بریده‌هایی از کتاب فرمول برنامه‌ریزی؛ راهنمایی برای ایجاد فهرست‌های کاری

پربازده بودن به معنی مشغول نگه داشتن خود نیست. بلکه به معنی به انجام رساندن کارهای درست برپایهٔ اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدتتان است.

ساده‌ترین راه برای به انجام رساندن فهرست کارهای روزانه اختصاص دادن یک «چرا» به هر مورد موجود در آن می‌باشد. مشخص کنید که چرا باید آن را به انجام برسانید. دلیل هر کدام را کنارشان بنویسید.

فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده بدون موعد مقررشده یک فهرست آرزوهاست. نه چیزی بیشتر. بدون موعدهای مقررشده به تنبلی روی می‌آوریم.

دومین چالش این است که چشم‌پوشی کردن از آن برای یک یا دو روز می‌تواند تأثیر مخربی داشته باشد. زمانی که یک روز از انجام برنامهٔ خود چشم‌پوشی می‌کنید، چشم‌پوشی کردن در روزهای آتی هم راحت‌تر می‌شود. احتمالا بر حسب تجربه با این موضوع برخورد کرده باشید. تا حالا توجه کرده‌اید که به تعویق انداختن فعالیتی که علاقه‌ای نداریم- مثلا ملاقات با دندانپزشک- به تعویق انداختن دوباره و دوبارهٔ آن فعالیت را راحت‌تر می‌کند؟

در سال ۱۹۷۹، از فارغ‌التحصیلان دورهٔ MBA دانشگاه هاروارد این سوال پرسیده شد که آیا اهدافشان را می‌نویسند یا نه؛ هشتاد و چهار درصد اعتراف کردند که اهداف مشخصی ندارند؛ سیزده درصد ادعا کردند که هدف‌هایی دارند، اما آنها را ننوشته‌اند؛ سه درصد اهداف خود همراه با برنامه‌هایشان جهت رسیدن به آنها را می‌نوشتند. در سال ۱۹۸۹، مصاحبه کنندگان نتایج فارغ‌التحصیلان را دنبال کردند. آنها متوجه دو یافته جالب شدند. اولا، ۱۳ درصدی که هدف داشتند بیش از هشتاد و چهار درصدی که هدفی نداشتند، موفقیت کسب کردند. ثانیا، سه درصدی که اهداف خود را نوشته بودند، ۱۰ برابر بیشتر از نود و هفت درصدی که آنها را ننوشته بودند، موفقیت کسب کردند.

دلیل ناتمام ماندن خیلی از «موارد» برنامه‌ریزی شده در پایان روز همین موضوع می‌باشد. آن‌ها در واقع پروژه‌اند. بیش از اندازه بزرگ هستند و می‌توانند ما را سردرگم کنند، که در نتیجه منجر به پشت گوش انداختن ما می‌شوند و نهایتاً آن‌ها را به روز بعد موکول می‌کنیم، که باز هم باعث آزار ما خواهد شد.

فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده بدون موعد مقررشده یک فهرست آرزوهاست. نه چیزی بیشتر. بدون موعدهای مقررشده به تنبلی روی می‌آوریم. سررسیدها کاری بیش از تحمیل حس ضرورت انجام می‌دهند. آنها به ما کمک می‌کنند وظایف و پروژه‌ها را بر اساس مقدار زمانی که برای تکمیلشان داریم اولویت‌بندی کنیم. به علاوه، با حضورشان، ما را وادار به عمل می‌کنند.

قانون پارکینسون را بخاطر بیاورید: «کار به اندازهٔ زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می‌کشد.

به جای کنار گذاشتن چهار ساعت جهت «تمیز کردن خانه»، می‌توانید ۱۰ دقیقه برای شستن ظرف‌ها، ۱۵ دقیقه برای گردگیری کف آشپزخانه، و ۳۰ دقیقه برای تمیز کردن سرویس بهداشتی طبقهٔ پایین کنار بگذارید. تجزیه پروژه‌ها به وظایف کوچکتر آن‌ها را به نظر قابل اجراتر می‌کند. همچنین به شما اجازه می‌دهد وقت و توجه محدودتان را با توجه به اولویت و ارزش کارها روی آنها متمرکز کنید

وقتی حرف از به انجام رساندن کارها می‌شود، تمرکز برگ برنده است