که تضمین خواهد کرد کارهای درست را انجام می‌دهید

هنگامی که با یک پروژهٔ بزرگ روبه‌رو می‌شویم، پیدا کردن نقطهٔ شروع دشوار می‌باشد. در نتیجه، احتمالاً بیشتر حواسمان به چیزهای دیگر پرت شود.

اگر ندانید به انجام رساندن چیزی چه مقدار طول خواهد کشید، چقدر اهمیت دارد، و چگونه در دستیابی به اهداف‌تان کمک می‌کند، چگونه می‌توانید متوجه شوید که آیا باید روی آن کار کنید یا نه؟

هدف مبهم: بازنشستگی زود هنگام. هدف مشخص: بازنشستگی در آستانهٔ ۶۰ سالگی با ۲ میلیون دلار سرمایه‌گذاری نقدی و درآمدی ماهانه بالغ بر ۵۰۰۰ دلار. دقت کنید که چگونه نسخه مبهم، پیگیری پیشرفتتان را تقریبا غیر ممکن می‌سازد. هیچ راهی وجود ندارد که متوجه شوید چقدر به دستیابی به آن نزدیک هستید، چراکه معیارهای سنجش موفقیت را به روشنی تعریف نکرده‌اید. در مقابل، نسخه مشخص، معیارهای قابل پیگیری مهیا می‌کند. دوم، اهداف خود را بنویسید. با اینکار احتمال رها کردن آنها کاهش می‌یابد.

به خود کمتر از زمانی که فکر می‌کنید نیاز دارید زمان بدهید. من در بخش چرا فهرست کارهای برنامه‌ریزی شدهٔ خود را به پایان نمی‌رسانید به قانون پارکینسون اشاره کردم. طبق آن قانون، «کار به اندازهٔ زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد.» تمایل داریم زمان زیادی برای به انجام رساندن کارها به خود بدهیم. متوجه خواهید شد که محدود کردن زمان اختصاص داده شده به هر کار، تمرکز شما را تقویت خواهد کرد و موجب بهره‌وری و بازدهی بیشتر خواهد شد.

هرکدام از اپلیکیشن‌ها نقاط ضعف و قوت مخصوص به خود را دارند. اگر تمایل به استفاده از روش کان بان به صورت آنلاین دارید، من Trello را پیشنهاد می‌کنم. Trello رایگان و با کاربری آسان می‌باشد. یکی از معایب استفاده از روش کان بان این است که گم کردن رد پای وظایف کوچکتر بسیار آسان می‌شود.

هنگامی که فهرستی از کارها بدون مفاد و مفهوم ایجاد می‌کنید، با گزینه‌هایی رو به رو خواهید شد که انتخاب مابینشان دشوار می‌باشد. نتیجه؟ برنامهٔ شما، که قرار بود یادداشتی از چیزهایی که باید به انجام برسانید باشد، به یک یادداشت در حال گسترش از چیزهایی که نامشخص و ناتمام مانده‌اند تبدیل می‌شود.

هیچ سیستم برنامه‌ریزی کاملی وجود ندارد. رویکردی که برای دیگران کار می‌کند شاید برای شما به خوبی کار نکند. این نکته‌ایست که در طول کتاب بسیار تاکید کردم.

کنار کارهای برنامه‌ریزی شده‌ای که منتظر دادهٔ فرد دیگری هستید یادداشت کوتاهی بنویسید. نوع داده‌ای که نیاز دارید، قالب آن (ایمیل، تماس تلفنی، گزارش، فایل خروجی، و غیره)، و تاریخی که انتظار می‌رود به دست‌تان برسد را مشخص کنید. تاریخ پیش‌بینی شدهٔ ارسال آن شما را بر می‌انگیزد تا اگر دادهٔ او را به موقع دریافت نکردید، کار آن فرد را پیگیری نمایید. اینکار به شما کمک می‌کند از دیگران انتظار داشته باشید و آنها را هم در قبال الزامات ارسالی مسئول می‌کند.

فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده بدون موعد مقررشده یک فهرست آرزوهاست. نه چیزی بیشتر. بدون موعدهای مقررشده به تنبلی روی می‌آوریم.

ذخیرهٔ شناختی شما را از بین می‌برد و خستگی ناشی از تصمیم شما را افزایش می‌دهد. این نهایتاً منجر به وضعیت نابسامانی به نام «طفره از تصمیم» می‌شود. در مواجهه با گزینه‌های متعدد، از انتخاب بین آنها طفره می‌روید چون انجام چنین کاری مستلزم تلاش ذهنی بسیار زیادی می‌باشد؛ در مقابل، وقت ارزشمندتان را به چک کردن ایمیل، دیدن فیسبوک، و خواندن سرخط خبرها می‌گذرانید

خستگی ناشی از تصمیم شرایطی است که در آن توانایی کمتری در گرفتن تصمیمات خوب دارید زیرا به لحاط ذهنی از تصمیم‌گیری در سراسر طول روز به شدت خسته شده‌اید. به بیان دیگر، منابع شناختی‌تان تمام شده است. سوختتان به انتها رسیده است.

این همان چیزیست که روانشناس بری شوارتز (Barry Schwartz) آن را «پارادوکس انتخاب» می‌نامد. هرچه گزینه‌های بیشتری داشته باشیم، توانایی کمتری در تصمیم‌گیری بین آنها خواهیم داشت و در نتیجه اضطراب بیشتری تجربه خواهیم کرد.

مطالعات نشان می‌دهد که استرس و ترس مزمن می‌تواند کاملاً نحوهٔ عملکرد مغز را تغییر دهد. هنگامی که هورمون‌های استرس، مانند کورتیزول، افزایش پیدا می‌کنند، توانایی ما در پردازش افکار و اتخاذ تصمیم‌های منطقی تحت تأثیر قرار می‌گیرد. عصب پژوهان کشف کرده‌اند که، در طول زمان، این وضعیت می‌تواند به مغز صدمه بزند و توانایی تصمیم‌گیری ما را نابود کند.

حتماً باید به هر کاری در برنامهٔ خود یک هدف مشخص نسبت دهید. علت لزوم تکمیل‌شدن هر مورد را بدانید. اگر به این مرحله بی‌توجهی کنید، انگیزهٔ کم‌تری جهت به انجام رساندن کار خواهید داشت.

اگر تمام متغیرهای دیگر برابر باشند، هرچه بیش‌تر دربارهٔ نتیجه کار یقین داشته باشیم، احتمال بیش‌تری وجود دارد که آن را انجام دهیم.

تعریف کردن کارهایی که خیلی کلی هستند در تضاد با به پایان رساندن آنها می‌باشد. ابهام آنها مطمئناً باعث به تأخیر افتادنشان می‌شود. اگر در تکمیل کارهای برنامه‌ریزی شده مشکل دارید، بررسی کنید آیا می‌توانند به کارهای کوچک‌تر تجزیه شوند یا نه؟

ما صبحگاه با ذخیرهٔ محدودی از منابع شناختی بلند می‌شویم. این ذخیره در تمام طول روز همان‌طور که تصمیم‌گیری می‌کنیم، به سرعت استفاده می‌شود. همهٔ تصمیمات، ساده و پیچیده، فضا اشغال می‌کنند. دلیل اینکه انتخاب بین چند گزینه در صبح راحت‌تر می‌باشد، همین است

برنامه شما ابزاری برای به انجام رساندن همه چیز نیست. بلکه وسیله‌ای است که تضمین خواهد کرد کارهای درست را انجام می‌دهید. درک تفاوت این دو مهم می‌باشد.